Wann 123erfasst sinnvoll ist - und wann docu tools besser passt
123erfasst ist eine modulare Baustellensoftware mit einem breiten Funktionsspektrum. docu tools fokussiert sich bewusst auf einen Teilbereich: Dokumentation, Mängelmanagement und Aufgabenverfolgung auf der Baustelle.
Beide Ansätze haben ihre Berechtigung – sie richten sich an unterschiedliche Anforderungen. Dieser Vergleich konzentriert sich gezielt auf den Bereich Dokumentation und Qualitätsmanagement, da das der Kernbereich von docu tools ist.
Was ist 123erfasst?
123erfasst beschreibt sich laut eigener Website als „Baustellen-Apps für digitale Lösungen“ mit mobilen Softwaremodulen speziell für den Bau. Die Plattform besteht aus sechs eigenständigen Modulen, die einzeln oder kombiniert gebucht werden können: Projekte, Planung, Personal, Geräte, Qualität und Kalkulation.
Für Dokumentation und Mängelmanagement sind dabei zwei Module relevant:
Modul „Qualität“: Ticketerfassung, Aufgabenmanagement, Pläne und Verortung, Berichtswesen
Modul „Projekte“: Fotodokumentation, Bautagebuch, Notizen
Wer 123erfasst für Baudokumentation und Aufgabenmanagement einsetzen möchte, benötigt laut Preisseite beide Module.
Quelle: 123erfasst.de/preise, Mai 2026
Modularer Ansatz vs. integrierter Ansatz
123erfasst bietet durch seinen modularen Aufbau große Flexibilität: Wer zusätzlich Zeiterfassung, Geräteverwaltung, Baulohn oder Kalkulation benötigt, kann diese Module separat hinzubuchen.
docu tools bietet diese Module nicht an. Alle Kernfunktionen für Baustellendokumentation und Aufgabenmanagement sind in einem einzigen Paket enthalten.
123erfasst
- Projekte (Fotos, Bautagebuch, Notizen): teilweise enthalten - Fotodokumentation
- Qualität (Tickets, Pläne, Aufgaben)
- Personal (Zeiterfassung, Baulohn)
- Planung (Disposition, Einsatzplanung)
- Geräte (Geräteverwaltung, Telematik)
- Kalkulation (Angebote, Rechnungen)
docu tools
- Projekte (Fotos, Bautagebuch, Notizen): enthalten
- Qualität (Tickets, Pläne, Aufgaben): enthalten
Planmanagement
- 123erfasst:
Im Modul Qualität können Pläne hochgeladen und für die Ticket-Verortung verwendet werden.* - docu tools:
Pläne lassen sich in einer Ordnerstruktur organisieren und direkt hochladen. Jeder Plan kann durch neue Revisionen ersetzt werden – ein Wechsel zu älteren Planversionen ist jederzeit möglich. Pläne werden auf allen Geräten – Web, Smartphone, Tablet – sauber dargestellt, auch offline.
*Quelle: 123erfasst.de/qualitaet, Mai 2026
Aufgaben- und Ticketverwaltung
- 123erfasst:
Das Modul Qualität ermöglicht Ticketerfassung mit Beobachtern, Bearbeitern und Nachunternehmern sowie Verortung auf Plänen. Formulare sind ab der Pro-Variante verfügbar.* - docu tools:
Benutzer können per E-Mail zu einem Projekt eingeladen werden und erhalten Zugriff über eine von fünf Rollen – je nachdem, welche Informationen sie sehen oder bearbeiten dürfen. Aufgaben können einzelnen Personen oder ganzen Teams bzw. Firmen zugewiesen werden. Für Personen ohne direkten Softwarezugang können Kontakte angelegt werden, denen Aufgaben über Berichte oder Links geteilt werden.
*Quelle: 123erfasst.de/preise, Mai 2026
Berichtsvorlagen
- 123erfasst:
Berichtswesen ist im Modul Qualität enthalten.* - docu tools:
Berichte werden auf Basis von Word- und Excel-Vorlagen erstellt. Über Platzhalter lässt sich exakt definieren, welche Daten an welcher Stelle im Bericht erscheinen. In den letzten zehn Jahren wurden gemeinsam mit Kunden über 300 Platzhalter entwickelt, um unterschiedlichste Projekt- und Dokumentationsanforderungen abzudecken.
*Quelle: 123erfasst.de/qualitaet, Mai 2026
Drei Unterschiede im Detail
Hinweis: Preise, Inhalte und Einschränkungen können sich ändern. Maßgeblich sind die Angaben der jeweiligen Anbieter. Alle Angaben ohne Gewähr.
360°-Fotodokumentation
Statt hunderte Fotos einzeln aufzunehmen und zu verwalten, genügt eine einzige 360°-Aufnahme pro Raum.
123erfasst
- 360°-Fotos werden auf der 123erfasst-Website nicht als Funktion ausgewiesen. (Stand: Mai 2026)
docu tools
- docu tools unterstützt vollständige 360°-Fotos mit Darstellung direkt im Pin, ab dem Combo-Paket. Ein Pin dient der laufenden Fotodokumentation – ohne dass dafür eine Aufgabe mit Zuständigkeit und Fälligkeitsdatum erstellt werden muss.
123erfasst
- Preismodell: Pro Nutzer/Monat, je Modul separat
- Pakete:
- Projekte
- Kalkulation
- Planung
- Personal
- Geräte
- Qualität
- Preis pro Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung):
- Modul Qualität
- Standard: € 30,-
- Pro: € 50,-
- Modul Projekte
- Standard: € 10,-
- Pro: € 15,-
- Modul Qualität
- Subunternehmer / Betrachter
- Kostenlose Nutzung von Modul Projekte (max. 3 Nutzer) und Modul Qualität (max. 1 Nutzer)
docu tools
- Pakete
- Combo
- Multi
- Enterprise
- Preis pro Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung):
- Pocket: € 49,-
- Combo: € 69,-
- Multi: € 99,-
- Enterprise: individuell
- Digitale Pläne pro Nutzer:
- Pocket: 15
- Combo: 45
- Multi: 150
- Enterprise: unbegrenzt
- Subunternehmer / Betrachter: unbegrenzt
Preisübersicht*
123erfasst bietet eine modulare Preisstruktur, bei der die Kosten pro Nutzer und Modul anfallen. docu tools bietet feste Pakete mit einem klaren Funktionsumfang (laut öffentlich zugänglicher Preisinformationen, Stand: Mai 2026)
Hinweis: Da docu tools Fotodokumentation und Qualitätsmanagement in einem Paket vereint, ist für einen sachgemäßen Vergleich bei 123erfasst die Kombination beider Module (Projekte + Qualität) heranzuziehen.
Preise, Inhalte und Einschränkungen können sich ändern. Maßgeblich sind die Angaben der jeweiligen Anbieter. Alle Angaben ohne Gewähr.
Für wen ist welches Tool geeignet?
123erfasst
123erfasst richtet sich laut eigener Website an Bauunternehmen, die mehrere Bereiche der Baustelle digital abbilden möchten – von Zeiterfassung und Personalverwaltung bis hin zu Dokumentation und Kalkulation.
Quelle: 123erfasst.de, Mai 2026
docu tools
docu tools richtet sich an Baustellenteams, deren Hauptaufgabe Dokumentation, Mängelerfassung und Aufgabenkoordination während der Bauphase ist:
- Bauleiter:innen und ÖBA
- Generalunternehmer und Subunternehmer
- Ausführende Gewerke (Gebäudetechnik, Brandschutz, etc.)
- Teams mit mehrsprachigen Mitarbeitern
FairPlay
123erfasst bietet Module, die docu tools nicht anbietet:
- Zeiterfassung und Baulohn (Modul Personal)
- Einsatz- und Ressourcenplanung (Modul Planung)
- Geräteverwaltung und Telematik (Modul Geräte)
- Kalkulation, Angebote und Rechnungen (Modul Kalkulation)
Was 123erfasst bietet und docu tools nicht
Im Sinne eines vollständigen Vergleichs: Wer zusätzlich zur Dokumentation auch Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung oder Geräteverwaltung digital abbilden möchte, findet in 123erfasst einen breiteren Funktionsumfang.
Fazit
123erfasst und docu tools verfolgen unterschiedliche Ansätze. 123erfasst ist eine modulare Plattform, die viele Bereiche der Baustelle abdeckt – von Zeiterfassung bis Kalkulation. docu tools ist auf Baustellendokumentation und Qualitätsmanagement fokussiert und bietet in diesem Bereich einen durchgängigen Workflow aus Plänen, Pins, Fotos, Aufgaben und Berichten.
Welches Tool besser passt, hängt davon ab, welche Bereiche digital abgebildet werden sollen und wie tief die Anforderungen im Bereich Dokumentation sind.
Sollte 123erfasst ein Update veröffentlichen oder dieser Artikel dadurch veraltet sein, schreiben Sie uns gerne – wir aktualisieren ihn.
*Laut öffentlich zugänglichen Informationen von 123erfasst, Stand: Mai 2026.
Preise, Funktionen und Einschränkungen können sich ändern.
Maßgeblich sind die Angaben der jeweiligen Anbieter. Alle Angaben ohne Gewähr.