Caso di studio: NordWest Plan
Grazie a docu tools abbiamo risolto il problema. Le informazioni sono trasparenti, sempre disponibili e chiaramente localizzate. Questo ci evita innumerevoli richieste di chiarimenti e cicli di coordinamento.
Stefan Stein
Amministratore delegato di NordWest Plan e perito giurato e nominato dall'autorità pubblica in materia di climatizzazione e ventilazione
Progettazione digitale: come NordWest Plan riorganizza la quotidianità in cantiere grazie a docu tools
«Con docu tools abbiamo risolto il problema. Le informazioni sono trasparenti, sempre disponibili e chiaramente localizzate. Questo ci evita innumerevoli richieste di chiarimenti e cicli di coordinamento.»
– Stefan Stein, amministratore delegato di NordWest Plan e perito giurato e nominato dall’autorità pubblica in materia di climatizzazione e ventilazione.
Sintesi: Struttura digitale per progetti complessi
Nordwest Plan è uno dei principali studi di progettazione della Germania settentrionale nei settori del riscaldamento, della ventilazione, degli impianti idraulici e dell’energia. L’azienda è stata fondata nel 2005 ed è costituita come società registrata dal 2007. È nata dall’unione di tre studi di progettazione, accomunati da un grande progetto comune. Oggi 35 dipendenti e specialisti esterni lavorano a progetti edilizi di varie dimensioni, dalle cliniche alle scuole fino agli impianti industriali. Già nel 2019 l’azienda ha deciso di digitalizzare tutti i processi e di utilizzare docu tools. La facilità d’uso, la struttura chiara e la solida base dati hanno semplificato notevolmente la gestione dei difetti, la distribuzione dei compiti e la comunicazione di progetto. Oggi, sia i team interni che i partner esterni beneficiano di processi più efficienti, informazioni trasparenti e un notevole risparmio di tempo.
Maggiore rapidità e trasparenza in cantiere
Nel 2019, NordWest Plan ha digitalizzato in modo sistematico l'intero processo operativo. Da allora, docu tools costituisce la colonna portante del lavoro quotidiano sui progetti e gestisce i processi chiave, dalla documentazione alla gestione dei difetti, fino ai collaudi e all'assegnazione dei compiti. Grazie a questo approccio digitale, NordWest Plan è riuscita ad aumentare l'efficienza, accelerare i processi e migliorare notevolmente la collaborazione nei cantieri.
«La velocità, anche con grandi volumi di dati, è impressionante. Risparmiamo circa il 30-40% di tempo rispetto al passato», sottolinea Nils Harms, responsabile di progetto presso NordWest Plan.
«Un tempo si annotava qualcosa su una mappa e dopo due mesi nessuno sapeva più dove si trovasse esattamente quel punto o a cosa si riferisse», ricorda Stefan Stein, amministratore delegato di NordWest Plan. Con docu tools queste ambiguità appartengono ormai al passato. Le foto vengono localizzate direttamente su mappe digitali tramite puntatori, assegnate automaticamente ai rapporti e archiviate. Ciò consente di risparmiare tempo, evita richieste di chiarimenti e rende i processi tracciabili. Dove prima regnavano la confusione cartacea e il caos delle e-mail, oggi c’è un processo digitale strutturato.
«Con docu tools abbiamo risolto il problema. Le informazioni sono trasparenti, sempre disponibili e chiaramente localizzate. Questo ci evita innumerevoli richieste di chiarimenti e cicli di coordinamento», afferma Stefan Stein.
L'iPad al posto della carta
Già prima della pandemia, NordWest Plan aveva intrapreso un chiaro percorso di digitalizzazione. La carta è stata eliminata, i processi standardizzati e le videoconferenze sono diventate parte integrante della routine lavorativa. Il via è stato dato quando Stefan Stein ha iniziato a utilizzare un iPad con la penna per realizzare schizzi e appunti in formato digitale in cantiere. «All’epoca eravamo una rarità con i nostri iPad in cantiere. Oggi è una cosa scontata», racconta Stefan Stein.
Dopo aver testato diverse soluzioni, la scelta è ricaduta all’unanimità su docu tools. Il software ha convinto per la sua facilità d’uso, la velocità e la chiarezza delle strutture.
«Oggi tutti i collaboratori sono dotati di iPad: le attività e le anomalie vengono documentate e comunicate direttamente sul posto, mentre i rapporti vengono generati automaticamente», spiega Nils Harms.
Collaudazioni efficienti e perizie conformi alla legge con un semplice clic
Il software svolge un ruolo fondamentale nelle operazioni di collaudo e nelle perizie. Stefan Stein utilizza docu tools anche nella sua veste di perito giurato e nominato dall’autorità pubblica nel settore della climatizzazione e della ventilazione. «Soprattutto durante i collaudi su impianti di terzi, ho subito un quadro della situazione. Vedo esattamente dove si trova ogni cosa, ho le foto e tutti i dati a portata di mano», spiega Stein. In collaborazione con il team di docu tools sono stati sviluppati modelli e tabelle specifici per i processi di collaudo, che accelerano ulteriormente il lavoro e garantiscono la conformità legale. I dati sono archiviati su server a prova di manomissione e i collaudi sono documentati in modo conforme ai requisiti di revisione.
Una rotta chiara verso il futuro
Oggi NordWest Plan opera in modo completamente digitale. «Ho tutti i progetti sempre a portata di mano sul mio iPad», afferma Stefan Stein. «Niente cartelle, niente foglietti. Posso lavorare ovunque, e questo ci rende veloci e professionali». Il passaggio ai processi digitali non solo ha aumentato l’efficienza, ma ha anche rafforzato la posizione dell’azienda come partner moderno e orientato al futuro. I processi sono più chiari, le decisioni più rapide e la collaborazione con tutte le parti coinvolte più fluida. «Chi non utilizza docu tools non lavora più al passo con i tempi», conclude Nils Harms.
Informazioni su NordWest Plan
NordWest Plan è una società di ingegneria indipendente specializzata nella progettazione e nella gestione degli impianti tecnici negli edifici pubblici, nel settore industriale e in quello privato. L'azienda, con sede a Brema, conta circa 35 dipendenti e collabora con una rete di partner esterni di comprovata esperienza. I servizi offerti spaziano dalla progettazione classica alle analisi di efficienza energetica, fino alle perizie. NordWest Plan opera in modo completamente digitale e da anni si affida con successo a docu tools.
Le funzionalità più utilizzate di docu tools
- Gestione delle attività
- Creazione di report
- Richiamo del piano
- Registrazione dei pin
- Aggiornamento della documentazione
Cifre, dati e fatti relativi al progetto:
| Settore: | Progettazione degli impianti tecnici e coordinamento dei cantieri per committenti pubblici, commerciali e privati |
| Durata del progetto: | In servizio ininterrottamente dal 2019 |
| Sedi aziendali | Brema e Rastede, Germania |
| Luoghi di intervento | Area della Germania settentrionale compresa tra Amburgo e Hannover |
| Numero di dipendenti: | 35 dipendenti, oltre a specialisti esterni a seconda dell'entità del progetto |
| Numero di progetti: | 189 |
| Numero di difetti e attività (pin): | 20511 |
| Numero di piani: | 4458 |
| Utilizzo del software: | Documentazione di cantiere, gestione dei difetti, procedure di collaudo, comunicazione di progetto, rendicontazione |
| Funzioni utilizzate: | Registrazione dei pin, documentazione, richiamo dei piani, gestione delle attività, creazione di report |
| Settori coinvolti: | A seconda delle dimensioni e della complessità del progetto, diversi partner esterni provenienti da diversi settori |
| Ambito del progetto: | Progetti edilizi in ospedali, scuole, case di riposo, asili, edifici adibiti a uffici e stabilimenti industriali |
| Digitalizzazione: | Passaggio completo alla gestione dei progetti senza carta e alla documentazione edilizia digitale dal 2019 |
| Settore: | Ingegneria, impianti tecnici |
| Sedi aziendali: | Brema e Rastede, Germania |
| Dimensioni dell'azienda: | 35 dipendenti |
| Digitalizzato dal: | 2019 |
| Utilizzo di docu tools dal: | 2019 |
| Campi di applicazione: | Documentazione di costruzione, gestione dei difetti, collaudo, rendicontazione |
| Risparmio di tempo stimato: | Circa il 30-40% |