دراسة حالة: خطة نوردويست

تنزيل المقال

بقلم ساندرا شيك، العلامات: دراسة حالة، قصص نجاح من واقع الممارسة

لقد تمكنا من حل المشكلة بفضل docu tools. أصبحت المعلومات شفافة ومتاحة في أي وقت ومحددة الموقع بشكل واضح. وهذا يوفر علينا عددًا لا يحصى من الاستفسارات وجولات التنسيق.

التخطيط الرقمي: كيف تعيد شركة NordWest Plan تنظيم العمل اليومي في مواقع البناء باستخدام أدوات docu

"لقد تمكنا من حل المشكلة بفضل docu tools. أصبحت المعلومات شفافة ومتاحة في أي وقت ومحددة الموقع بشكل واضح. وهذا يوفر علينا عددًا لا يحصى من الاستفسارات وجولات التنسيق."

– ستيفان شتاين، المدير التنفيذي لشركة NordWest Plan، وخبير معتمد من الجهات الرسمية ومقسم اليمين في مجال تكنولوجيا التكييف والتهوية.

ملخص تنفيذي: بنية رقمية للمشاريع المعقدة

تُعد «نوردويست بلان» واحدة من أكبر مكاتب الهندسة المعمارية في منطقة شمال ألمانيا في مجالات التدفئة والتهوية والصرف الصحي والطاقة. تأسست الشركة في عام 2005، وهي مسجلة كشركة منذ عام 2007. وقد نشأت عن اندماج ثلاثة مكاتب هندسية كانت تربطها مشروع ضخم مشترك. اليوم، يعمل 35 موظفًا بالإضافة إلى متخصصين خارجيين على مشاريع بناء بمختلف الأحجام، من العيادات والمدارس وصولاً إلى المنشآت الصناعية. في عام 2019، قررت الشركة رقمنة جميع العمليات واستخدام docu tools. ساهمت سهولة الاستخدام والهيكل الواضح وقاعدة البيانات المستقرة في تبسيط إدارة العيوب وتوزيع المهام والتواصل بشأن المشاريع بشكل كبير. واليوم، تستفيد الفرق الداخلية والشركاء الخارجيون من عمليات أكثر كفاءة ومعلومات شفافة وتوفير كبير في الوقت.

مزيد من السرعة والشفافية في موقع البناء

في عام 2019، قامت شركة NordWest Plan برقمنة جميع أساليب عملها بشكل شامل. ومنذ ذلك الحين، أصبح برنامج docu tools العمود الفقري لأعمال المشاريع اليومية، حيث يتولى إدارة العمليات الأساسية بدءًا من التوثيق مرورًا بإدارة العيوب وصولاً إلى عمليات التسليم وتوزيع المهام. وبفضل هذا النهج الرقمي، تمكنت NordWest Plan من زيادة الكفاءة وتسريع العمليات وتحسين التعاون في مواقع البناء بشكل ملحوظ.  

 "السرعة مذهلة، حتى عند التعامل مع كميات كبيرة من البيانات. نحن نوفر حوالي 30 إلى 40 في المائة من الوقت مقارنةً بالماضي"، يؤكد نيلس هارمز، مدير المشروع في شركة NordWest Plan.

"في الماضي، كان يتم تدوين شيء ما على الخريطة، وبعد شهرين لم يعد أحد يعرف أين يقع المكان بالضبط أو ما المقصود"، يتذكر ستيفان شتاين، المدير التنفيذي لشركة NordWest Plan. مع docu tools، أصبحت مثل هذه الغموضيات شيئًا من الماضي. يتم تحديد مواقع الصور مباشرةً عبر علامات على الخرائط الرقمية، وتخصيصها تلقائيًا للتقارير وأرشفتها. وهذا يوفر الوقت، ويجنب الاستفسارات، ويجعل العمليات قابلة للتتبع.  حيث كان يسود في الماضي الفوضى في الأوراق وفوضى البريد الإلكتروني، أصبح اليوم هناك عملية رقمية منظمة.

يقول شتيفان شتاين: «لقد حللنا المشكلة بفضل docu tools. أصبحت المعلومات شفافة ومتاحة في أي وقت ومحددة الموقع بشكل واضح. وهذا يوفر علينا عددًا لا يحصى من الاستفسارات وجلسات التنسيق».

الآيباد بدلاً من الورق

قبل انتشار الجائحة، كانت شركة NordWest Plan قد وضعت خطة واضحة للتحول الرقمي. فقد تم التخلي عن الورق، وتوحيد الإجراءات، وأصبحت مؤتمرات الفيديو جزءًا من روتين العمل اليومي. وبدأت هذه الخطوة عندما استخدم ستيفان شتاين جهاز آيباد مع قلم رقمي لرسم المخططات وتدوين الملاحظات رقميًا في موقع البناء. يقول ستيفان شتاين: «كنا في ذلك الوقت نُعتبر غريبين الأطوار بوجودنا في موقع البناء حاملين أجهزة الآيباد. أما اليوم، فقد أصبح ذلك أمرًا عاديًا».

بعد اختبار عدة حلول، وقع الاختيار بالإجماع على docu tools. وقد نالت هذه البرمجية إعجاب الجميع بفضل سهولة استخدامها وسرعتها وبنيتها الواضحة.

«يتم تزويد جميع الموظفين اليوم بأجهزة iPad، ويتم توثيق المهام والمشاكل وإبلاغها مباشرةً في الموقع، كما يتم إنشاء التقارير تلقائيًّا»، كما يصف نيلس هارمز.

عمليات تسليم فعالة وتقارير فنية متوافقة مع القانون بضغطة زر واحدة

يلعب البرنامج دورًا محوريًا في عمليات التسليم والتقييم. يستخدم شتيفان شتاين برنامج docu tools أيضًا في عمله بصفته خبيرًا معتمدًا ومحلفًا في مجال تكنولوجيا التكييف والتهوية. "خاصة عند عمليات التسليم في المنشآت الخارجية، أستطيع أن أسترشد بمجرد نظرة واحدة. أرى بالضبط أين يقع كل شيء، وتكون الصور وجميع البيانات في متناول يدي"، يوضح شتاين. وبالتعاون مع فريق docu tools، تم تطوير نماذج وجداول خاصة لعمليات التسليم، مما يسرع العمل بشكل إضافي ويضمن سلامته من الناحية القانونية. يتم تخزين البيانات على خوادم محمية ضد التلاعب، ويتم توثيق عمليات التسليم بطريقة مضمونة ضد التزوير.

مسار واضح نحو المستقبل

تعمل شركة NordWest Plan اليوم بشكل خالٍ تمامًا من الأوراق. يقول شتيفان شتاين: «جميع المشاريع متوفرة لديّ في أي وقت على جهاز iPad الخاص بي. لا ملفات، ولا أوراق. يمكنني العمل من أي مكان، وهذا ما يجعلنا سريعين ومحترفين». لم يؤد التحول إلى العمليات الرقمية إلى زيادة الكفاءة فحسب، بل عزز أيضًا مكانة الشركة كشريك حديث وقادر على مواكبة المستقبل. أصبحت العمليات أكثر وضوحًا، والقرارات أسرع، والتعاون مع جميع الأطراف المعنية أكثر سلاسة. "من لا يستخدم docu tools، لا يعمل بطريقة عصرية"، هكذا لخص نيلس هارمز الأمر في ختام حديثه.

نبذة عن NordWest Plan

NordWest Plan هي شركة هندسية مستقلة متخصصة في تخطيط وإدارة المرافق التقنية للمباني في القطاع العام والصناعة والقطاع الخاص. يقع مقر الشركة في بريمن، وتضم حوالي 35 موظفًا وموظفة، كما تتعاون مع شبكة من الشركاء الخارجيين ذوي الخبرة. وتشمل خدماتها مجموعة واسعة من المجالات، بدءًا من التخطيط التقليدي مرورًا بتحليلات كفاءة الطاقة وصولاً إلى إعداد التقارير الفنية. تعمل NordWest Plan بشكل رقمي بالكامل، وتعتمد بنجاح منذ سنوات على برنامج docu tools.

الميزات الأكثر استخدامًا في docu tools

• التحكم في المهام
• إعداد التقارير
• استدعاء الخطة
• تسجيل الرقم السري
• صيانة الوثائق

أرقام وبيانات وحقائق عن المشروع: