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Estudo de caso: theapro GmbH

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por Sandra Schick, tags: Estudo de caso, Histórias de sucesso da prática, Sindicato
A equipe da theapro documenta o traçado da tubulação com o aplicativo docu tools em um canteiro de obras
Logotipo da theapro – Especialista em tecnologia e planejamento de eventos

Desde que comecei a usar o docu tools, não preciso mais ficar andando pelo canteiro de obras com uma prancheta e uma planilha do Excel impressa.

Sandra Schick

Light Designer, theapro GmbH

Resumo Executivo

Com 35 anos de experiência, a theapro é uma parceira confiável como projetista e consultora para projetos complexos de edifícios culturais na região DACH. Nos últimos anos, o levantamento da situação atual e a documentação de deficiências eram realizados, em grande parte, manualmente, por meio de pranchetas e planilhas do Excel. Embora o material fotográfico fosse capturado no local, posteriormente não era mais possível localizá-lo diretamente por pessoas externas. Por meio do docu tools, eles não só conseguiram estabelecer e aprimorar o trabalho colaborativo em todas as fases do projeto e entre todos os participantes, como também introduziram uma documentação transparente e autoexplicativa de seus projetos.

Sobre o theapro

Com 35 anos de experiência, a theapro é especialista em planejamento e consultoria integrados para tecnologia de eventos no setor de espaços culturais. A theapro combina seus 35 anos de experiência com inovação para oferecer um atendimento ideal a diversos tipos de espaços culturais, como teatros de ópera e de teatro, bem como universidades e centros de congressos. A missão da theapro é desenvolver espaços para eventos altamente funcionais e com boa relação custo-benefício, voltados para diversas finalidades. Os especialistas da theapro possuem, portanto, know-how nas áreas de tecnologia de som e mídia, tecnologia de palco e iluminação, espaços temporários para apresentações, digitalização e modelagem 3D, acústica de ambientes e de edifícios, arquitetura teatral e trabalho conceitual. Entre os projetos mais conhecidos estão, entre outros, a reforma do Bühnen Köln, do Staatstheater Darmstadt e a construção do BMW Welt em Munique.

Enquadramento do problema

A theapro atua em projetos como planejadora e consultora nas mais diversas áreas de especialização e fases de construção. Acima de tudo, na área de documentação de obras existentes, deficiências e serviços pendentes, eles enfrentavam um grande desafio. Thomas Smith, designer de iluminação na área de iluminação de palco e um dos fundadores da theapro, tinha apenas uma maneira de documentar as deficiências. Com uma prancheta e uma planilha do Excel impressa, ele verificava e documentava manualmente o estado atual nos diversos canteiros de obras. Após a visita, inúmeras falhas eram meticulosamente digitadas e registradas na planilha do Excel existente no computador. A documentação e o processamento digital envolviam um processo em várias etapas. Outro desafio eram as funcionalidades limitadas do Microsoft Excel. Há alguns anos, ainda era simplesmente impossível trabalhar em conjunto em um arquivo existente e gerenciá-lo. Isso resultou em inúmeros documentos e planilhas diferentes, que eram preenchidos de maneiras distintas e, portanto, continham informações divergentes. O resultado foi um nível de conhecimento propenso a erros e inconsistente entre todos os participantes do projeto. Para a próxima visita ao canteiro de obras, esses documentos eram então impressos, verificados e novamente inseridos manualmente no arquivo do Excel. Como Thomas Smith era, na época, o único responsável por essa documentação, não havia, de fato, risco de perda concreta de dados; no entanto, o tempo gasto era enorme e o processo era marcado por trabalho extra desnecessário.

Também na área da documentação fotográfica houve alguns obstáculos. As fotos foram tiradas diretamente nos canteiros de obras e, em seguida, arquivadas nas respectivas pastas. Essas fotos foram então inseridas na planilha do Excel em uma versão bastante reduzida. O problema, porém, era que, nesse tamanho, as fotos não eram bem visíveis e as pessoas que não as haviam tirado não conseguiam identificá-las. O enorme tamanho do arquivo dessa planilha do Excel também causava problemas. Era preciso encontrar um novo tipo de documentação digital.

Solução

O docu tools é utilizado na theapro desde 2019, principalmente para a gestão de deficiências e o levantamento de inventário por meio de documentação fotográfica, desde a gerência de obra, a gerência de projetos e a assistência até a engenharia de projetos. Vale ressaltar que a theapro é uma das poucas empresas de projetos em que os próprios engenheiros da empresa não apenas planejam os projetos, mas também os acompanham durante toda a fase de construção.

A integração do software foi fácil para a equipe do projeto, principalmente graças à interface de usuário intuitiva. Segundo Franziska Geyer-Gensterblum, assistente de projeto na theapro, o docu tools não se perde em detalhes e, ainda assim, é detalhado o suficiente para permitir um trabalho realmente personalizado. Assim, em alguns casos, foi possível explorar o software por conta própria, sem a necessidade de treinamentos, e criar planos, categorias e pinos de forma intuitiva.

Com o docu tools, o conhecimento técnico pode ser centralizado e permanecer visível de forma transparente ao longo do projeto. Em projetos nos quais atuam como projetistas gerais, o software também é utilizado para o controle das obras preliminares. Assim, por exemplo, na área de planejamento de ranhuras e aberturas, vocês puderam localizar cada abertura diretamente no projeto por meio de marcadores e, após a execução, verificar se elas foram realizadas no tamanho correto e nos locais corretos.

Da mesma forma, a localização direta do material fotográfico é uma grande ajuda para o trabalho colaborativo. Por meio do docu tools, todos os participantes do projeto podem classificar fotos de maneira simples e sem necessidade de conhecimento prévio, permitindo assim que o projeto continue sendo executado mesmo em casos de doença. O know-how está concentrado no aplicativo e não mais nas mãos de cada colaborador individualmente.

No entanto, houve um obstáculo na colaboração com os subcontratados. No início, eles resistiram à ideia de trabalhar com mais uma ferramenta. Para fazer a ponte entre o mundo digital e o não digital, Thomas Smith imprimiu cerca de 280 relatórios de falhas diretamente no aplicativo, em formato PDF, usando a função de relatório, e os entregou em uma pasta ao subcontratado. As páginas individuais do PDF deveriam agora ser processadas, receber data, carimbo e assinatura e, em seguida, ser devolvidas ao theapro. Após pouco tempo, o gerente de projeto da subempreiteira decidiu, por uma questão de simplicidade, utilizar a função gratuita para subempreiteiros do docu tools e resolveu as falhas diretamente no aplicativo. Atualmente, eles são usuários entusiastas do docu tools e se convenceram do aumento de eficiência que a ferramenta proporciona.

Agora, com apenas um clique, é possível enviar aos contratantes e subcontratados um relatório atualizado diariamente com todas as informações e tarefas pendentes. Os relatórios semanais de trabalho são enviados às empresas contratadas por meio da função de relatórios e podem ser visualizados e gerenciados diretamente no aplicativo. Toda a comunicação com o proprietário do imóvel é feita por meio do docu tools e oferece uma visão geral do status atual do projeto.

Os subcontratados, que a princípio se mostravam um tanto céticos em relação ao software, reconheceram, ao longo do projeto, as vantagens do docu tools e, acima de tudo, aceitaram com gratidão os relatórios gerados (embora, em alguns casos, ainda em formato impresso). Nesse sentido, o fato de o aplicativo ser gratuito para os subcontratados foi particularmente útil.

Conclusão

O docu tools já é utilizado há quatro anos na empresa, em todas as fases dos projetos, como programa de supervisão de obras para diversos projetos de renome, como o Teatro Thalia em Hamburgo (levantamento da situação atual), o Teatro Municipal de Landshut (levantamento da situação atual), o Kammerspiele de Munique (documentação de proteção contra incêndios) e o local provisório do Teatro Nacional de Mannheim (supervisão de obras). O software, que inicialmente foi integrado à theapro exclusivamente por motivos de eficiência e economia, tornou-se agora um componente essencial do dia a dia de trabalho. Atualmente, todos os funcionários estão tão convencidos da qualidade do software que ele passou a ser adotado obrigatoriamente como software de documentação em novos projetos.

A utilização do docu tools traz os seguintes aspectos positivos para os projetos da theapro:

Finalidades de uso

O theapro utiliza o docu tools de forma integrada em todo o projeto e pode reunir esses conteúdos de forma agrupada no docu tools. Na Bühnen Köln, é possível, assim, reunir de forma simples e rápida as áreas de técnica de palco e iluminação, bem como a tecnologia de mídia, no que diz respeito às deficiências, e exportar um relatório completo do projeto com todas as tarefas pendentes. Dessa forma, é possível criar não apenas relatórios individuais detalhados para as respectivas áreas, mas também um status geral do projeto.

A theapro utiliza o software de documentação principalmente para as seguintes tarefas:

Citação

“Desde que comecei a usar o docu tools, não preciso mais ficar andando pelo canteiro de obras com uma prancheta e uma planilha do Excel impressa.”
Thomas Smith, designer de iluminação de palco, theapro


“O docu tools é o Google Maps para a gerência de obras.“
Franzsika Geyer-Gensterblum, assistente de projeto da theapro

Quatro recursos mais utilizados

Sobre os entrevistados

Thomas Smith é, desde 2004, o designer de iluminação responsável pela área de iluminação cênica e já supervisionou inúmeros projetos de renome. Como ele próprio trabalhou por muitos anos na área de iluminação cênica, consegue refletir muito bem a perspectiva do usuário e, assim, atender ainda melhor às necessidades, além de oferecer contribuições valiosas para o planejamento do projeto. Há quase dois anos e meio, Franziska Geyer-Gensterblum o apoia na área de assistência a projetos, tendo ingressado na área vinda de outra profissão.

Luisa Glock é responsável pela comunicação corporativa e, nessa função, cuida da imagem externa da empresa e de diversos projetos de comunicação interna.

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