الانتقال إلى محتوى الصفحة

دراسة حالة: شركة theapro GmbH

تنزيل المقال
بقلم ساندرا شيك، العلامات: دراسة حالة، قصص نجاح من واقع الممارسة، نقابة عمالية
فريق theapro يوثق مسار الكابلات باستخدام تطبيق docu tools في أحد مواقع البناء
شعار شركة theapro – المتخصصة في تكنولوجيا وتخطيط الفعاليات

منذ أن بدأتُ في استخدام docu tools، لم أعد مضطرًا للتجول في موقع البناء حاملًا لوحًا للكتابة وجداول Excel مطبوعة.

توماس سميث

مصمم إضاءة، شركة theapro GmbH

ملخص تنفيذي

تعد شركة theapro، بفضل خبرتها التي تمتد على مدى 35 عامًا، شريكًا موثوقًا به في مجال التخطيط والاستشارات للمشاريع المعمارية الثقافية المعقدة في منطقة ألمانيا والنمسا وسويسرا. وقد كان إجراء الجرد وتوثيق العيوب يتم في السنوات الماضية بشكل يدوي في الغالب باستخدام لوحات الكتابة وجداول Excel. ورغم التقاط الصور في الموقع، إلا أنه لم يعد بالإمكان تحديد مواقعها بشكل مباشر لاحقًا من قبل أشخاص خارجيين. وبفضل docu tools، لم يتمكنوا فقط من إرساء وتحسين العمل التعاوني عبر جميع مراحل المشروع والمشاركين فيه، بل تمكنوا أيضًا من إدخال توثيق شفاف وواضح لمشاريعهم.

نبذة عن theapro

تتمتع شركة theapro، بفضل خبرتها التي تمتد على مدى 35 عامًا، بخبرة واسعة في مجال التخطيط الشامل والاستشارات المتعلقة بتقنيات تنظيم الفعاليات في المباني الثقافية. وتجمع theapro بين خبرتها التي تمتد على مدى 35 عامًا والابتكار، لتتمكن من تقديم خدمات متميزة لمختلف أنواع المباني الثقافية، مثل دور الأوبرا والمسارح، فضلاً عن الجامعات ومراكز المؤتمرات. تتمثل مهمة theapro في تطوير مباني فعالات عالية الأداء وفعالة من حيث التكلفة بمختلف التوجهات. وبناءً على ذلك، يتمتع خبراء theapro بالخبرة الفنية في مجالات تقنيات الصوت والوسائط، وتقنيات المسرح والإضاءة، والمسارح المؤقتة، والمسح والنمذجة ثلاثية الأبعاد، وصوتيات الغرف والمباني، وهندسة المسارح، والأعمال التصميمية. من بين أشهر المشاريع التي نفذتها الشركة تجديد مسارح كولونيا والمسرح الوطني في دارمشتات، بالإضافة إلى بناء مبنى BMW Welt الجديد في ميونيخ.

المشكلة

تقوم شركة theapro بدور المخطط والمستشار في المشاريع التي تشمل مختلف التخصصات ومراحل البناء. وقد واجهت الشركة تحديًا كبيرًا لا سيما في مجال توثيق الحالة الراهنة، وتسجيل العيوب، والأعمال المتبقية. لم يكن أمام توماس سميث، مصمم الإضاءة في مجال إضاءة المسرح وأحد أقدم الموظفين في theapro، سوى خيار واحد لتوثيق العيوب. فقد كان يتحقق من الوضع الحالي في مواقع البناء المختلفة ويوثقه يدويًا باستخدام لوح ملاحظات وجداول Excel مطبوعة. وبعد الانتهاء من الجولة التفقدية، كان يتم إدخال العيوب العديدة بدقة في جدول Excel الموجود على الكمبيوتر وإضافتها لاحقًا. وكان التوثيق والمعالجة الرقمية يمتدان عبر عملية متعددة المراحل. كان التحدي الآخر هو الوظائف المحدودة لبرنامج Microsoft Excel. قبل بضع سنوات، كان من المستحيل ببساطة العمل بشكل مشترك على ملف موجود وإدارته. أدى ذلك إلى وجود عشرات المستندات والجداول المختلفة، التي تم ملؤها بطرق مختلفة وبالتالي احتوت على معلومات مختلفة. وكانت النتيجة مستوى معرفة غير موحد وعرضة للأخطاء بين جميع المشاركين في المشروع. ثم تم طباعة هذه المستندات لفحصها وإدخالها يدويًا مرة أخرى في ملف Excel استعدادًا لزيارة موقع البناء التالية. ونظرًا لأن توماس سميث كان مسؤولاً وحده عن هذه الوثائق في ذلك الوقت، لم يكن من الممكن فعليًا حدوث فقدان ملموس للبيانات، ولكن الوقت المستغرق كان هائلاً واتسمت العملية بعبء عمل إضافي غير ضروري.

كما واجهنا بعض العقبات في مجال التوثيق الفوتوغرافي. تم التقاط الصور مباشرة في مواقع البناء ثم حفظها في المجلدات المخصصة لها. بعد ذلك، تم إدراج هذه الصور في جدول Excel بحجم مصغر للغاية. لكن المشكلة في ذلك كانت أن الصور لم تكن واضحة بهذا الحجم، كما لم يتمكن الأشخاص الذين لم يلتقطوا الصور بأنفسهم من التعرف عليها. كما تسبب الحجم الهائل لملف جدول Excel هذا في مشاكل. كان لا بد من إيجاد طريقة جديدة للتوثيق الرقمي.

الحل

تُستخدم «docu tools» في شركة «theapro» منذ عام 2019 بشكل أساسي لإدارة العيوب وإجراء الجرد من خلال التوثيق بالصور، وذلك في مختلف أقسام الشركة بدءًا من إدارة الإنشاءات وإدارة المشاريع والمساعدة وصولاً إلى الهندسة الإنشائية. وتجدر الإشارة إلى أن «theapro» هي إحدى الشركات القليلة المتخصصة في إدارة المشاريع التي لا يقتصر دور مهندسيها الداخليين على تخطيط المشاريع فحسب، بل يمتد إلى الإشراف عليها طوال مرحلة البناء بأكملها.

كان دمج البرنامج سهلاً بالنسبة لفريق المشروع، ويرجع الفضل في ذلك بشكل أساسي إلى واجهة المستخدم البديهية. وفقًا لفرانزيسكا جاير-جينستربلوم، مساعدة المشروع في شركة «ذايبر»، لا يغرق برنامج «docu tools» في التفاصيل، ومع ذلك فهو مفصل بما يكفي ليتيح العمل به بطريقة مخصصة للغاية. وبذلك، تمكن الفريق من استكشاف البرنامج بنفسه دون الحاجة إلى تدريب في بعض الأحيان، وإنشاء المخططات والفئات والعلامات داخل البرنامج بطريقة بديهية.

تتيح أدوات docu tools تجميع الخبرات الفنية وإبقائها متاحة بشكل شفاف خلال المشروع. وفي المشاريع التي تعملون فيها كمخططين عامين، تُستخدم البرمجية أيضًا لمراقبة الأعمال التمهيدية. فعلى سبيل المثال، في مجال تخطيط الشقوق والفتحات، يمكنكم تحديد موقع كل فتحة مباشرةً على المخطط باستخدام علامات، ومن ثم التحقق بعد التنفيذ مما إذا كانت قد نُفِّذت بالحجم الصحيح وفي المواقع الصحيحة.

كما أن تحديد موقع المواد المصورة بشكل مباشر يُعد مساعدة كبيرة في العمل التعاوني. فباستخدام أدوات docu tools، يمكن لجميع المشاركين في المشروع تصنيف الصور بسهولة ودون الحاجة إلى معرفة مسبقة، وبالتالي يمكنهم مواصلة تنفيذ المشروع حتى في حالات المرض. فقد أصبحت المعرفة الفنية مجمعة في التطبيق ولم تعد مقصورة على الموظفين الأفراد.

إلا أن هناك عقبة واجهت التعاون مع المقاولين من الباطن. فقد أبدى هؤلاء في البداية مقاومة لاستخدام أداة إضافية. ولربط العالم الرقمي بالعالم غير الرقمي في هذا الصدد، قام توماس سميث بطباعة حوالي 280 عيبًا كملفات PDF مباشرةً داخل التطبيق باستخدام وظيفة إعداد التقارير، ثم سلمها في ملف إلى المقاول من الباطن. كان من المفترض الآن معالجة صفحات PDF الفردية وتزويدها بالتاريخ والختم والتوقيع وإعادتها إلى theapro. بعد فترة وجيزة، قرر مدير مشروع المقاول الفرعي، لتسهيل الأمور، استخدام وظيفة المقاولين الفرعيين المجانية في docu tools وقام بمعالجة العيوب مباشرة في التطبيق. أصبحوا الآن مستخدمين متحمسين لـ docu tools، وقد اقتنعوا بزيادة الكفاءة التي ترافق استخدامها.

يمكن الآن إرسال تقرير يومي محدث يتضمن جميع المعلومات والمهام المعلقة إلى الجهات المكلفة والمقاولين من الباطن بضغطة زر واحدة. يتم إرسال تقارير العمل الأسبوعية إلى الشركات المكلفة عبر وظيفة إعداد التقارير، ويمكن عرضها بصريًا وإدارتها تنظيميًا مباشرةً داخل التطبيق. تعتمد جميع الاتصالات مع صاحب المشروع على docu tools، وتقدم نظرة عامة على الحالة الحالية للمشروع.

وقد أدرك المقاولون من الباطن، الذين كانوا في البداية متشككين إلى حد ما تجاه البرنامج، مزايا docu tools مع تقدم المشروع، ورحبوا بشكل خاص بالتقارير التي تم إعدادها (وإن كانت لا تزال في بعض الأحيان في شكل ورقي). وكان من المفيد بشكل خاص في هذا الصدد أن استخدام التطبيق كان مجانيًا للمقاولين من الباطن.

الخلاصة

يتم الآن استخدام برنامج docu tools منذ أربع سنوات في الشركة عبر مراحل المشروع المختلفة كبرنامج للإشراف على البناء في العديد من المشاريع البارزة مثل مسرح تاليا في هامبورغ (جرد الحالة الراهنة)، ومسرح مدينة لاندشوت (جرد الحالة الراهنة)، ومسرح كامرسبيل في ميونيخ (توثيق الحماية من الحرائق)، والمسرح المؤقت للمسرح الوطني في مانهايم (الإشراف على البناء). أصبح البرنامج، الذي تم دمجه في theapro في السابق لأسباب تتعلق بالكفاءة والجدوى الاقتصادية فقط، الآن جزءًا أساسيًا من العمل اليومي. وفي الوقت الحالي، أصبح جميع الموظفين مقتنعين بجودة البرنامج لدرجة أنه أصبح إلزاميًا استخدامه كبرنامج توثيق في المشاريع الجديدة.

يتميز استخدام أدوات docu tools في مشاريع theapro بالجوانب الإيجابية التالية:

أغراض الاستخدام

تستخدم theapro أدوات docu tools على نطاق واسع في جميع مراحل المشروع، ويمكنها تجميع هذه المحتويات في docu tools. وبذلك، يمكن لشركة Bühnen Köln دمج أعمال تقنية المسرح والإضاءة، بالإضافة إلى تقنية الوسائط في مجال العيوب، بسهولة وسرعة، وتصدير تقرير مشروع كامل يتضمن جميع المهام المعلقة. وبذلك، لا يمكن إنشاء تقارير فردية مفصلة للمجالات المعنية فحسب، بل يمكن أيضًا إنشاء تقرير عام عن حالة المشروع.

تستخدم theapro برنامج التوثيق بشكل أساسي في المهام التالية:

نسبة

"منذ أن بدأتُ في استخدام docu tools، لم أعد مضطرًا للتجول في موقع البناء حاملًا لوحًا للكتابة وجداول Excel مطبوعة."
توماس سميث، مصمم إضاءة في مجال إضاءة المسرح، theapro


“docu tools هو Google Maps الخاص بإدارة المشاريع.“
فرانزيسكا جاير-جينستربلوم، مساعدة مشروع في theapro

الميزات الأربع الأكثر استخدامًا

نبذة عن الأشخاص الذين تمت مقابلتهم

يعمل توماس سميث منذ عام 2004 كمصمم إضاءة مسؤول عن مجال إضاءة المسرح، وقد أشرف بالفعل على العديد من المشاريع البارزة. ونظرًا لخبرته الطويلة في مجال إضاءة المسرح، فإنه قادر بشكل خاص على تجسيد وجهة نظر المستخدم بشكل جيد، مما يتيح له تلبية المتطلبات بشكل أفضل وتقديم مساهمات قيّمة في تخطيط المشاريع. منذ ما يقرب من عامين ونصف، تدعمه فرانزيسكا جاير-جينستربلوم، التي انتقلت إلى هذا المجال من مجال آخر، في مجال مساعدة المشاريع.

تتولى لويزا غلوك مسؤولية الاتصالات المؤسسية، وتشرف في هذا الإطار على شؤون العلاقات العامة والعديد من مشاريع الاتصالات الداخلية.

قم بتنزيله الآن
وابدأ في البناء بشكل أفضل!