Case Study: Case Study: NordWest Plan

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by Sandra Schick, tags: Case Study, Erfolgsgeschichten aus der Praxis

Mit docu tools haben wir das Problem gelöst. Informationen sind transparent, jederzeit verfügbar und eindeutig verortet. Das spart uns unzählige Rückfragen und Abstimmungsrunden.

Digital geplant: Wie NordWest Plan mit docu tools den Baustellenalltag neu organisiert

„Mit docu tools haben wir das Problem gelöst. Informationen sind transparent, jederzeit verfügbar und eindeutig verortet. Das spart uns unzählige Rückfragen und Abstimmungsrunden.“

– Stefan Stein, Geschäftsführer NordWest Plan und öffentlich bestellter sowie vereidigter Sachverständiger für Klima- und Lüftungstechnik.

Executive Summary: Digitale Struktur für komplexe Projekte

Nordwest Plan zählt zu den größten Planungsbüros im norddeutschen Raum im Bereich Heizung, Lüftung, Sanitär und Energie. Das Unternehmen wurde 2005 gegründet und besteht seit 2007 als eingetragene Gesellschaft. Es entstand aus dem Zusammenschluss dreier Planungsbüros, die ein gemeinsames Großprojekt verband. Heute arbeiten 35 Mitarbeitende sowie externe Spezialistinnen und Spezialisten an Bauprojekten in unterschiedlichen Größenordnungen von Kliniken über Schulen bis hin zu Industrieanlagen. Bereits 2019 entschied sich das Unternehmen, sämtliche Prozesse zu digitalisieren und docu tools einzusetzen. Die einfache Bedienung, die klare Struktur und die stabile Datenbasis vereinfachten das Mängelmanagement, die Aufgabenverteilung und die Projektkommunikation erheblich. Heute profitieren interne Teams sowie externe Partnerinnen und Partner von effizienteren Abläufen, transparenten Informationen und einer deutlichen Zeitersparnis.

Mehr Tempo und Transparenz auf der Baustelle

Im Jahr 2019 wurde bei NordWest Plan die gesamte Arbeitsweise konsequent digitalisiert. Seitdem bildet docu tools das Rückgrat der täglichen Projektarbeit und steuert die zentralen Abläufe von der Dokumentation über das Mängelmanagement bis hin zu Abnahmen und Aufgabenverteilung. Durch den digitalen Ansatz konnte NordWest Plan die Effizienz steigern, Prozesse beschleunigen und die Zusammenarbeit auf Baustellen deutlich verbessern.  

 „Die Geschwindigkeit, auch bei großen Datenmengen, ist beeindruckend. Wir sparen rund 30 bis 40 Prozent der Zeit gegenüber früher“, betont Nils Harms, Projektleiter bei NordWest Plan.

„Früher wurde etwas auf einem Plan vermerkt und nach zwei Monaten wusste niemand mehr, wo genau die Stelle war oder was gemeint war“, erinnert sich Stefan Stein, Geschäftsführer von NordWest Plan. Mit docu tools sind solche Unklarheiten Geschichte. Fotos werden direkt über Pins auf digitalen Plänen verortet, automatisch Berichten zugeordnet und archiviert. Das spart Zeit, vermeidet Rückfragen und macht Abläufe nachvollziehbar.  Wo früher Zettelwirtschaft und E-Mail-Chaos herrschte, ist heute ein strukturierter digitaler Prozess.

„Mit docu tools haben wir das Problem gelöst. Informationen sind transparent, jederzeit verfügbar und eindeutig verortet. Das spart uns unzählige Rückfragen und Abstimmungsrunden“, sagt Stefan Stein.

iPad statt Papier

Noch vor der Pandemie setzte NordWest Plan auf einen klaren Digitalisierungspfad. Papier wurde abgeschafft, Prozesse standardisiert, Videokonferenzen wurden zum Arbeitsalltag. Der Startschuss fiel, als Stefan Stein ein iPad samt Stift einsetzte, um auf der Baustelle Skizzen und Notizen digital zu erstellen. „Wir waren damals die Exoten mit unseren iPads auf der Baustelle. Heute ist das selbstverständlich“, erzählt Stefan Stein.

Nach dem Test mehrerer Lösungen fiel die einstimmige Entscheidung auf docu tools. Die Software überzeugte durch einfache Handhabung, Geschwindigkeit und klare Strukturen.

„Alle Mitarbeitenden sind heute mit iPads ausgestattet, Aufgaben und Mängel werden direkt vor Ort dokumentiert und kommuniziert, Berichte automatisch generiert“, beschreibt Nils Harms.

Effiziente Abnahmen und rechtssichere Gutachten auf Knopfdruck

Eine zentrale Rolle spielt die Software bei Abnahmen und Gutachten. Stefan Stein nutzt docu tools auch in seiner Funktion als öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Klima- und Lüftungstechnik. „Gerade bei Abnahmen auf fremden Anlagen habe ich mit einem Blick die Orientierung. Ich sehe genau, wo sich etwas befindet, habe die Fotos und alle Daten griffbereit“, erklärt Stein. Gemeinsam mit dem docu tools Team wurden spezielle Vorlagen und Tabellen für Abnahmeprozesse entwickelt, die die Arbeit zusätzlich beschleunigen und rechtlich absichern. Die Daten liegen manipulationssicher auf Servern, Abnahmen sind revisionssicher dokumentiert.

Ein klarer Kurs in Richtung Zukunft

NordWest Plan arbeitet heute vollständig papierlos. „Ich habe alle Projekte jederzeit auf meinem iPad“, so Stefan Stein. „Keine Ordner, keine Zettel. Ich kann überall arbeiten, das macht uns schnell und professionell.“ Die Umstellung auf digitale Prozesse hat nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Position des Unternehmens als moderner, zukunftsfähiger Partner gestärkt. Prozesse sind klarer, Entscheidungen schneller und die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten reibungsloser. „Wer docu tools nicht nutzt, arbeitet nicht mehr zeitgemäß“, bringt es Nils Harms abschließend auf den Punkt.

Über NordWest Plan

NordWest Plan ist eine unabhängige Ingenieurgesellschaft für die Planung und Betreuung der technischen Gebäudeausrüstung in öffentlichen Gebäuden, der Industrie und im privaten Bereich. Das Unternehmen mit Sitz in Bremen beschäftigt rund 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und arbeitet mit einem Netzwerk erfahrener externer Partnerinnen und Partner zusammen. Die Leistungen reichen von klassischer Planung über Energieeffizienzanalysen bis hin zu Gutachten. NordWest Plan arbeitet vollständig digital und setzt seit Jahren erfolgreich auf docu tools.

Die meistgenutzten Features von docu tools

• Aufgabensteuerung
• Berichterstellung
• Planaufruf
• Pin Erfassung
• Dokumentationspflege

Zahlen, Daten und Fakten zum Projekt: