Mantenha o controle – a qualquer hora e em qualquer lugar.
O docu tools simplifica a documentação digital de obras: as plantas estão sempre atualizadas, as tarefas são rastreáveis e todos os envolvidos trabalham com as mesmas informações. Menos esforço, mais eficiência – desenvolvido diretamente a partir da prática.
Projetos
Documente seus projetos ao longo de todo o ciclo de vida da obra. Com nossa estrutura lógica de pastas, você gerencia vários projetos simultaneamente, sem perder a visão geral.
Com nossas funções de projeto, você pode regular o acesso às informações do projeto de forma simples e transparente. Seja como administrador, com acesso total e funções de gerenciamento, ou como usuário, que vê apenas uma pequena parte do projeto. Flexível e fácil de implementar. Assim, você pode gerenciar responsabilidades internas e externas sem complicações.
As 5 funções no docu tools
O docu tools simplifica a colaboração entre todos os envolvidos. De forma digital e com total transparência e rastreabilidade. As tarefas previamente definidas podem ser atribuídas a usuários internos ou a subcontratados externos. Para atender melhor às necessidades individuais, foram definidas diferentes funções e permissões. Assim, você pode montar sua equipe de acordo com suas preferências e de acordo com o projeto.
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Tudo dentro do planejado
As plantas são a base do seu projeto. Não apenas na vida real, mas também digitalmente em nosso aplicativo. Com nossa ferramenta, você as tem sempre à mão, mesmo sem acesso à internet, no seu bolso.
Há uma grande variedade de maneiras de organizar seu projeto e de definir exatamente o que você considera um plano adequado. Com nossa estrutura simples de pastas, você pode armazenar seus planos de forma lógica ao longo de todo o ciclo de vida do edifício.
24 horas por dia, 7 dias por semana, online e offline
Do escritório diretamente para o canteiro de obras — acessível em apenas alguns segundos. Com nossa versão offline, você pode acessar e editar suas plantas mesmo sem conexão com a internet. Assim, você não fica prejudicado por problemas de sinal.
Tudo pode ser um plano
Não fazemos distinção entre planta de construção e foto. Essa funcionalidade oferece a você possibilidades totalmente novas e ajuda a utilizar com facilidade plantas baixas, plantas de fachada, plantas de acabamento, plantas de instalação ou plantas do terreno. Não importa a perspectiva ou o tamanho. Sempre seguindo o mesmo princípio.
Disponível rapidamente
As plantas podem ser enviadas nos formatos .pdf, .jpg, .webp e .png. Para garantir um fluxo de trabalho ideal, convertemos suas plantas para o formato .jpg. Isso reduz o tempo de carregamento em 99% e o arquivo fica disponível imediatamente. Ao exportar o arquivo, ele é automaticamente convertido de volta ao formato original.
Trabalhar com versões
É justamente na fase inicial de um projeto que os planos e as circunstâncias mudam. Para que o trabalho realizado até o momento possa continuar sendo utilizado, oferecemos a função de revisão. Novos planos podem ser facilmente enviados e substituem o plano existente — com apenas um clique.
Documentado de forma transparente
Para garantir uma documentação transparente, há diversos recursos de segurança relacionados aos nossos projetos. Além disso, a partir da versão 8 do projeto, é possível voltar à versão 7.
- Histórico de versões
- Histórico de alterações
- Data de criação
- Pessoa responsável
- Notificação sobre novos planos
- Sem função de exclusão
É só compartilhar
A função de exportação do plano reúne o plano básico com todas as suas tarefas, informações, documentos e materiais gráficos, servindo, assim, como arquivo ou base para reuniões. Como modelo de projeto, seu projeto de destaque também pode ser utilizado como base para muitos outros projetos.
Planos na prática
Para ter uma ideia melhor do dia a dia com o docu tools, reunimos aqui alguns casos de uso de nossos clientes:
Pins e tarefas
No docu tools, tudo gira em torno do marcador. Ele serve como âncora e é responsável pela localização no seu mapa. Os marcadores oferecem inúmeras possibilidades de documentação e colaboração. Assim que um marcador é colocado, ele pode ser associado a um título, uma descrição e diversos arquivos de mídia. Acima de tudo, a função de tarefas é uma ferramenta útil para a colaboração digital dentro do projeto.
Variedade de ícones de alfinetes e indicadores de tarefas
No docu tools, os pinos desempenham um papel fundamental e podem ser facilmente diferenciados não apenas pela cor, que corresponde à categoria selecionada, mas também pelos ícones.
O andamento das tarefas em um pin resulta em diversos símbolos e indicadores. Aqui está uma lista dos ícones de pin possíveis:
Pin sem tarefas
Pin com uma ou mais tarefas pendentes
Pin com uma tarefa atrasada
Pin com uma tarefa rejeitada
Todas as tarefas do Pin estão marcadas como concluídas
O PIN está inativo
O Pin está fechado
Versátil
Para garantir uma documentação completa, também é possível adicionar ao pin esboços, notas de voz, arquivos, fotos e vídeos ou campos personalizados. Nossos pins se adaptam com flexibilidade às suas necessidades.
Tarefas
As tarefas definidas anteriormente podem receber um prazo e ser atribuídas às pessoas responsáveis. É possível criar várias tarefas por PIN. As alterações são comunicadas automaticamente por meio de notificações push.
Do lado seguro
Para incorporar alguns recursos de segurança também neste caso, os PINs definidos anteriormente não podem ser excluídos. No entanto, os PINs desnecessários podem ser desativados. Além disso, o histórico de PINs oferece uma visão abrangente das alterações realizadas nos PINs.
Personalizado
Com nossos campos personalizados, você pode preencher seu pin com funções adicionais e dados relevantes para você (por exemplo, número, data, hora, controle deslizante etc.). Com a ajuda de nossas tags, você pode filtrar de forma rápida e fácil diferentes pins em todo o seu projeto. Posteriormente, todas essas entradas podem ser geradas como um relatório com apenas um clique.
Sugestões
Para que você possa trabalhar com eficiência, também equipamos nossos campos com funções de sugestão. Títulos ou textos mais comuns são sugeridos automaticamente na seção “textos usados recentemente” e podem ser inseridos com apenas um clique. Dessa forma, você não só trabalha mais rápido, como também garante uma comunicação e uma padronização de títulos consistentes. O modelo de pin também é uma ferramenta útil nesse sentido.
Pins na prática
Para ter uma ideia melhor do dia a dia com o docu tools, reunimos aqui alguns casos de uso de nossos clientes:
Campos de PIN personalizados na prática
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Tarefas
Nossos pinos são o ponto de partida para uma gestão abrangente de tarefas. Os pinos definidos anteriormente podem receber inúmeras tarefas, que não só têm conteúdos diferentes, mas também podem ser atribuídas a diferentes pessoas.
Notificações
Com a função de notificações, você fica sempre por dentro de tudo. Seja sobre alterações nas tarefas, novos planos ou outras atualizações.
É possível escolher diferentes intervalos de tempo. Nossa configuração “Regular” é particularmente popular, pois envia por e-mail um resumo das últimas 24 horas antes do início do expediente.
Tarefas externas
Essa função é especialmente relevante para a funcionalidade gratuita de subcontratados do Relevant. As pessoas convidadas podem ver apenas as tarefas que lhes foram atribuídas. Para que também seja possível trabalhar offline, esses pins pendentes podem ser exportados como um relatório. Posteriormente, elas podem ser registradas pelas pessoas responsáveis no docu tools após a conclusão.
A versão digital também oferece a possibilidade de adicionar fotos como comprovante de conclusão da tarefa.
Processamento em massa
Para poder combinar Pins semelhantes (incluindo tarefas) sem alterar sua localização, introduzimos a função de agrupamento. Com isso, oferecemos não apenas uma visão geral dos Pins relacionados e de suas tarefas, mas também uma função de processamento em massa. O exemplo a seguir ilustra essa função:
O coordenador de proteção contra incêndios abre a planta baixa do prédio e filtra-a de acordo com os marcadores de “detectores de incêndio” localizados nela. Ele vê, de relance, quantos detectores de incêndio existem no prédio e onde eles estão. Por meio do processamento em massa, ele pode atribuir a todos esses marcadores, de uma só vez, uma nova tarefa intitulada “Verificação de detectores de incêndio”, com o prazo desejado e a pessoa responsável. De forma rápida e descomplicada, sem esquecer nenhum detector de incêndio.
Relatórios
O sistema de relatórios do docu tools, baseado no MS Word ou no Excel, se adapta com flexibilidade às suas necessidades diárias. Os modelos existentes podem continuar sendo utilizados, sem a necessidade de recriá-los laboriosamente no sistema. Dessa forma, você não só garante uma documentação padronizada, como também pode exportar relatórios com o design de sua preferência.
Totalmente personalizável
O sistema de relatórios do docu tools baseia-se em espaços reservados, que podem ser preenchidos conforme desejado e, por fim, exportados como um relatório. Todos os campos (inclusive os definidos pelo usuário) que você preencher no software docu tools podem ser lidos e exportados para o seu relatório. Você também pode criar uma folha de rosto e um índice personalizados. Os relatórios podem ser gerados não apenas em PDF*, mas também em outros idiomas, permitindo que você supere barreiras linguísticas com facilidade.
*possível apenas para modelos do Word
É só compartilhar
A função integrada de compartilhamento permite que você distribua rapidamente sua documentação por e-mail ou link, inclusive para colegas externos. A assinatura digital diretamente no tablet possibilita um processo descomplicado, sem o uso de papel.
Relatórios na prática
Para ter uma ideia melhor do dia a dia com o docu tools, reunimos aqui alguns exemplos de nossos clientes:
Relatório de falhas de acordo com a VOB
Protocolo de recebimento
Relatório de danos
Relatório de inspeção de proteção contra incêndios
Diário da construção
Relatório de visita
Ata da reunião
Avaliação do desempenho (técnico)
Documentação fotográfica
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Colaboração
O docu tools simplifica a colaboração entre todos os envolvidos. De forma digital e com total transparência e rastreabilidade. As tarefas previamente definidas podem ser atribuídas a usuários internos ou a subcontratados externos. Para atender melhor às necessidades individuais, foram definidas diferentes funções e permissões. Assim, você pode montar sua equipe de acordo com suas preferências e de acordo com o projeto.
Sabemos que a realidade não se limita ao mundo digital
É exatamente por isso que integramos funcionalidades híbridas em nosso software, que conectam de maneira ideal o mundo analógico ao digital, simplificando assim o processo para todos os envolvidos. Isso vale também para os participantes do projeto que não possuem licença do docu tools ou acesso ao software.
Pessoas sem acesso ao docu tools ou sem endereço de e-mail próprio
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Colocar o marcador no mapa
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Definir tarefas
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Atribuir tarefas à equipe do projeto
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Exportar e imprimir tarefas como relatório
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Tarefas de edição por usuários externos
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Notificar a conclusão
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Os funcionários internos marcam as tarefas como “concluídas”
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Notificação: verificar tarefa
Pessoas com endereço de e-mail próprio
-
Colocar o marcador no mapa
-
Definir tarefas
-
Atribuir tarefas à equipe do projeto
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A tarefa está sendo processada
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Marcar a tarefa como “concluída”
-
Notificação: verificar tarefa
Hardware ideal
Trabalhar com membros, equipes e contatos. Para as pessoas envolvidas que não possuem endereço de e-mail, mas às quais ainda assim devem ser atribuídas tarefas, existe a função de contato. Essas pessoas podem então ser cadastradas no sistema e receber as tarefas atribuídas na forma de um relatório impresso para processamento. Isso se mostrou uma solução alternativa extremamente relevante para empresas externas. O docu tools pode, assim, viabilizar um modelo de trabalho híbrido.
Para garantir o melhor desempenho, testamos inúmeros dispositivos e plataformas; podemos recomendar os seguintes com toda a confiança:
grande capacidade de armazenamento interno
processadores rápidos
boas câmeras
Tablets
Para aproveitar ao máximo nosso aplicativo, recomendamos os seguintes tablets:
- iPad (modelo padrão) – o dispositivo multifuncional ideal para o dia a dia no canteiro de obras
- iPad Pro e iPad mini – para quem precisa de mais potência ou do flash
- Samsung Galaxy Tab S – uma alternativa potente ao Android
Smartphone
Para aproveitar ao máximo nosso aplicativo, recomendamos os seguintes smartphones:
- iPhone (última geração e, no máximo, duas versões anteriores)
- Modelos emblemáticos da Samsung
- Nothing Phone
Todos os dispositivos devem ser sempre utilizados com a versão mais recente do sistema operacional. Para que o aplicativo docu tools funcione também no modo offline, é necessário que haja memória disponível suficiente. Por isso, recomendamos dispositivos com pelo menos 128 GB de memória interna.
Plataformas e segurança no trabalho
iPad
iPhone
Tablet
Smartphone
Superfície
Seus dados estão protegidos no Google por medidas de segurança líderes do setor. Como o docu tools é uma ferramenta baseada na nuvem, não é necessário armazenar arquivos localmente. Dessa forma, você minimiza o risco à segurança dos seus dispositivos.
Todos os dados estão protegidos na AWS
apenas na região de Frankfurt
Em conformidade com o RGPD
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Comece imediatamente graças aos modelos
Você pode escolher entre uma grande variedade de modelos profissionais, como, por exemplo, para resumos ou planos de projeto. Assim, fica mais fácil começar.
Diário da construção
Notificação de defeito
