Caso práctico: Caso práctico: NordWest Plan
Con docu tools hemos resuelto el problema. La información es transparente, está disponible en todo momento y se encuentra claramente localizada. Esto nos ahorra innumerables consultas y rondas de coordinación.
Stefan Stein
Director general de NordWest Plan y perito jurado y designado oficialmente en materia de climatización y ventilación
Planificación digital: cómo NordWest Plan reorganiza el día a día de las obras con docu tools
«Con docu tools hemos resuelto el problema. La información es transparente, está disponible en todo momento y se encuentra claramente localizada. Esto nos ahorra innumerables consultas y rondas de coordinación».
– Stefan Stein, director general de NordWest Plan y perito jurado y designado oficialmente en materia de climatización y ventilación.
Resumen ejecutivo: Estructura digital para proyectos complejos
Nordwest Plan es una de las mayores empresas de ingeniería del norte de Alemania en los sectores de calefacción, ventilación, instalaciones sanitarias y energía. La empresa se fundó en 2005 y opera como sociedad registrada desde 2007. Surgió de la fusión de tres empresas de ingeniería unidas por un gran proyecto común. En la actualidad, 35 empleados y especialistas externos trabajan en proyectos de construcción de diversa envergadura, desde clínicas y escuelas hasta instalaciones industriales. Ya en 2019, la empresa decidió digitalizar todos los procesos e implementar docu tools. Su fácil manejo, su estructura clara y su base de datos estable simplificaron considerablemente la gestión de defectos, la distribución de tareas y la comunicación en los proyectos. Hoy en día, tanto los equipos internos como los socios externos se benefician de procesos más eficientes, información transparente y un notable ahorro de tiempo.
Más rapidez y transparencia en la obra
En 2019, NordWest Plan digitalizó de forma sistemática todo su método de trabajo. Desde entonces, docu tools constituye la columna vertebral del trabajo diario en los proyectos y gestiona los procesos centrales, desde la documentación y la gestión de defectos hasta las recepciones y la distribución de tareas. Gracias a este enfoque digital, NordWest Plan ha podido aumentar la eficiencia, agilizar los procesos y mejorar notablemente la colaboración en las obras.
«La velocidad, incluso con grandes volúmenes de datos, es impresionante. Ahorramos entre un 30 y un 40 % del tiempo que dedicábamos antes», destaca Nils Harms, jefe de proyecto de NordWest Plan.
«Antes se anotaba algo en un plano y, al cabo de dos meses, ya nadie sabía dónde estaba exactamente ese punto ni a qué se refería», recuerda Stefan Stein, director general de NordWest Plan. Con docu tools, esas ambigüedades son cosa del pasado. Las fotos se ubican directamente en los planos digitales mediante marcadores, se asignan automáticamente a los informes y se archivan. Esto ahorra tiempo, evita consultas y hace que los procesos sean transparentes. Donde antes reinaba el desorden de papeles y el caos de los correos electrónicos, hoy hay un proceso digital estructurado.
«Con docu tools hemos resuelto el problema. La información es transparente, está disponible en todo momento y se encuentra claramente localizada. Esto nos ahorra innumerables consultas y rondas de coordinación», afirma Stefan Stein.
El iPad en lugar del papel
Ya antes de la pandemia, NordWest Plan había emprendido un claro camino hacia la digitalización. Se eliminó el papel, se estandarizaron los procesos y las videoconferencias se convirtieron en parte del día a día. El pistoletazo de salida se dio cuando Stefan Stein empezó a utilizar un iPad con lápiz óptico para crear bocetos y tomar notas de forma digital en la obra. «Por aquel entonces, éramos los raros con nuestros iPads en la obra. Hoy en día, es algo habitual», cuenta Stefan Stein.
Tras probar varias soluciones, la decisión unánime recayó en docu tools. El software convenció por su facilidad de uso, su rapidez y sus estructuras claras.
«Hoy en día, todos los empleados cuentan con iPads; las tareas y las deficiencias se documentan y comunican directamente in situ, y los informes se generan automáticamente», explica Nils Harms.
Inspecciones eficientes y dictámenes con garantía jurídica con solo pulsar un botón
El software desempeña un papel fundamental en las recepciones y los informes periciales. Stefan Stein también utiliza docu tools en su calidad de perito jurado y designado oficialmente en el ámbito de la climatización y la ventilación. «Especialmente en las recepciones de instalaciones ajenas, me oriento de un solo vistazo. Veo exactamente dónde se encuentra cada cosa, tengo las fotos y todos los datos a mano», explica Stein. Junto con el equipo de docu tools, se han desarrollado plantillas y tablas especiales para los procesos de recepción, lo que agiliza aún más el trabajo y lo respalda legalmente. Los datos se almacenan en servidores a prueba de manipulaciones y las recepciones se documentan de forma que se puedan auditar.
Un rumbo claro hacia el futuro
Hoy en día, NordWest Plan trabaja sin papel. «Tengo todos los proyectos siempre a mano en mi iPad», afirma Stefan Stein. «Sin carpetas, sin papeles. Puedo trabajar desde cualquier lugar, lo que nos permite actuar con rapidez y profesionalidad». El cambio a los procesos digitales no solo ha aumentado la eficiencia, sino que también ha reforzado la posición de la empresa como socio moderno y con visión de futuro. Los procesos son más claros, las decisiones más rápidas y la colaboración con todas las partes implicadas más fluida. «Quien no utilice docu tools, ya no trabaja al día», resume Nils Harms para concluir.
Acerca de NordWest Plan
NordWest Plan es una empresa de ingeniería independiente dedicada a la planificación y supervisión de las instalaciones técnicas de edificios públicos, industriales y privados. La empresa, con sede en Bremen, cuenta con una plantilla de unos 35 empleados y colabora con una red de socios externos con amplia experiencia. Sus servicios abarcan desde la planificación clásica hasta los análisis de eficiencia energética y la elaboración de informes periciales. NordWest Plan trabaja de forma totalmente digital y lleva años utilizando con éxito docu tools.
Las funciones más utilizadas de docu tools
- Control de tareas
- elaboración de informes
- solicitud de plan
- Introducción del PIN
- Mantenimiento de la documentación
Cifras, datos y datos clave sobre el proyecto:
| Sector: | Planificación de instalaciones técnicas de edificios y coordinación de obras para clientes públicos, comerciales y privados |
| Duración del proyecto: | En servicio ininterrumpido desde 2019 |
| Sedes de las empresas | Bremen y Rastede, Alemania |
| Lugares de intervención | Región del norte de Alemania entre Hamburgo y Hannover |
| Número de empleados: | 35 empleados, además de especialistas externos en función del alcance del proyecto |
| Número de proyectos: | 189 |
| Número de fallos y tareas (pines): | 20511 |
| Número de planes: | 4458 |
| Uso del software: | Documentación de obra, gestión de defectos, procesos de recepción, comunicación del proyecto, elaboración de informes |
| Funciones utilizadas: | Registro de pines, documentación, consulta de planos, gestión de tareas, elaboración de informes |
| Obras implicadas: | En función del tamaño y la complejidad del proyecto, varios colaboradores externos de diferentes especialidades |
| Alcance del proyecto: | Proyectos de construcción en hospitales, colegios, residencias de la tercera edad, guarderías, edificios de oficinas y naves industriales |
| Digitalización: | Transición completa a la gestión de proyectos sin papel y a la documentación digital de la obra desde 2019 |
| Sector: | Ingeniería, instalaciones técnicas de edificios |
| Sedes de la empresa: | Bremen y Rastede, Alemania |
| Tamaño de la empresa: | 35 empleados |
| Digitalizado desde: | 2019 |
| Uso de docu tools desde: | 2019 |
| Ámbitos de aplicación: | Documentación de la obra, gestión de defectos, recepción, elaboración de informes |
| Ahorro de tiempo estimado: | Entre el 30 % y el 40 % |