Tenete tutto sotto controllo, sempre e ovunque.
docu tools semplifica la documentazione digitale dei cantieri: i progetti sono sempre aggiornati, le attività tracciabili e tutte le parti coinvolte lavorano sulla base delle stesse informazioni. Meno sforzo, più efficienza: sviluppato direttamente sulla base dell'esperienza pratica.
Progetti
Documentate i vostri progetti lungo l'intero ciclo di vita dell'edificio. Grazie alla nostra struttura logica delle cartelle, potrete gestire più progetti in parallelo senza perdere la visione d'insieme.
Con i nostri ruoli di progetto potrete regolare l'accesso alle informazioni relative ai vostri progetti in modo semplice e tracciabile. Che si tratti di un amministratore con visione completa e funzioni di gestione o di un utente che vede solo una piccola parte del progetto. Flessibile e facile da implementare. In questo modo potrete gestire in modo semplice le responsabilità interne ed esterne.
I 5 ruoli in docu tools
docu tools semplifica la collaborazione tra tutte le parti coinvolte. In modo digitale e trasparente. I compiti definiti in precedenza possono essere assegnati a utenti interni o a subappaltatori esterni. Per rispondere al meglio alle esigenze individuali, sono stati definiti diversi ruoli e autorizzazioni. In questo modo potrete comporre il vostro team in base alle vostre esigenze e alle specificità del progetto.
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Tutto secondo i piani
I progetti sono alla base del vostro lavoro. Non solo nella vita reale, ma anche in formato digitale nella nostra app. Grazie al nostro strumento, li avrete sempre a portata di mano, anche senza connessione a Internet.
Esistono numerose possibilità per organizzare il vostro progetto e definire esattamente cosa intendete per "progetto". Grazie alla nostra semplice struttura di cartelle, potrete archiviare i vostri progetti in modo logico per l'intero ciclo di vita dell'edificio.
24 ore su 24, 7 giorni su 7, online e offline
Dall'ufficio direttamente in cantiere: disponibili in pochi secondi. Con la nostra versione offline potete accedere ai vostri progetti e modificarli anche senza connessione a Internet. In questo modo non sarete ostacolati da eventuali problemi di connessione.
Tutto può far parte di un piano
Non facciamo distinzione tra planimetria e fotografia. Questa funzionalità vi offre possibilità completamente nuove e vi permette di utilizzare con facilità planimetrie, prospetti, schemi di cantiere, schemi degli impianti o planimetrie del terreno. Indipendentemente dalla prospettiva o dalle dimensioni. Sempre secondo lo stesso principio.
Disponibile in tempi rapidi
I progetti possono essere caricati nei formati .pdf, .jpg, .webp e .png. Per garantire un flusso di lavoro ottimale, convertiamo i vostri progetti in formato .jpg. In questo modo il tempo di caricamento si riduce del 99% e il file è immediatamente disponibile. Al momento dell'esportazione, il file viene poi automaticamente riconvertito nel formato originale.
Lavorare con le versioni
Soprattutto nella fase iniziale di un progetto, i piani e le circostanze sono soggetti a cambiamenti. Per consentire di continuare a utilizzare il lavoro svolto finora, mettiamo a disposizione la funzione di revisione. È possibile caricare facilmente nuovi piani che sostituiscono quelli esistenti con un semplice clic.
Documentato in modo trasparente
Per garantire una documentazione tracciabile, i nostri progetti sono dotati di numerose funzioni di sicurezza. Inoltre, dalla versione n. 8 del progetto è possibile tornare alla versione n. 7.
- Cronologia delle versioni
- Cronologia delle modifiche
- Data di creazione
- Responsabile
- Notifica in caso di nuovi piani
- Nessuna funzione di cancellazione
Condividi facilmente
La funzione di esportazione del piano riunisce il piano di base con tutte le vostre attività, informazioni, documenti e immagini, fungendo così da archivio o da base per le riunioni. In qualità di modello di progetto, il vostro progetto di punta può essere utilizzato anche come base per molti altri progetti.
I progetti nella pratica
Per avere un'idea più chiara di come si utilizzano i docu tools nella vita quotidiana, abbiamo raccolto qui alcuni esempi di utilizzo dei nostri clienti:
Spille e compiti
In docu tools tutto ruota attorno al segnaposto. Questo funge da punto di riferimento e serve a posizionare gli elementi sulla mappa. I pin offrono numerose possibilità di documentazione e collaborazione. Una volta inserito un pin, è possibile associarvi un titolo, una descrizione e vari file multimediali. In particolare, la funzione "Compiti" è uno strumento utile per la collaborazione digitale all'interno del progetto.
Ampia gamma di icone a spilla e indicatori di attività
In docu tools i segnaposto svolgono un ruolo fondamentale e sono facilmente distinguibili non solo grazie al loro colore, che corrisponde alla categoria selezionata, ma anche grazie alle loro icone.
Il completamento delle attività associate a un segnaposto dà luogo alla comparsa di diversi simboli e indicatori. Ecco una selezione delle icone disponibili per i segnaposto:
Segnaposto senza attività
Segnaposto con uno o più compiti in sospeso
Spilla con un compito in sospeso
Segnaposto con un'attività rifiutata
Tutte le attività presenti nel segnaposto sono contrassegnate come completate
Il segnaposto è inattivo
Il locale è chiuso
Versatile
Per garantire una documentazione completa, al segnaposto è possibile aggiungere anche schizzi, note vocali, file, foto e video o campi personalizzati. I nostri pin si adattano in modo flessibile alle vostre esigenze.
Compiti
È possibile assegnare una scadenza alle attività precedentemente definite e assegnarle alle persone competenti. Per ogni segnaposto è possibile creare più attività. Le modifiche vengono comunicate automaticamente tramite notifiche push.
Sul sicuro
Per garantire anche in questo caso alcune funzionalità di sicurezza, i segnaposto impostati in precedenza non possono essere cancellati. Tuttavia, è possibile disattivare i segnaposto non necessari. Anche il registro dei segnaposto offre una panoramica completa delle modifiche apportate ai segnaposto.
Personalizzato
Grazie ai nostri campi personalizzati, potete arricchire il vostro segnaposto con funzioni aggiuntive e dati rilevanti per voi (ad es. numero, data, ora, cursori, ecc.). Con l'aiuto dei nostri tag, potete filtrare in modo semplice e veloce i diversi segnaposto all'interno del vostro progetto. Tutti questi dati possono poi essere esportati in un report con un semplice clic.
Suggerimenti
Per lavorare in modo efficiente, abbiamo dotato i nostri campi anche di funzioni di suggerimento. I titoli o i testi utilizzati più di frequente vengono proposti automaticamente nella sezione «Testi utilizzati di recente» e possono essere inseriti con un solo clic. In questo modo non solo potrete lavorare più velocemente, ma garantirete anche una comunicazione e una titolazione uniformi. Anche il modello segnaposto è uno strumento utile in questo senso.
I perni nella pratica
Per avere un'idea più chiara di come si utilizzano i docu tools nella vita quotidiana, abbiamo raccolto qui alcuni esempi di utilizzo dei nostri clienti:
I campi segnaposto personalizzati nella pratica
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Compiti
I nostri segnaposto rappresentano il punto di partenza per una gestione completa delle attività. Ai pin creati in precedenza è possibile associare numerose attività, che non solo possono avere contenuti diversi, ma possono anche essere assegnate a persone diverse.
Notifiche
Grazie alla funzione di notifica sarete sempre aggiornati, che si tratti di modifiche alle attività, nuovi programmi o altri aggiornamenti.
È possibile scegliere diversi intervalli di tempo. Particolarmente apprezzata è l'opzione «Regolare», che invia via e-mail un riepilogo delle ultime 24 ore prima dell'inizio della giornata lavorativa.
Compiti esterni
Questa funzione è particolarmente utile per la funzione gratuita dedicata ai subappaltatori. Le persone invitate possono visualizzare solo i compiti loro assegnati. Per poter lavorare anche offline, questi pin in sospeso possono essere esportati sotto forma di report. Successivamente, una volta completati, possono essere inseriti nelle docu tools dalle persone responsabili.
La versione digitale offre anche la possibilità di aggiungere foto come prova del completamento dell'attività.
Elaborazione in massa
Per poter raggruppare segnaposto simili (comprese le attività) senza modificarne la posizione, abbiamo introdotto la funzione di raggruppamento. In questo modo offriamo non solo una panoramica dei pin correlati e delle relative attività, ma anche una funzione di elaborazione in blocco. L'esempio seguente illustra questa funzione:
Il coordinatore della sicurezza antincendio apre la planimetria dell'edificio e la filtra in base ai segnaposto "rilevatori di incendio" presenti su di essa. A colpo d'occhio può vedere quanti rilevatori di incendio si trovano nell'edificio e dove sono posizionati. Grazie all'elaborazione in massa, può assegnare a tutti questi segnaposto contemporaneamente un nuovo compito "Controllo rilevatori di incendio" con la scadenza desiderata e la persona responsabile. In modo rapido e semplice, senza dimenticare nessun rilevatore di incendio.
Relazioni
Il sistema di reportistica di docu tools, basato su MS Word o Excel, si adatta in modo flessibile alle vostre esigenze quotidiane. È possibile riutilizzare i modelli esistenti senza doverli ricreare faticosamente nel sistema. In questo modo potrete non solo garantire una documentazione uniforme, ma anche esportare i report con il layout che preferite.
Personalizzabile in modo flessibile
Il sistema di reportistica di docu tools si basa su segnaposto che possono essere caricati a piacere ed esportati infine sotto forma di report. Tutti i campi (anche quelli definiti dall'utente) compilati nel software docu tools possono essere letti ed esportati nel vostro report. È inoltre possibile creare una copertina personalizzata e un indice. I report possono essere generati non solo in formato PDF*, ma anche in altre lingue, consentendovi così di superare facilmente le barriere linguistiche.
*disponibile solo per i modelli di Word
Condividi facilmente
La funzione di condivisione integrata consente di diffondere rapidamente la vostra documentazione tramite e-mail o link anche a colleghi esterni. La firma digitale direttamente sul tablet garantisce una gestione semplice e senza l'uso di carta.
Casi pratici
Per darvi un'idea più chiara di come si svolge la quotidianità con docu tools, abbiamo raccolto qui alcuni esempi dei nostri clienti:
Verbale dei difetti secondo il VOB
Protocollo di collaudo
Rapporto sui danni
Verbale di ispezione antincendio
Diario di cantiere
Verbale di sopralluogo
Verbale della riunione
Verifica delle prestazioni (tecniche)
Documentazione fotografica
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Collaborazione
docu tools semplifica la collaborazione tra tutte le parti coinvolte. In modo digitale e trasparente. I compiti definiti in precedenza possono essere assegnati a utenti interni o a subappaltatori esterni. Per rispondere al meglio alle esigenze individuali, sono stati definiti diversi ruoli e autorizzazioni. In questo modo potrete comporre il vostro team in base alle vostre esigenze e alle specificità del progetto.
Sappiamo bene che la realtà non si limita al mondo digitale
Proprio per questo abbiamo integrato nel nostro software modalità di funzionamento ibride che collegano in modo ottimale il mondo analogico con quello digitale, semplificando così il lavoro di tutti i soggetti coinvolti. Anche per i partecipanti al progetto che non dispongono di una licenza docu tools o di un accesso.
Persone che non dispongono dell'accesso a docu tools o di un proprio indirizzo e-mail
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Aggiungi il segnaposto alla mappa
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Assegnare compiti
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Assegnare i compiti al team di progetto
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Esportare e stampare le attività sotto forma di report
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Modifica attività esterne
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Segnalare il completamento
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Gli utenti interni contrassegnano le attività come "completate"
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Notifica: verificare l'attività
Persone in possesso di un proprio indirizzo e-mail
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Aggiungi il segnaposto alla mappa
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Assegnare compiti
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Assegnare i compiti al team di progetto
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L'attività è in corso
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Contrassegnare l'attività come "completata"
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Notifica: verificare l'attività
Hardware ottimale
Lavorare con membri, team e contatti. Per le persone coinvolte che non dispongono di un indirizzo e-mail ma alle quali devono comunque essere assegnati dei compiti, è disponibile la funzione "Contatti". Queste persone possono quindi essere inserite nel sistema e ricevere i compiti assegnati sotto forma di report stampato da elaborare. Questa soluzione si è rivelata una valida alternativa per le aziende esterne. docu tools è così in grado di supportare un modello di lavoro ibrido.
Per garantire prestazioni ottimali abbiamo testato innumerevoli dispositivi e piattaforme; possiamo consigliare in tutta tranquillità i seguenti:
elevata capacità di memoria interna
processori veloci
buone fotocamere
Tablet
Per un utilizzo ottimale della nostra app, consigliamo i seguenti tablet:
- iPad (modello standard) – il dispositivo versatile perfetto per la quotidianità in cantiere
- iPad Pro e iPad mini – per chi ha bisogno di maggiori prestazioni o della funzione flash
- Samsung Galaxy Tab S – una potente alternativa Android
Smartphone
Per un utilizzo ottimale della nostra app, consigliamo i seguenti smartphone:
- iPhone (ultima generazione e al massimo due versioni precedenti)
- Modelli di punta Samsung
- Nothing Phone
Tutti i dispositivi dovrebbero essere sempre utilizzati con l'ultima versione del sistema operativo. Affinché l'app docu tools funzioni anche in modalità offline, è necessario disporre di spazio di memoria sufficiente. Consigliamo quindi dispositivi con almeno 128 GB di memoria interna.
Piattaforme e sicurezza sul lavoro
iPad
iPhone
Tablet
Smartphone
Surface
I tuoi dati sono protetti da Google grazie a misure di sicurezza all'avanguardia. Poiché docu tools è uno strumento basato su cloud, non è necessario salvare i file in locale. In questo modo riduci al minimo i rischi per la sicurezza dei tuoi dispositivi.
Tutti i dati sono salvati su AWS
solo nella regione di Francoforte
Conforme al GDPR
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Inizia subito grazie ai modelli
Potete scegliere tra una vasta gamma di modelli professionali, ad esempio per schede riassuntive o piani di progetto. In questo modo sarà più facile iniziare.
Diario di cantiere
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