دراسة حالة: شركة theapro GmbH

تنزيل المقال

بقلم ساندرا شيك، الوسوم: دراسة حالة، قصص نجاح من واقع الممارسة، النقابة

منذ أن بدأتُ في استخدام «docu tools»، لم أعد مضطرًا للتجول في موقع البناء حاملاً لوحًا للكتابة وجداول «إكسل» مطبوعة.

ملخص تنفيذي

تعد شركة «theapro»، بفضل خبرتها التي تمتد على مدى 35 عامًا، شريكًا موثوقًا به في مجال التخطيط والاستشارات للمشاريع المعمارية الثقافية المعقدة في منطقة ألمانيا وسويسرا وألمانيا (DACH). وقد كان إجراء جرد الحالة الراهنة وتوثيق العيوب في السنوات الأخيرة يتم في الغالب يدويًّا باستخدام لوحات التثبيت وجداول «إكسل». ورغم التقاط الصور في الموقع، إلا أنه لم يعد بالإمكان تحديد مواقعها بدقة لاحقًا من قبل أشخاص خارجيين. وبفضل docu tools، لم يقتصر الأمر على ترسيخ وتحسين العمل التعاوني عبر جميع مراحل المشروع وبين جميع المشاركين فيه فحسب، بل تمكنوا أيضًا من إدخال نظام توثيق شفاف وواضح لمشاريعهم.

نبذة عن theapro

تتمتع شركة «theapro»، بفضل خبرتها التي تمتد على مدى 35 عامًا، بخبرة واسعة في مجال التخطيط الشامل والاستشارات المتعلقة بتقنيات تنظيم الفعاليات في المباني الثقافية. وتجمع «theapro» بين خبرتها التي تمتد على مدى 35 عامًا والابتكار، لتتمكن من تقديم خدمات مثالية لمختلف أنواع المباني الثقافية، مثل دور الأوبرا والمسارح، فضلاً عن الجامعات ومراكز المؤتمرات. تتمثل مهمة شركة theapro في تطوير مباني فعالات عالية الأداء وفعالة من حيث التكلفة بمختلف التوجهات. وبناءً على ذلك، يتمتع خبراء شركة theapro بالخبرة الفنية في مجالات تقنيات الصوت والوسائط، وتقنيات المسرح والإضاءة، وقاعات العروض المؤقتة، والمسح والنمذجة ثلاثية الأبعاد، والصوتيات المكانية والإنشائية، وهندسة المسرح، والأعمال التصميمية. ومن بين أشهر مشاريعها، على سبيل المثال لا الحصر، تجديد مسارح «بühnen Köln» ومسرح «Staatstheater Darmstadt» الحكومي، وبناء مبنى «BMW Welt» الجديد في ميونيخ.

• عدد المشاريع التي تم إنشاؤها: 24
• عدد المخططات التي تمت رقمنتها: 480
• عدد الدبابيس الموضوعة: 3,583
• عدد الصور الملتقطة: 4,043
• عدد المهام التي تم إنشاؤها: 3,037
  
  

طرح المشكلة

تعمل شركة «theapro» كمخطط ومستشار في المشاريع عبر مختلف التخصصات ومراحل البناء. وقد واجهت الشركة تحديًا كبيرًا، لا سيما في مجال توثيق الحالة الراهنة، وتحديد العيوب، والأعمال المتبقية. ولم يكن أمام توماس سميث، مصمم الإضاءة في مجال إضاءة المسرح وأحد أقدم الموظفين في «theapro»، سوى خيار واحد لتوثيق العيوب. فكان يتحقق من الوضع الحالي في مواقع البناء المختلفة ويوثقه يدويًّا باستخدام لوح ملاحظات وجدول Excel مطبوع. وبعد الانتهاء من الجولة التفقدية، كان يتم إدخال العشرات من العيوب بدقة في جدول Excel الموجود على الكمبيوتر وإضافتها لاحقًا. وكانت عملية التوثيق والمعالجة الرقمية تمتد عبر عدة مراحل. كان من بين التحديات الأخرى الوظائف المحدودة لبرنامج Microsoft Excel. فقبل بضع سنوات، كان من المستحيل تمامًا العمل بشكل مشترك على ملف موجود وإدارته. وأدى ذلك إلى وجود عدد لا يحصى من المستندات والجداول المختلفة، التي تم ملؤها بطرق متنوعة، وبالتالي احتوت على معلومات متباينة. وكانت النتيجة مستوى معرفة غير موحد وعرضة للأخطاء بين جميع المشاركين في المشروع. ثم كانت هذه المستندات تُطبع وتُراجع وتُضاف يدويًّا مرة أخرى إلى ملف Excel استعدادًا لزيارة موقع البناء التالية. ونظرًا لأن توماس سميث كان مسؤولًا بمفرده عن هذه الوثائق في ذلك الوقت، فلم يكن من الممكن فعليًّا حدوث أي فقدان ملموس للبيانات، إلا أن الوقت المستغرق كان هائلاً واتسمت العملية بعبء عمل إضافي غير ضروري.

كما واجهنا بعض العقبات في مجال التوثيق الفوتوغرافي. تم التقاط الصور مباشرة في مواقع البناء ثم حفظها في المجلدات المخصصة لها. بعد ذلك، أُدرجت هذه الصور في جدول Excel بنسخة مصغرة للغاية. لكن المشكلة في ذلك كانت أن الصور لم تكن واضحة بما يكفي بهذا الحجم، كما لم يتمكن الأشخاص الذين لم يلتقطوا الصور بأنفسهم من تحديد مصدرها. كما تسبب الحجم الهائل لملف جدول Excel هذا في مشاكل أيضًا. لذا كان لا بد من إيجاد طريقة جديدة للتوثيق الرقمي.

الحل

تُستخدم «docu tools» في شركة «theapro» منذ عام 2019 بشكل أساسي لإدارة العيوب وإجراء الجرد من خلال التوثيق بالصور، وذلك في مختلف أقسام الشركة بدءًا من إدارة الإنشاءات وإدارة المشاريع والمساعدة وصولاً إلى الهندسة التنفيذية. وتجدر الإشارة إلى أن «theapro» هي إحدى الشركات القليلة المتخصصة في إدارة المشاريع التي لا يقتصر دور مهندسيها الداخليين على تخطيط المشاريع فحسب، بل يمتد إلى الإشراف عليها طوال مرحلة البناء بأكملها.

كان دمج البرنامج أمرًا سهلاً بالنسبة لفريق المشروع، ويرجع الفضل في ذلك بشكل أساسي إلى واجهة المستخدم البديهية. ووفقًا لفرانزيسكا جاير-جينستربلوم، مساعدة المشروع في شركة «theapro»، فإن برنامج «docu tools» لا يغرق المستخدم في التفاصيل، ومع ذلك فهو مفصل بما يكفي ليتيح العمل به بطريقة مخصصة للغاية. وبذلك، تمكن الفريق في بعض الأحيان من استكشاف البرنامج بنفسه دون الحاجة إلى تدريبات، وإنشاء الخطط والفئات والعلامات داخل البرنامج بطريقة بديهية.

تتيح «docu tools» تجميع الخبرات الفنية وإبقائها متاحة بشكل شفاف طوال مدة المشروع. وفي المشاريع التي تعملون فيها كمخططين عامين، تُستخدم البرمجية أيضًا لمراقبة الأعمال التمهيدية. فعلى سبيل المثال، في مجال تخطيط الشقوق والفتحات، تمكنتم من تحديد موقع كل فتحة مباشرةً على المخطط باستخدام «دبابيس»، ومن ثم التحقق بعد التنفيذ مما إذا كانت قد نُفِّذت بالحجم الصحيح وفي المواقع الصحيحة.

وبالمثل، فإن تحديد الموقع المباشر للمواد المصورة يمثل دعماً كبيراً للعمل التعاوني. فبواسطة «docu tools»، يمكن لجميع المشاركين في المشروع تصنيف الصور بسهولة ودون الحاجة إلى معرفة مسبقة، وبالتالي مواصلة تنفيذ المشروع حتى في حالات المرض. فقد أصبحت المعرفة الفنية مجمعة في التطبيق ولم تعد مقصورة على الموظفين الأفراد.

إلا أن هناك عقبة واجهت التعاون مع المقاولين من الباطن؛ فقد أبدوا في البداية مقاومة لاستخدام أداة إضافية. ولربط العالم الرقمي بالعالم غير الرقمي في هذا الصدد، قام توماس سميث بطباعة حوالي 280 عيبًا كملفات PDF مباشرةً داخل التطبيق باستخدام وظيفة إعداد التقارير، ثم سلمها في مجلد إلى المقاول من الباطن. كان من المفترض الآن معالجة صفحات ملف PDF الفردية، وتزويدها بالتاريخ والختم والتوقيع، ثم إعادتها إلى theapro. وبعد فترة وجيزة، قرر مدير مشروع المقاول من الباطن، لتسهيل الأمور، استخدام وظيفة المقاولين من الباطن المجانية في docu tools، وقام بمعالجة العيوب مباشرةً داخل التطبيق. وأصبحوا الآن مستخدمين متحمسين لـ docu tools، وقد اقتنعوا بزيادة الكفاءة التي توفرها هذه الأداة.

يمكن الآن إرسال تقرير يومي محدث يتضمن جميع المعلومات والمهام المعلقة إلى الجهات الموكلة والمقاولين من الباطن بضغطة زر واحدة فقط. يتم إرسال تقارير العمل الأسبوعية إلى الشركات المكلفة عبر وظيفة إعداد التقارير، ويمكن عرضها بصريًّا وإدارتها تنظيميًّا مباشرةً داخل التطبيق. تعتمد جميع الاتصالات مع صاحب المشروع على docu tools، وتقدم نظرة عامة على الحالة الحالية للمشروع.

أدرك المقاولون من الباطن، الذين كانوا في البداية متشككين إلى حد ما تجاه البرنامج، مزايا «docu tools» مع تقدم المشروع، ورحبوا بشدة بالتقارير التي تم إعدادها (وإن كانت لا تزال في بعض الأحيان في شكل ورقي). وكان الاستخدام المجاني للتطبيق مفيدًا بشكل خاص للمقاولين من الباطن.

الخاتمة

يُستخدم برنامج «docu tools» منذ أربع سنوات الآن في الشركة عبر جميع مراحل المشاريع كبرنامج للإشراف على البناء في العديد من المشاريع البارزة، مثل مسرح «ثاليا» في هامبورغ (جرد الحالة الراهنة)، ومسرح «شتادتهيتر» في لاندشوت (جرد الحالة الراهنة)، ومسرح «كامرسبيل» في ميونيخ (توثيق الحماية من الحرائق)، والمسرح المؤقت للمسرح الوطني في مانهايم (الإشراف على البناء). وقد أصبح هذا البرنامج، الذي تم دمجه في شركة «ثيابرو» في البداية لأسباب تتعلق بالكفاءة والجدوى الاقتصادية فقط، جزءًا أساسيًا من العمل اليومي. وأصبح جميع الموظفين الآن مقتنعين بجودة البرنامج لدرجة أنه أصبح إلزاميًا استخدامه كبرنامج توثيق في المشاريع الجديدة.

يتميز استخدام أدوات docu tools في مشاريع theapro بالجوانب الإيجابية التالية:

• توفير هائل للوقت
• لا مزيد من العمليات غير الضرورية متعددة المراحل -> يكفي إدخال التغييرات مرة واحدة فقط، وبذلك يتم تطبيقها في كل مكان
• توثيق شفاف (حجج مقنعة لا تؤدي إلى مناقشات لا داعي لها)
• مستوى معرفي موحد داخل الفريق
• العمل التعاوني مع المقاولين من الباطن

أغراض الاستخدام

يستخدم theapro أدوات docu tools بشكل شامل في جميع مراحل المشروع، ويمكنه تجميع هذه المحتويات في docu tools. وبذلك، يمكن لشركة «Bühnen Köln» دمج مجالات «تقنيات المسرح والإضاءة» و«تقنيات الوسائط» في قسم «العيوب» بسهولة وسرعة، وتصدير تقرير مشروع كامل يتضمن جميع المهام المعلقة. وبذلك، لا يقتصر الأمر على إنشاء تقارير فردية مفصلة لكل مجال على حدة فحسب، بل يمكن أيضًا إنشاء تقرير عام عن حالة المشروع.

تستخدم «theapro» برنامج التوثيق بشكل أساسي في المهام التالية:

• نظام إعداد التقارير للمشاركين في المشروع داخليًّا وخارجيًّا
• تقييم حالة المشروع
• إدارة الواجهات (على سبيل المثال في مجال الحماية من الحرائق)
• توثيق العيوب والأعمال المتبقية
• مختلف الأنشطة الإدارية التي يمكن تجميعها في البرنامج

• تقارير العمل الأسبوعية للشركات المكلفة
• توثيق شفاف بين جميع الأطراف المعنية – يمكن الاطلاع عليه عبر الإنترنت وفي أي مكان وفي أي وقت
• توثيق مصور لمراحل البناء المختلفة (مقارنة بين الحالة السابقة والحالة اللاحقة)

الاقتباس

"منذ أن بدأتُ استخدام docu tools، لم أعد مضطرًا للتجول في موقع البناء حاملاً لوحًا للكتابة وجدول Excel مطبوعًا."
توماس سميث، مصمم إضاءة في مجال إضاءة المسرح، theapro

“docu tools هو بمثابة Google Maps لإدارة المشاريع الإنشائية.“
فرانزيسكا جاير-جينستربلوم، مساعدة مشروع في theapro

الميزات الأربع الأكثر استخدامًا

• إنشاء تقرير بضغطة زر واحدة
• تحديد الموقع المباشر
• وظيفة التصفية الخاصة بالدبابيس
• مجموعات البيانات/إنشاء المجموعات من أجل وظيفة التصفية
• تصميمات جديدة للصور (تحسين الوظائف، وتعد الكلمات المفتاحية والعلامات مفيدة)

نبذة عن الأشخاص الذين تمت مقابلتهم

يتولى توماس سميث منذ عام 2004 منصب مصمم الإضاءة المسؤول عن مجال إضاءة المسرح، وقد أشرف بالفعل على العديد من المشاريع البارزة. ونظرًا لعمله لسنوات عديدة في مجال إضاءة المسرح، فإنه قادر بشكل خاص على تجسيد وجهة نظر المستخدم بشكل جيد، وبالتالي الاستجابة لمتطلبات المشروع بشكل أفضل وتقديم مساهمات قيّمة في مرحلة التخطيط. ومنذ ما يقرب من عامين ونصف، تدعمه فرانزيسكا جاير-جينستربلوم، التي انتقلت إلى هذا المجال من مجال آخر، في منصب مساعدة مشاريع.

تتولى لويزا غلوك مسؤولية الاتصالات المؤسسية، وتشرف في هذا الإطار على مجال الصورة العامة للشركة وعلى العديد من مشاريع الاتصالات الداخلية.