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Caso di studio: theapro GmbH

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di Sandra Schick, tag: Caso di studio, Storie di successo dal mondo del lavoro, Sindacato
Il team di theapro documenta il percorso delle condutture con l'app docu tools in un cantiere
Logo di theapro – Specialista in tecnologia e progettazione per eventi

Da quando uso docu tools, non devo più andare in giro per il cantiere con un blocco per appunti e un foglio Excel stampato.

Thomas Smith

Light Designer, theapro GmbH

Sintesi

Con i suoi 35 anni di esperienza, theapro è un partner affidabile come progettista e consulente per complessi progetti di edilizia culturale nella regione DACH. Negli ultimi anni, l’inventario e la documentazione dei difetti venivano effettuati in gran parte manualmente, utilizzando cartelline portadocumenti e fogli di calcolo Excel. Il materiale fotografico veniva sì scattato in loco, ma in seguito non era più possibile individuarlo direttamente da parte di persone esterne. Grazie a docu tools, non solo sono riusciti a stabilire e migliorare il lavoro collaborativo in tutte le fasi del progetto e tra tutti i partecipanti, ma hanno anche introdotto una documentazione trasparente e intuitiva dei loro progetti.

Informazioni su theapro

Con i suoi 35 anni di esperienza, theapro è esperta nella progettazione e nella consulenza a 360 gradi per la tecnologia degli eventi nel settore degli edifici culturali. theapro coniuga i suoi 35 anni di esperienza con l’innovazione per poter fornire un’assistenza ottimale a diversi tipi di edifici culturali, quali teatri d’opera e teatri, nonché università e centri congressi. La missione di theapro è quella di sviluppare edifici per eventi altamente funzionali ed economici con diverse destinazioni d'uso. Gli esperti di theapro dispongono quindi di know-how nei settori della tecnologia audio e multimediale, della tecnica scenica e dell'illuminazione, delle sedi provvisorie, della scansione/modellazione 3D, dell'acustica degli spazi e degli edifici, dell'architettura teatrale e del lavoro concettuale. Tra i progetti più noti figurano, tra gli altri, la ristrutturazione delle Bühnen Köln, dello Staatstheater Darmstadt e la nuova costruzione del BMW Welt di Monaco di Baviera.

Descrizione del problema

theapro opera nei progetti in qualità di progettista e consulente nei più svariati settori e fasi di costruzione. Soprattutto nell’ambito della documentazione degli immobili esistenti, dei difetti e dei lavori residui, l’azienda si è trovata ad affrontare una grande sfida. Thomas Smith, light designer nel settore dell’illuminazione scenica e veterano di theapro, aveva un’unica possibilità per documentare i difetti. Con l'ausilio di un blocco per appunti e di un foglio Excel stampato, controllava e documentava manualmente lo stato attuale nei diversi cantieri. Dopo il sopralluogo, innumerevoli difetti venivano meticolosamente digitati e inseriti nel foglio Excel esistente sul PC. La documentazione e l'elaborazione digitale si estendevano su un processo a più fasi. Un'altra sfida era rappresentata dalle funzionalità limitate di Microsoft Excel. Qualche anno fa era semplicemente impossibile collaborare su un file esistente e gestirlo. Ciò si traduceva in decine di documenti e tabelle diversi, compilati in modo disomogeneo e che quindi contenevano informazioni discordanti. Il risultato era un livello di conoscenza soggetto a errori e non uniforme tra tutti i partecipanti al progetto. Per la visita successiva al cantiere, questi documenti venivano poi stampati, controllati e reinseriti manualmente nel file Excel. Poiché all'epoca Thomas Smith era ancora l'unico responsabile di questa documentazione, di fatto non poteva verificarsi alcuna perdita concreta di dati, ma l'impegno in termini di tempo era enorme e il processo era caratterizzato da un inutile lavoro aggiuntivo.

Anche per quanto riguarda la documentazione fotografica si sono presentati alcuni ostacoli. Le immagini venivano scattate direttamente nei cantieri e poi archiviate nelle rispettive cartelle. Queste immagini venivano poi inserite in una versione fortemente ridimensionata nel foglio Excel. Il problema, tuttavia, era che le immagini non erano ben riconoscibili in quelle dimensioni e che le persone che non le avevano scattate non riuscivano a identificarle. Anche l’enorme dimensione del file di questo foglio Excel causava problemi. Era necessario un nuovo tipo di documentazione digitale.

Soluzione

Dal 2019, docu tools viene utilizzato presso theapro principalmente per la gestione delle carenze e l'inventario tramite documentazione fotografica, da parte della direzione dei lavori, della direzione di progetto e dell'assistenza fino all'ingegneria di progetto. Va sottolineato che theapro è una delle poche società di progettazione in cui gli ingegneri interni non solo pianificano i progetti, ma li seguono anche durante l'intera fase di costruzione.

L'integrazione del software è stata semplice per il team di progetto, soprattutto grazie all'interfaccia utente intuitiva. Secondo Franziska Geyer-Gensterblum, assistente di progetto presso theapro, docu tools non si perde nei dettagli, ma è comunque sufficientemente articolato da consentire un utilizzo davvero personalizzato. Ciò ha permesso, in alcuni casi, di familiarizzarsi con il software in modo autonomo senza bisogno di formazione e di creare in modo intuitivo piani, categorie e pin all'interno del programma.

Grazie a docu tools è possibile centralizzare le competenze e mantenerle visibili in modo trasparente nell’ambito del progetto. Nei progetti in cui ricoprite il ruolo di progettista generale, il software viene utilizzato anche per il controllo delle prestazioni preliminari. Ad esempio, nell’ambito della progettazione di fessure e aperture, avete potuto individuare ogni apertura direttamente sul progetto tramite dei segnaposto e verificare così, una volta eseguita l’opera, se le aperture fossero state realizzate nelle dimensioni corrette e nei punti giusti.

Allo stesso modo, la localizzazione diretta del materiale fotografico rappresenta un grande aiuto per il lavoro collaborativo. Grazie a docu tools, tutti i partecipanti al progetto possono classificare le foto in modo semplice e senza bisogno di conoscenze preliminari, consentendo così di portare avanti il progetto anche in caso di malattia. Il know-how è ora concentrato nell'app e non più nelle competenze dei singoli collaboratori.

C'era però un ostacolo nella collaborazione con i subappaltatori: all'inizio questi ultimi erano riluttanti a lavorare con un altro strumento. Per colmare il divario tra il mondo digitale e quello non digitale, Thomas Smith ha stampato circa 280 segnalazioni di difetti direttamente dall'app come file PDF tramite la funzione di reportistica e le ha consegnate al subappaltatore in una cartellina. Le singole pagine PDF dovevano ora essere elaborate, provviste di data, timbro e firma e successivamente restituite a theapro. Dopo poco tempo, il responsabile di progetto della subappaltatrice ha deciso, per semplicità, di utilizzare la funzione gratuita per subappaltatori di docu tools e ha risolto i difetti direttamente nell'app. Ora sono utenti entusiasti di docu tools e sono rimasti convinti dell'aumento di efficienza che ne deriva.

Con un semplice clic è ora possibile inviare ai committenti e ai subappaltatori un rapporto aggiornato quotidianamente contenente tutte le informazioni e le attività in sospeso. I rapporti settimanali sui lavori vengono inviati alle imprese incaricate tramite la funzione di reportistica e possono essere visualizzati e gestiti direttamente nell’app. Tutta la comunicazione con il committente si basa su docu tools e offre una panoramica dello stato attuale del progetto.

I subappaltatori, inizialmente piuttosto scettici nei confronti del software, nel corso del progetto hanno riconosciuto i vantaggi di docu tools e hanno accolto con gratitudine soprattutto i rapporti redatti (anche se in parte ancora in formato cartaceo). In questo contesto, è stata particolarmente utile la possibilità di utilizzare l'app gratuitamente per i subappaltatori.

Conclusione

Da ormai quattro anni, docu tools viene utilizzato in azienda in tutte le fasi di progetto come programma di supervisione dei lavori per numerosi progetti di rilievo, quali il Thalia Theater di Amburgo (rilevamento dello stato attuale), lo Stadttheater di Landshut (rilevamento dello stato attuale), il Kammerspiele di Monaco (documentazione antincendio) e la sede provvisoria del Nationaltheater di Mannheim (supervisione dei lavori). Il software, che in precedenza era stato integrato in theapro esclusivamente per motivi di efficienza ed economicità, è ora parte integrante della routine lavorativa quotidiana. Ormai tutti i collaboratori sono talmente convinti della qualità del software che questo viene introdotto come software di documentazione obbligatorio per i nuovi progetti.

L'utilizzo di docu tools nei progetti di theapro presenta i seguenti vantaggi:

Destinazioni d'uso

theapro utilizza docu tools in modo trasversale nell’intero progetto ed è in grado di raggruppare questi contenuti all’interno di docu tools. Presso i Teatri di Colonia è quindi possibile riunire in modo semplice e veloce i settori della tecnica scenica e dell'illuminazione, nonché della tecnica multimediale nell'ambito delle carenze, ed esportare un rapporto di progetto completo con tutte le attività in sospeso. In questo modo è possibile creare non solo report dettagliati per le rispettive aree, ma anche uno stato generale del progetto.

theapro utilizza il software di documentazione principalmente per le seguenti attività:

Citazione

«Da quando uso docu tools, non devo più andare in giro per il cantiere con un blocco per appunti e un foglio Excel stampato.»
Thomas Smith, light designer nel settore dell’illuminazione scenica, theapro


“docu tools è il Google Maps per la direzione dei lavori.“
Franzsika Geyer-Gensterblum, assistente di progetto theapro

Le quattro funzioni più utilizzate

Informazioni sugli intervistati

Thomas Smith è responsabile dal 2004, in qualità di light designer, del settore dell'illuminazione scenica e ha già curato numerosi progetti di rilievo. Avendo lavorato per anni nel campo dell'illuminazione scenica, è in grado di cogliere appieno il punto di vista dell'utente, rispondendo così in modo ancora più efficace alle esigenze e fornendo un prezioso contributo alla pianificazione dei progetti. Da quasi due anni e mezzo, Franziska Geyer-Gensterblum, proveniente da un altro settore, lo affianca come assistente di progetto.

Luisa Glock è responsabile della comunicazione aziendale e si occupa in particolare dell'immagine esterna dell'azienda e di numerosi progetti di comunicazione interna.

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