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Caso práctico: theapro GmbH

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por Sandra Schick, etiquetas: estudio de caso, historias de éxito de la práctica, sindicato
El equipo de theapro documenta el trazado de las tuberías con la aplicación docu tools en una obra.
Logotipo de theapro, especialista en tecnología y planificación de eventos.

Desde que utilizo docu tools, ya no tengo que ir por la obra con una carpeta y una tabla Excel impresa.

Thomas Smith

Diseñador de iluminación, theapro GmbH

Resumen ejecutivo

Con sus 35 años de experiencia, theapro es un socio fiable como planificador y asesor para proyectos culturales complejos en la región DACH. En los últimos años, el inventario y la documentación de defectos se realizaban en su mayor parte de forma manual mediante portapapeles y hojas de cálculo Excel. Aunque el material gráfico se tomaba in situ, posteriormente no podía ser localizado directamente por personas externas. Gracias a docu tools, no solo pudieron establecer y mejorar el trabajo colaborativo en todas las fases del proyecto y entre todos los participantes, sino que también pudieron introducir una documentación transparente y autoexplicativa de sus proyectos.

Acerca de theapro

Con 35 años de experiencia, theapro es experto en planificación integral y asesoramiento para la tecnología de eventos en el ámbito de los edificios culturales. theapro combina sus 35 años de experiencia con la innovación para poder atender de forma óptima a diferentes tipos de edificios culturales, como teatros de ópera y teatros, así como universidades y centros de congresos. La misión de theapro es desarrollar edificios para eventos altamente funcionales y rentables de diferentes orientaciones. Los expertos de theapro cuentan con conocimientos técnicos en los campos de la tecnología de sonido y medios audiovisuales, tecnología e iluminación escénica, salas de espectáculos provisionales, escaneo/modelado 3D, acústica de salas y edificios, arquitectura teatral y trabajo conceptual. Entre sus proyectos más conocidos se encuentran la renovación del Bühnen Köln, el Staatstheater Darmstadt y la nueva construcción del BMW Welt München.

Planteamiento del problema

theapro actúa como planificador y asesor en proyectos de los más diversos oficios y fases de construcción. Se enfrentaban a un gran reto, sobre todo en el ámbito de la documentación del estado actual, los defectos y los trabajos pendientes. Thomas Smith, diseñador de iluminación escénica y veterano de theapro, solo tenía una forma de documentar los defectos. Con una carpeta de pinzas y una tabla Excel impresa, controlaba y documentaba manualmente el estado actual de las diferentes obras. Tras la inspección, se introducían meticulosamente en la tabla Excel existente en el ordenador y se añadían decenas de defectos. La documentación y el procesamiento digital se extendían a lo largo de un proceso de varias etapas. Otro reto eran las funciones limitadas de Microsoft Excel. Hace unos años, era simplemente imposible trabajar conjuntamente en un archivo existente y gestionarlo. Esto daba lugar a decenas de documentos y tablas diferentes, que se rellenaban de forma diferente y, por lo tanto, contenían información diferente. El resultado era un nivel de conocimiento inconsistente y propenso a errores entre todos los participantes en el proyecto. Para la siguiente visita a la obra, estos documentos se imprimían, se revisaban y se volvían a introducir manualmente en el archivo de Excel. Dado que Thomas Smith era el único responsable de esta documentación en aquel momento, no se producía ninguna pérdida de datos concreta, pero el proceso requería mucho tiempo y suponía una carga de trabajo adicional innecesaria.

También hubo algunos obstáculos en el ámbito de la documentación fotográfica. Las imágenes se tomaban directamente en las obras y luego se archivaban en las carpetas correspondientes. A continuación, estas imágenes se insertaban en la tabla de Excel en una versión muy reducida. Sin embargo, el problema era que las imágenes no se veían bien en ese tamaño y que las personas que no las habían tomado ellas mismas no podían identificarlas. El enorme tamaño de los archivos de esta tabla de Excel también causaba problemas. Era necesario encontrar una nueva forma de documentación digital.

Solución

docu tools se utiliza en theapro desde 2019 principalmente para la gestión de deficiencias y el inventario mediante documentación fotográfica, desde la dirección de obra, la gestión de proyectos y la asistencia hasta la ingeniería de proyectos. Cabe señalar que theapro es una de las pocas empresas de proyectos en la que los ingenieros de la propia empresa no solo planifican los proyectos, sino que también los supervisan durante toda la fase de construcción.

La integración del software resultó sencilla para el equipo del proyecto, sobre todo gracias a su interfaz intuitiva. Según Franziska Geyer-Gensterblum, asistente de proyectos en theapro, docu tools no se pierde en detalles y, sin embargo, es lo suficientemente detallado como para poder trabajar con él de forma muy personalizada. De este modo, se pudo explorar por cuenta propia, en parte sin necesidad de formación, y crear planes, categorías y pines en el software de forma intuitiva.

Con docu tools, los conocimientos técnicos se pueden agrupar y mantener visibles de forma transparente en el proyecto. En los proyectos en los que actúan como planificadores generales, el software también se utiliza para controlar los trabajos previos. Por ejemplo, en el ámbito de la planificación de ranuras y aberturas, pudieron localizar cada abertura directamente en el plano mediante marcadores y, tras la ejecución, comprobar si se habían realizado con el tamaño y en los lugares correctos.

Del mismo modo, la localización directa del material gráfico es de gran ayuda para el trabajo colaborativo. Mediante docu tools, todos los participantes en el proyecto pueden clasificar las fotos de forma sencilla y sin necesidad de conocimientos previos, lo que permite continuar con el proyecto incluso en caso de enfermedad. Los conocimientos técnicos se concentran en la aplicación y ya no dependen de empleados concretos.

Sin embargo, hubo un obstáculo en la colaboración con los subcontratistas. Al principio, estos se resistieron a trabajar con otra herramienta. Para tender un puente entre el mundo digital y el no digital, Thomas Smith imprimió alrededor de 280 defectos directamente en la aplicación como archivo PDF mediante la función de informe y se los entregó al subcontratista en una carpeta. Las páginas PDF individuales debían procesarse, fecharse, sellarse y firmarse, y luego devolverse a theapro. Al poco tiempo, el director del proyecto de la subcontrata decidió, por simplicidad, utilizar la función gratuita para subcontratistas de docu tools y gestionó los defectos directamente en la aplicación. Ahora son usuarios entusiastas de docu tools y están convencidos de la mejora de la eficiencia que ello supone.

Ahora, con solo pulsar un botón, se puede enviar a los clientes y subcontratistas un informe actualizado diariamente con toda la información y las tareas pendientes. Los informes de trabajo semanales se envían a las empresas contratadas mediante la función de informes y se pueden procesar visualmente y gestionar organizativamente directamente en la aplicación. Toda la comunicación con el cliente se basa en docu tools y ofrece una visión general del estado actual del proyecto.

Los subcontratistas, que al principio se mostraban bastante escépticos con respecto al software, reconocieron a lo largo del proyecto las ventajas de docu tools y aceptaron con gratitud los informes generados (aunque algunos todavía en formato papel). En este sentido, resultó especialmente útil que los subcontratistas pudieran utilizar la aplicación de forma gratuita.

Cierre

docu tools lleva ya cuatro años utilizándose en la empresa en todas las fases de los proyectos como programa de supervisión de la construcción para numerosos proyectos de renombre, como el Teatro Thalia de Hamburgo (inventario), el Teatro Municipal de Landshut (inventario), el Kammerspiele de Múnich (documentación de protección contra incendios) y la sede provisional del Teatro Nacional de Mannheim (supervisión de la construcción). El software, que inicialmente se integró en theapro por motivos puramente de eficiencia y rentabilidad, es ahora una parte esencial del trabajo diario. Entretanto, todos los empleados están tan convencidos de la calidad del software que se ha introducido como software de documentación obligatorio para los nuevos proyectos.

El uso de docu tools para los proyectos de theapro tiene los siguientes aspectos positivos:

Usos

theapro utiliza docu tools de forma integral en todo el proyecto y puede reunir estos contenidos de forma agrupada en docu tools. De este modo, en Bühnen Köln se pueden reunir de forma rápida y sencilla los trabajos de ingeniería escénica e iluminación, así como la tecnología multimedia en el ámbito de las deficiencias, y exportar un informe completo del proyecto con todas las tareas pendientes. Así, no solo se pueden crear informes individuales detallados para cada área, sino también un estado general del proyecto.

theapro utiliza el software de documentación principalmente para las siguientes tareas:

cuota

«Desde que utilizo docu tools, ya no tengo que ir por la obra con una carpeta y una tabla Excel impresa».
Thomas Smith, diseñador de iluminación en el ámbito de la iluminación escénica, theapro


«docu tools es el Google Maps para la gestión de obras.»
Franzsika Geyer-Gensterblum, asistente de proyectos de theapro

Las cuatro funciones más utilizadas

Acerca de los entrevistados

Thomas Smith es diseñador de iluminación desde 2004 y es responsable del área de iluminación escénica, habiendo supervisado numerosos proyectos de renombre. Gracias a sus años de experiencia en el campo de la iluminación escénica, es capaz de reflejar bien el punto de vista del usuario y, por lo tanto, responder aún mejor a las necesidades y aportar valiosas ideas a la planificación del proyecto. Desde hace casi dos años y medio, Franziska Geyer-Gensterblum le apoya como asistente de proyectos, tras haber cambiado de sector.

Luisa Glock es responsable de la comunicación corporativa y se encarga de la imagen pública y de numerosos proyectos de comunicación interna.

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