دراسة حالة: خطة نوردويست

تنزيل المقال

بقلم ساندرا شيك، الوسوم: دراسة حالة، قصص نجاح من واقع الممارسة العملية

لقد حللنا المشكلة باستخدام docu tools. أصبحت المعلومات شفافة ومتاحة في أي وقت ومحددة الموقع بشكل واضح. وهذا يوفر علينا عددًا لا يحصى من الاستفسارات وجولات التنسيق.

التخطيط الرقمي: كيف تعيد شركة «نوردويست بلان» تنظيم العمل اليومي في مواقع البناء باستخدام أدوات «docu tools»

«لقد حللنا المشكلة باستخدام docu tools. أصبحت المعلومات شفافة ومتاحة في أي وقت ومحددة الموقع بشكل واضح. وهذا يوفر علينا عددًا لا يحصى من الاستفسارات وجولات التنسيق.»

– ستيفان شتاين، المدير التنفيذي لشركة «نوردويست بلان» وخبير معتمد من الجهات العامة ومحلف في مجال تكنولوجيا التكييف والتهوية.

ملخص تنفيذي: بنية رقمية للمشاريع المعقدة

تُعد «نوردويست بلان» واحدة من أكبر مكاتب الهندسة المعمارية في منطقة شمال ألمانيا في مجالات التدفئة والتهوية والصرف الصحي والطاقة. تأسست الشركة في عام 2005، وهي مسجلة كشركة منذ عام 2007. وقد نشأت عن اندماج ثلاثة مكاتب هندسية كانت تربطها مشروع كبير مشترك. واليوم، يعمل 35 موظفًا بالإضافة إلى متخصصين خارجيين على مشاريع بناء متنوعة الأحجام، بدءًا من العيادات والمدارس وصولًا إلى المنشآت الصناعية. وقد قررت الشركة منذ عام 2019 رقمنة جميع العمليات واستخدام منصة docu tools. وقد ساهمت سهولة الاستخدام والهيكل الواضح وقاعدة البيانات المستقرة في تبسيط إدارة العيوب وتوزيع المهام والتواصل بشأن المشاريع بشكل كبير. واليوم، تستفيد الفرق الداخلية والشركاء الخارجيون من سير العمل الأكثر كفاءة، والمعلومات الشفافة، وتوفير كبير في الوقت.

مزيد من السرعة والشفافية في موقع البناء

في عام 2019، تم رقمنة طريقة العمل بالكامل في شركة NordWest Plan بشكل منهجي. ومنذ ذلك الحين، أصبح برنامج docu tools العمود الفقري للعمل اليومي في المشاريع، حيث يتولى إدارة العمليات المركزية بدءًا من التوثيق مرورًا بإدارة العيوب وصولًا إلى عمليات التسليم وتوزيع المهام. وبفضل هذا النهج الرقمي، تمكنت شركة NordWest Plan من زيادة الكفاءة وتسريع العمليات وتحسين التعاون في مواقع البناء بشكل ملحوظ.  

 "السرعة مذهلة، حتى عند التعامل مع كميات كبيرة من البيانات. نحن نوفر حوالي 30 إلى 40 في المائة من الوقت مقارنةً بالماضي"، يؤكد نيلس هارمز، مدير المشروع في شركة NordWest Plan.

"في الماضي، كان يتم تدوين شيء ما على الخريطة، وبعد شهرين لم يعد أحد يعرف أين كان الموقع بالضبط أو ما المقصود"، يتذكر ستيفان شتاين، المدير التنفيذي لشركة NordWest Plan. مع docu tools، أصبحت مثل هذه الغموضات شيئًا من الماضي. يتم تحديد مواقع الصور مباشرةً عبر علامات على الخرائط الرقمية، وتخصيصها تلقائيًا للتقارير وأرشفتها. وهذا يوفر الوقت، ويجنب الاستفسارات، ويجعل العمليات قابلة للتتبع.  فحيث كانت تسود في الماضي الفوضى في الأوراق وفوضى البريد الإلكتروني، أصبح اليوم هناك عملية رقمية منظمة.

يقول شتيفان شتاين: «لقد حللنا المشكلة بفضل docu tools. أصبحت المعلومات شفافة ومتاحة في أي وقت ومحددة الموقع بشكل واضح. وهذا يوفر علينا عددًا لا يحصى من الاستفسارات وجولات التنسيق».

الآيباد بدلاً من الورق

حتى قبل الجائحة، كانت شركة «نوردويست بلان» قد حددت مسارًا واضحًا للتحول الرقمي. فقد تم التخلي عن الورق، وتوحيد العمليات، وأصبحت مؤتمرات الفيديو جزءًا من روتين العمل اليومي. انطلقت هذه الخطوة عندما استخدم ستيفان شتاين جهاز آيباد مع قلم رقمي لرسم المخططات وتدوين الملاحظات رقميًّا في موقع البناء. يقول ستيفان شتاين: «كنا في ذلك الوقت نُعتبر غريبين الأطوار بوجود أجهزة الآيباد الخاصة بنا في موقع البناء. أما اليوم، فقد أصبح ذلك أمرًا بديهيًا».

بعد اختبار عدة حلول، وقع الاختيار بالإجماع على docu tools. وقد نالت هذه البرمجية إعجاب الجميع بفضل سهولة استخدامها وسرعتها وبنيتها الواضحة.

«تم تزويد جميع الموظفين اليوم بأجهزة iPad، حيث يتم توثيق المهام والعيوب وإبلاغها مباشرةً في الموقع، كما يتم إنشاء التقارير تلقائيًّا»، كما يصف نيلس هارمز.

عمليات تسليم فعالة وتقارير فنية متوافقة مع القانون بضغطة زر واحدة

يلعب البرنامج دورًا محوريًّا في عمليات التسليم والتقييم الفني. ويستخدم ستيفان شتاين برنامج «docu tools» أيضًا في إطار عمله كخبير معيّن رسميًّا ومحلف في مجال تكنولوجيا التكييف والتهوية. يوضح شتاين قائلاً: «خاصةً عند إجراء عمليات التسليم في المنشآت الخارجية، أستطيع تحديد الموضع بنظرة واحدة. أرى بالضبط أين يقع كل شيء، وتكون الصور وجميع البيانات في متناول يدي». وبالتعاون مع فريق docu tools، تم تطوير نماذج وجداول خاصة لعمليات التسليم، مما يسرع العمل بشكل إضافي ويضمن سلامته من الناحية القانونية. وتُخزَّن البيانات على خوادم محمية ضد التلاعب، ويتم توثيق عمليات التسليم بطريقة تضمن إمكانية مراجعتها لاحقًا.

مسار واضح نحو المستقبل

تعمل شركة «نوردويست بلان» اليوم بشكل خالٍ تمامًا من الورق. يقول شتيفان شتاين: «جميع المشاريع متوفرة لديّ في أي وقت على جهاز آيباد الخاص بي. لا ملفات، ولا أوراق. يمكنني العمل من أي مكان، وهذا ما يجعلنا سريعين ومحترفين». لم يؤدِ التحول إلى العمليات الرقمية إلى زيادة الكفاءة فحسب، بل عزز أيضًا مكانة الشركة كشريك عصري وقادر على مواكبة المستقبل. أصبحت العمليات أكثر وضوحًا، والقرارات أسرع، والتعاون مع جميع الأطراف المعنية أكثر سلاسة. ويختتم نيلس هارمز حديثه بالقول: «من لا يستخدم docu tools، فإنه لا يعمل بالطريقة الحديثة».

نبذة عن NordWest Plan

NordWest Plan هي شركة هندسية مستقلة متخصصة في تخطيط ومراقبة التجهيزات الفنية للمباني في القطاع العام والصناعة والقطاع الخاص. يقع مقر الشركة في بريمن، وتضم حوالي 35 موظفًا وموظفة، وتتعاون مع شبكة من الشركاء الخارجيين ذوي الخبرة. وتشمل خدماتها مجالات متنوعة، بدءًا من التخطيط التقليدي مرورًا بتحليلات كفاءة الطاقة وصولاً إلى إعداد التقارير الفنية. تعمل NordWest Plan بشكل رقمي بالكامل، وتعتمد بنجاح منذ سنوات على برنامج docu tools.

الميزات الأكثر استخدامًا في docu tools

• التحكم في المهام
• إعداد التقارير
• استدعاء الخطة
• تسجيل الرقم السري
• صيانة الوثائق

الأرقام والبيانات والحقائق المتعلقة بالمشروع: