Estudo de caso: NordWest Plan
Com o docu tools, resolvemos o problema. As informações são transparentes, estão disponíveis a qualquer momento e estão claramente localizadas. Isso nos poupa inúmeras consultas e rodadas de coordenação.
Stefan Stein
Diretor executivo da NordWest Plan e perito nomeado publicamente e juramentado em tecnologia de climatização e ventilação
Planejamento digital: como a NordWest Plan reorganiza o dia a dia dos canteiros de obras com as ferramentas docu tools
“Com o docu tools, resolvemos o problema. As informações são transparentes, estão disponíveis a qualquer momento e estão claramente localizadas. Isso nos poupa inúmeras consultas e rodadas de coordenação.”
– Stefan Stein, diretor executivo da NordWest Plan e perito nomeado publicamente e juramentado em tecnologia de climatização e ventilação.
Resumo executivo: Estrutura digital para projetos complexos
A Nordwest Plan está entre os maiores escritórios de projetos da região do norte da Alemanha nas áreas de aquecimento, ventilação, saneamento e energia. A empresa foi fundada em 2005 e opera como sociedade registrada desde 2007. Ela surgiu da fusão de três escritórios de projetos, unidos por um grande projeto em comum. Hoje, 35 funcionários, além de especialistas externos, trabalham em projetos de construção de diferentes escalas, desde clínicas e escolas até instalações industriais. Já em 2019, a empresa decidiu digitalizar todos os processos e adotar o docu tools. A facilidade de uso, a estrutura clara e a base de dados estável simplificaram consideravelmente o gerenciamento de falhas, a distribuição de tarefas e a comunicação no projeto. Hoje, tanto as equipes internas quanto os parceiros externos se beneficiam de processos mais eficientes, informações transparentes e uma economia significativa de tempo.
Mais agilidade e transparência no canteiro de obras
Em 2019, toda a forma de trabalho da NordWest Plan foi sistematicamente digitalizada. Desde então, o docu tools tem sido a espinha dorsal do trabalho diário nos projetos e controla os principais processos, desde a documentação, passando pela gestão de defeitos, até as aprovações e a distribuição de tarefas. Graças à abordagem digital, a NordWest Plan conseguiu aumentar a eficiência, acelerar os processos e melhorar significativamente a colaboração nos canteiros de obras.
“A velocidade, mesmo com grandes volumes de dados, é impressionante. Economizamos cerca de 30 a 40 por cento do tempo em comparação com antes”, destaca Nils Harms, gerente de projetos da NordWest Plan.
“Antigamente, anotava-se algo em uma planta e, dois meses depois, ninguém sabia mais onde exatamente ficava aquele local ou a que se referia”, lembra Stefan Stein, diretor executivo da NordWest Plan. Com o docu tools, essas ambiguidades são coisa do passado. As fotos são localizadas diretamente em plantas digitais por meio de marcadores, automaticamente atribuídas a relatórios e arquivadas. Isso economiza tempo, evita dúvidas e torna os processos rastreáveis. Onde antes reinavam a desorganização de papéis e o caos dos e-mails, hoje existe um processo digital estruturado.
“Com o docu tools, resolvemos o problema. As informações são transparentes, estão disponíveis a qualquer momento e estão claramente localizadas. Isso nos poupa inúmeras consultas e rodadas de coordenação”, afirma Stefan Stein.
iPad em vez de papel
Ainda antes da pandemia, a NordWest Plan traçou um caminho claro para a digitalização. O papel foi eliminado, os processos foram padronizados e as videoconferências passaram a fazer parte do dia a dia de trabalho. O pontapé inicial aconteceu quando Stefan Stein começou a usar um iPad com caneta para fazer esboços e anotações digitais no canteiro de obras. “Naquela época, éramos uma exceção com nossos iPads no canteiro de obras. Hoje, isso é algo natural”, conta Stefan Stein.
Após testar várias soluções, a decisão unânime recaiu sobre o docu tools. O software conquistou pela facilidade de uso, rapidez e estruturas claras.
“Hoje, todos os funcionários estão equipados com iPads; tarefas e falhas são documentadas e comunicadas diretamente no local, e os relatórios são gerados automaticamente”, descreve Nils Harms.
Inspeções eficientes e laudos com validade jurídica com apenas um clique
O software desempenha um papel fundamental nas inspeções e laudos. Stefan Stein também utiliza o docu tools em sua função como perito nomeado publicamente e juramentado em tecnologia de climatização e ventilação. “Especialmente em vistorias em instalações de terceiros, consigo me orientar rapidamente. Vejo exatamente onde cada coisa está localizada, tenho as fotos e todos os dados à mão”, explica Stein. Em conjunto com a equipe do docu tools, foram desenvolvidos modelos e planilhas específicos para processos de vistoria, que agilizam ainda mais o trabalho e garantem a segurança jurídica. Os dados ficam armazenados em servidores à prova de manipulação, e as vistorias são documentadas de forma a garantir a conformidade com normas de auditoria.
Um rumo claro em direção ao futuro
A NordWest Plan opera hoje de forma totalmente sem papel. “Tenho todos os projetos sempre à mão no meu iPad”, afirma Stefan Stein. “Sem pastas, sem papéis. Posso trabalhar em qualquer lugar, o que nos torna rápidos e profissionais.” A transição para processos digitais não só aumentou a eficiência, como também fortaleceu a posição da empresa como um parceiro moderno e voltado para o futuro. Os processos estão mais claros, as decisões são mais rápidas e a colaboração com todas as partes envolvidas ocorre de forma mais harmoniosa. “Quem não usa o docu tools não está mais trabalhando de acordo com os padrões atuais”, resume Nils Harms.
Sobre a NordWest Plan
A NordWest Plan é uma empresa de engenharia independente especializada no planejamento e acompanhamento de sistemas técnicos de edifícios em prédios públicos, na indústria e no setor privado. A empresa, com sede em Bremen, conta com cerca de 35 funcionários e colabora com uma rede de parceiros externos experientes. Seus serviços abrangem desde o planejamento clássico até análises de eficiência energética e laudos técnicos. A NordWest Plan opera de forma totalmente digital e, há anos, utiliza com sucesso o docu tools.
Os recursos mais utilizados do docu tools
- Controle de tarefas
- Elaboração de relatórios
- Chamada de plano
- Registro do PIN
- Atualização da documentação
Números, dados e fatos sobre o projeto:
| Setor: | Planejamento de instalações técnicas de edifícios e coordenação de obras para clientes públicos, comerciais e particulares |
| Duração do projeto: | Em operação contínua desde 2019 |
| Sedes das empresas | Bremen e Rastede, Alemanha |
| Locais de atuação | Região do norte da Alemanha, entre Hamburgo e Hanôver |
| Número de funcionários: | 35 funcionários, além de especialistas externos, dependendo da amplitude do projeto |
| Número de projetos: | 189 |
| Número de falhas e tarefas (pins): | 20511 |
| Número de planos: | 4458 |
| Utilização do software: | Documentação de construção, gestão de defeitos, processos de aceitação, comunicação do projeto, relatórios |
| Funções utilizadas: | Registro de pinos, documentação, chamada de plano, controle de tarefas, geração de relatórios |
| Áreas envolvidas: | Dependendo do porte e da complexidade do projeto, vários parceiros externos de diferentes áreas de atuação |
| Escopo do projeto: | Projetos de construção em hospitais, escolas, asilos, creches, prédios comerciais e industriais |
| Digitalização: | Transição completa para a gestão de projetos sem papel e documentação digital de obras desde 2019 |
| Setor: | Engenharia, Instalações Técnicas de Edifícios |
| Unidades da empresa: | Bremen e Rastede, Alemanha |
| Tamanho da empresa: | 35 funcionários |
| Digitalizado desde: | 2019 |
| Uso do docu tools desde: | 2019 |
| Áreas de aplicação: | Documentação da obra, gestão de defeitos, recepção, relatórios |
| Economia de tempo estimada: | Cerca de 30 a 40 por cento |