Studium przypadku: Studium przypadku: NordWest Plan
Dzięki docu tools rozwiązaliśmy ten problem. Informacje są przejrzyste, dostępne w każdej chwili i jednoznacznie przypisane do konkretnych miejsc. Oszczędza nam to niezliczone pytania i rundy uzgodnień.
Stefan Stein
Dyrektor zarządzający firmy NordWest Plan oraz biegły sądowy w dziedzinie techniki klimatyzacyjnej i wentylacyjnej
Planowanie cyfrowe: jak firma NordWest Plan reorganizuje codzienną pracę na placu budowy dzięki narzędziom docu tools
„Dzięki docu tools rozwiązaliśmy ten problem. Informacje są przejrzyste, dostępne w każdej chwili i jednoznacznie przypisane do konkretnych miejsc. Oszczędza nam to niezliczone zapytania i rundy uzgodnień”.
– Stefan Stein, dyrektor zarządzający firmy NordWest Plan oraz publicznie powołany i zaprzysiężony rzeczoznawca w dziedzinie techniki klimatyzacyjnej i wentylacyjnej.
Streszczenie: Struktura cyfrowa dla złożonych projektów
Nordwest Plan należy do największych biur projektowych w północnych Niemczech w dziedzinie ogrzewania, wentylacji, instalacji sanitarnych i energetyki. Firma została założona w 2005 roku, a od 2007 roku funkcjonuje jako zarejestrowana spółka. Powstała w wyniku połączenia trzech biur projektowych, które łączył wspólny, duży projekt. Obecnie 35 pracowników oraz zewnętrzni specjaliści pracują nad projektami budowlanymi o różnej skali, od klinik, przez szkoły, aż po obiekty przemysłowe. Już w 2019 roku firma zdecydowała się na cyfryzację wszystkich procesów i wdrożenie docu tools. Łatwa obsługa, przejrzysta struktura i stabilna baza danych znacznie uprościły zarządzanie usterkami, podział zadań i komunikację projektową. Obecnie zarówno zespoły wewnętrzne, jak i partnerzy zewnętrzni czerpią korzyści z bardziej wydajnych procesów, przejrzystych informacji i znacznej oszczędności czasu.
Większa dynamika i przejrzystość na placu budowy
W 2019 roku firma NordWest Plan konsekwentnie wdrożyła cyfryzację wszystkich procesów. Od tego czasu docu tools stanowi podstawę codziennej pracy projektowej i zarządza kluczowymi procesami – od dokumentacji, przez zarządzanie usterkami, aż po odbioru i przydzielanie zadań. Dzięki cyfrowemu podejściu firma NordWest Plan zwiększyła wydajność, przyspieszyła procesy i znacznie usprawniła współpracę na placach budowy.
„Szybkość działania, nawet przy dużych ilościach danych, jest imponująca. Oszczędzamy około 30–40 procent czasu w porównaniu z poprzednią sytuacją” – podkreśla Nils Harms, kierownik projektu w firmie NordWest Plan.
„Kiedyś coś zapisywano na planie, a po dwóch miesiącach nikt już nie pamiętał, gdzie dokładnie to miejsce się znajdowało ani o co chodziło” – wspomina Stefan Stein, dyrektor zarządzający firmy NordWest Plan. Dzięki docu tools takie niejasności należą już do przeszłości. Zdjęcia są bezpośrednio lokalizowane na planach cyfrowych za pomocą pinezek, automatycznie przypisywane do raportów i archiwizowane. Oszczędza to czas, pozwala uniknąć dodatkowych zapytań i sprawia, że procesy stają się przejrzyste. Tam, gdzie kiedyś panował bałagan w dokumentacji i chaos w wiadomościach e-mail, dziś funkcjonuje uporządkowany proces cyfrowy.
„Dzięki docu tools rozwiązaliśmy ten problem. Informacje są przejrzyste, dostępne w każdej chwili i jednoznacznie przypisane do konkretnych miejsc. Oszczędza nam to niezliczone zapytania i rundy uzgodnień” – mówi Stefan Stein.
iPad zamiast papieru
Jeszcze przed pandemią firma NordWest Plan obrała jasną ścieżkę cyfryzacji. Zrezygnowano z papieru, ujednolicono procesy, a wideokonferencje stały się codziennością. Punktem wyjścia było wykorzystanie przez Stefana Steina iPada wraz z rysikiem do tworzenia cyfrowych szkiców i notatek na placu budowy. „Wtedy byliśmy ewenementem z naszymi iPadami na placu budowy. Dzisiaj jest to coś oczywistego” – opowiada Stefan Stein.
Po przetestowaniu kilku rozwiązań jednogłośnie wybrano docu tools. Oprogramowanie to przekonało prostotą obsługi, szybkością działania i przejrzystą strukturą.
„Wszyscy pracownicy są obecnie wyposażeni w iPady, zadania i usterki są dokumentowane i przekazywane bezpośrednio na miejscu, a raporty generowane automatycznie” – opisuje Nils Harms.
Sprawne odbioru i ekspertyzy zgodne z prawem za jednym naciśnięciem przycisku
Oprogramowanie odgrywa kluczową rolę podczas odbiorów i sporządzania ekspertyz. Stefan Stein korzysta z docu tools również w ramach pełnionej funkcji publicznie powołanego i zaprzysiężonego rzeczoznawcy w dziedzinie techniki klimatyzacyjnej i wentylacyjnej. „Szczególnie podczas odbiorów w obcych instalacjach mam orientację już na pierwszy rzut oka. Widzę dokładnie, gdzie coś się znajduje, mam zdjęcia i wszystkie dane pod ręką” – wyjaśnia Stein. Wspólnie z zespołem docu tools opracowano specjalne szablony i tabele do procesów odbiorczych, które dodatkowo przyspieszają pracę i zapewniają jej bezpieczeństwo prawne. Dane są przechowywane na serwerach w sposób zabezpieczony przed manipulacją, a odbiór jest dokumentowany w sposób zgodny z wymogami audytowymi.
Jasny kierunek ku przyszłości
Firma NordWest Plan działa obecnie całkowicie bez użycia papieru. „Wszystkie projekty mam zawsze pod ręką na iPadzie” – mówi Stefan Stein. „Żadnych teczek, żadnych karteczek. Mogę pracować z dowolnego miejsca, dzięki czemu działamy szybko i profesjonalnie”. Przejście na procesy cyfrowe nie tylko zwiększyło wydajność, ale także wzmocniło pozycję firmy jako nowoczesnego, przyszłościowego partnera. Procesy są bardziej przejrzyste, decyzje podejmowane szybciej, a współpraca ze wszystkimi zaangażowanymi stronami przebiega płynniej. „Kto nie korzysta z docu tools, nie pracuje zgodnie z duchem czasu” – podsumowuje Nils Harms.
O firmie NordWest Plan
NordWest Plan to niezależna firma inżynieryjna zajmująca się projektowaniem i nadzorem nad instalacjami technicznymi w budynkach użyteczności publicznej, obiektach przemysłowych oraz w sektorze prywatnym. Firma z siedzibą w Bremie zatrudnia około 35 pracowników i współpracuje z siecią doświadczonych partnerów zewnętrznych. Zakres usług obejmuje zarówno klasyczne projektowanie, jak i analizy efektywności energetycznej oraz ekspertyzy. NordWest Plan działa w pełni cyfrowo i od lat z powodzeniem korzysta z oprogramowania docu tools.
Najczęściej używane funkcje docu tools
- sterowanie zadaniami
- tworzenie raportów
- wywołanie planu
- Rejestracja kodu PIN
- Utrzymanie dokumentacji
Liczby, dane i fakty dotyczące projektu:
| Przemysł: | Projektowanie instalacji technicznych budynków oraz koordynacja budowy dla klientów z sektora publicznego, komercyjnego i prywatnego |
| Czas trwania projektu: | Nieprzerwana eksploatacja od 2019 roku |
| Siedziby przedsiębiorstw | Brema i Rastede, Niemcy |
| Miejsca zastosowania | Region północnych Niemiec między Hamburgiem a Hanowerem |
| Liczba pracowników: | 35 pracowników oraz zewnętrzni specjaliści w zależności od zakresu projektu |
| Liczba projektów: | 189 |
| Liczba usterek i zadań (pinów): | 20511 |
| Liczba planów: | 4458 |
| Korzystanie z oprogramowania: | Dokumentacja budowlana, zarządzanie usterkami, procesy odbioru, komunikacja projektowa, sprawozdawczość |
| Wykorzystane funkcje: | Rejestrowanie pinów, dokumentacja, wywołanie planu, zarządzanie zadaniami, tworzenie raportów |
| Wykonawcy: | W zależności od wielkości i złożoności projektu – kilku zewnętrznych partnerów z różnych branż |
| Zakres projektu: | Projekty budowlane w szpitalach, szkołach, domach spokojnej starości, przedszkolach, budynkach biurowych i przemysłowych |
| Cyfryzacja: | Całkowite przejście na bezpapierową realizację projektów i cyfrową dokumentację budowlaną od 2019 roku |
| Przemysł: | Inżynieria, instalacje techniczne budynków |
| Lokalizacje firm: | Brema i Rastede, Niemcy |
| Wielkość przedsiębiorstwa: | 35 pracowników |
| Zdigitalizowano od: | 2019 |
| Korzystam z docu tools od: | 2019 |
| Zastosowania: | Dokumentacja budowlana, zarządzanie reklamacjami, odbiór, sprawozdawczość |
| Szacowana oszczędność czasu: | Około 30–40 procent |