دراسة حالة: شركة List smart results GmbH

تنزيل المقال

بقلم ساندرا شيك، الوسوم: دراسة حالة، قصص نجاح من واقع الممارسة، النقابة

أول برنامج أفتحه في الصباح هو «docu tools». أستخدمه طوال يوم العمل، ولم يعد بالإمكان الاستغناء عنه.

ملخص تنفيذي

تتولى شركة «ليست سمارت ريزلتس» (List smart results)، وهي شركة مقاولات عامة، إدارة مشاريع البناء الصغيرة والكبيرة على حد سواء في قطاع الفنادق والسياحة، سواء في الداخل أو في الخارج. وفي أحد أكبر مشاريعها خلال السنوات الأخيرة، واجهت الشركة تحديًا يتعلق بتوثيق موقع البناء. فقد كان لا بد من تنسيق عدد لا يحصى من المخططات التفصيلية والوثائق والمشاركين في المشروع، وضمان سير عملية البناء بشكل سلس. وفي هذا السياق، تمت توصية فريق المشروع باستخدام برنامج «docu tools». يوفر هذا البرنامج اتصالاً فعالاً وشفافاً بين جميع المشاركين في المشروع، وتحديداً مباشراً للمهام والأعمال المتبقية والعيوب على مخططات البناء، بالإضافة إلى توثيق قابل للتتبع من أجل المتابعة بعد انتهاء المشروع.

حول «List smart results»

شركة «List smart results» هي شركة مقاولات عامة متخصصة في أعمال البناء والتشطيب الداخلي الذكية والحصرية، ومقرها في إدليتز-توماسبرغ، في ولاية النمسا السفلى. انفصلت الشركة في عام 2012 عن مجموعة شركات «List» التي كانت تنتمي إليها آنذاك، وتركز منذ ذلك الحين على قطاع الفنادق والسياحة – ليس فقط في مجال التصميم الداخلي، بل أيضًا على نطاق واسع في مجال تطوير المشاريع وتشييد المباني المصممة خصيصًا. تعتمد «List smart results»، حسب المتطلبات، على الحرفية الحصرية والإنتاج عالي التقنية لشركة «F/LIST» في الموقع المشترك. وإلى جانب الموظفين ذوي الخبرة الذين يعملون في الشركة منذ سنوات طويلة، تتوفر أيضًا شبكة شركاء موثوقة ومخلصة ذات مستوى دولي تضم مهندسين معماريين ومصممين وفنيين وشركات منفذة. وبفضل هذا التنوع الواسع، يمكن للشركة ضمان جودة عالية مع الالتزام الصارم بالمواعيد والتقيد التام بالتكاليف. سواء كان الأمر يتعلق بفندق معياري من نوع جديد، أو بتجهيز شقة بنتهاوس فاخرة، أو بفيلا خاصة.

• عدد المهام التي تم إنشاؤها: 24,902
• عدد المشاريع التي تم إنشاؤها: 5
• عدد المخططات التي تمت رقمنتها: 430
• عدد الدبابيس الموضوعة: 21,420
• عدد الصور الملتقطة: 58.108
  

طرح المشكلة

بصفتها المقاول العام، تعمل شركة «List smart results» في مختلف مراحل المشروع بالتعاون مع العديد من الشركاء والمقاولين من الباطن. وقد واجهت الشركة تحديًا كبيرًا، لا سيما في مشروعها الكبير الأخير، وهو فندق «ماريتيم» في إنغولشتات. امتد موقع البناء في ألمانيا على مساحة تبلغ حوالي 21,000 متر مربع، وشاركت فيه عشرات الشركات في تنفيذ مشروع الفندق. كان يتعين في هذا المشروع مراعاة ما مجموعه 800 مخطط تنفيذي وتفصيلي وربطها ببعضها البعض، وهو ما شكل عبئًا تنظيميًّا هائلًا يتطلب قدرًا كبيرًا من المسؤولية. ونظرًا للتحديثات المستمرة في التخطيط والتطورات المستمرة في المشروع، واجه فريق المشروع عبئًا كبيرًا في مجالي الاتصال والإدارة. فقد كان يتعين فحص العديد من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا وتلخيصها وترتيبها حسب الأولوية وتوزيعها بشكل صحيح على جميع المقاولين من الباطن.

واجه فريق المشروع تحديًا كبيرًا، لا سيما في مجال إدارة العيوب. فمن ناحية، تبين أن تدفق المعلومات بين المكتب وموقع البناء كان عملية معقدة، ومن ناحية أخرى، كان لا بد من التعامل مع الجهد الهائل الذي ينطوي عليه هذا التدفق الهائل من المعلومات. ولتمكين فريق المشروع من تنفيذ هذا المشروع أصلاً، كان الفريق يبحث عن أداة تجمع كل هذه الجوانب، وتبسط عملية التواصل، وتضمن توثيقاً شفافاً لجميع مراحل المشروع.

الحل

منذ ثلاث سنوات حتى الآن، تعمل المهندسة كيرستين هولبلينغ ضمن فريق مشروع باستخدام برنامج «docu tools». وفي الوقت الحالي، يستخدم العديد من موظفي الشركة، وكذلك شركاء المشروع، برنامج «docu tools». وبفضل «docu tools»، تمكنوا من التغلب دفعة واحدة على جميع المشكلات العديدة التي واجهتهم في مشروع «Maritim Ingolstadt».

وبذلك، لم يعد من الضروري طباعة وتوزيع حوالي 800 مخطط تنفيذي وتفصيلي بشكل فردي ومضني، بل أصبح من الممكن إدارة هذه المخططات في «مجمع التخطيط» داخل برنامج docu tools بحيث يمكن لفريق المشروع الاطلاع عليها وتحديثها باستمرار. بمجرد إرسال مخطط جديد، كان يتم تحميله في مكتب List smart results عبر البرنامج، وبعد ثوانٍ قليلة، يصبح أحدث مخطط متاحًا للزملاء في موقع البناء الذي يبعد 600 كم. وبذلك تم تبسيط الاتصالات عبر البريد الإلكتروني وتقليلها. وهذا لا يسهل عبء العمل فحسب، بل يقلل أيضًا من مصادر الأخطاء المحتملة. بالإضافة إلى ذلك، تم وضع علامات على مخططات المشرفين وتخزينها مع المخططات التفصيلية المرتبطة بها (مثل تفاصيل درابزين السلالم، وتفاصيل الأبواب، وتفاصيل التوصيلات المختلفة، وما إلى ذلك) مباشرةً في المخطط مع تحديد مواقعها.

فيما يلي مثال على سير العمل الذي يتيح التواصل السريع والمبسط للمهندسة كيرستين هولبلينغ: اكتشف أحد الزملاء في موقع البناء تلفاً ناتجاً عن تسرب المياه في الطابق الخامس. فقام بوضع علامة على خريطة المشرف، متضمّنة تحديد الموقع بدقة وتوثيقاً بالصور. وبعد دقائق معدودة فقط، تمكنت زميلة في المكتب من إنشاء بلاغ عن الضرر يتضمن جميع المعلومات الضرورية، موجهًا إلى جميع المشاركين في المشروع وكذلك إلى المقاول من الباطن المكلف بالمهمة، مع تحديد المواعيد النهائية كأحد المهام. وتمكن المقاول من الباطن بعد ذلك من إصلاح الضرر بسهولة وسرعة، حيث عرف على الفور مكان العيب وتمكن من إزالته. وتم إتمام توثيق العيب وإصلاحه في نظام docu tools بطريقة يمكن تتبعها.

وبالمثل، فإن التوثيق الشفاف للبرنامج يمثل ميزة واضحة لشركة «List smart results»، لا سيما في مرحلة متابعة المشاريع. ففي مشاريع الفنادق على وجه الخصوص، غالبًا ما توجد عشرات الغرف الفندقية المتشابهة في المظهر. وفي هذا الصدد، ساعد تحديد المواقع المباشر والتوثيق بالصور بشكل خاص في الحفاظ على نظرة عامة على تقدم أعمال البناء. تم التقاط صور أسبوعية للجدران والأرضيات والأسقف في كل غرفة، والتي وثقت عملية البناء على النقطة المحددة مباشرةً على مخطط التنفيذ، وبالتالي توفر نظرة عامة على مراحل البناء المختلفة، حتى بعد الانتهاء من المشروع. وبالتالي، يمكن بعد ذلك الإجابة بسهولة وسرعة على أسئلة مثل «ما هو نوع الخط الذي تم مدّه تحت طبقة التسوية؟». ولولا استخدام docu tools، لكان من الصعب جدًا الإجابة على هذه الأسئلة، أو لكان ذلك قد استغرق وقتًا طويلاً.

إن استخدام docu tools يعني توفيرًا هائلاً للوقت بالنسبة للشركة – مما يغني عن القيام بالعديد من الرحلات الميدانية. فلا توجد قوائم Excel المعرضة للأخطاء أو مجلدات لا حصر لها تحتوي على مواد مصورة غير موثقة، كما يتم التغلب على الحواجز اللغوية المحتملة في موقع البناء – فالخطة نفسها تعمل كوسيلة تواصل مثالية للجميع. ومع docu tools، تصبح هذه الخطة رقمية ومحدثة دائمًا.

كان من الممكن إرسال تقرير يومي محدث يتضمن جميع المعلومات الضرورية/المصفاة إلى العميل وكذلك إلى هيئة الإشراف على البناء (ÖBA) أو غيرها من الأطراف المشاركة في المشروع، وذلك بضغطة زر واحدة فقط. كما تم إرسال تقارير العمل الأسبوعية إلى الشركات المتعاقدة باستخدام وظيفة إعداد التقارير. أما المقاولون من الباطن، الذين كانوا في البداية متشككين إلى حد ما تجاه البرنامج، فقد أدركوا مع تقدم المشروع مزايا docu tools، ورحبوا بشكل خاص بالتقارير التي تم إعدادها (وإن كانت لا تزال في بعض الأحيان في شكل ورقي).

الخاتمة

أصبحت «docu tools» الآن أداة أساسية في العمل اليومي لشركة «List smart results»، وتستخدمها جميع أقسام الشركة – بدءًا من الإدارة وصولاً إلى المساعدين. وقد نفذت شركة «List smart results» بالفعل بعض المشاريع البارزة، مثل فندق «TUI Blue Montafon» (بصفتها المقاول الشامل)، وكذلك «Kittenberger Chaletdorf» (بصفتها المقاول العام)، وذلك باستخدام «docu tools».

في المشاريع القادمة، من المقرر استخدام «docu tools» كأداة داعمة منذ مرحلة التخطيط، وإدخالها كبرنامج إلزامي لجميع المشاركين في المشروع. كما كان على شركة «List smart results» أن تتعلم كيفية التعامل مع «docu tools» – انطلاقًا من مبدأ «التعلم من خلال الممارسة»، أي دمج البرنامج بكفاءة في سير العمل بالمشروع. وبالنسبة للمشروع القادم، تتوفر بالفعل بعض الدروس المستفادة من التجربة العملية، والتي من شأنها أن تضمن سيرًا للمشروع أسهل وأفضل توثيقًا في المستقبل.

يتميز استخدام أدوات docu tools في مشاريع شركة List smart results بالجوانب الإيجابية التالية:

• توفير هائل في الوقت والتكاليف
• توثيق شفاف
• الحد من الأخطاء «البشرية»
• تعاون رائع بين المكتب وموقع البناء – تدفق سريع جدًّا للمعلومات
• دعم ممتاز ومساعدة سريعة وحلول للمشاكل من فريق docu tools

أغراض الاستخدام

تستخدم «List smart results» أدوات «docu» في مشاريع متنوعة الحجم وبغض النظر عن المجالات المكلفة بها (مثل وضع المفاهيم، والتخطيط، وتنفيذ المشاريع، وما إلى ذلك). وتستخدم الشركة البرنامج بشكل أساسي في المهام التالية:

• تقارير العمل الأسبوعية للشركات المكلفة
• وثائق مُصفاة ومحددة متاحة لجميع الأطراف المعنية — يمكن الاطلاع عليها عبر الإنترنت وفي أي مكان وفي أي وقت
• تقييم الحالة العامة
• توثيق العيوب ومعالجتها (مقارنة بين الحالة السابقة والحالة اللاحقة)
  توزيع المهام داخل فريق المشروع
• توثيق مصور لجميع مراحل البناء

الاقتباس

«أصبح تدفق الوثائق بين المكتب وموقع البناء سريعًا للغاية بفضل docu tools. فما إن وصلت الخريطة المحدثة، حتى أصبح موقع البناء الذي يبعد 800 كيلومتر على علم بالحالة الحالية.»
المهندسة كيرستين هولبلينغ، مديرة مشروع List smart results

«تعتبر أدوات docu tools بديهية إلى حد كبير، طالما التزم المرء ببعض القواعد الأساسية.»
ماريا ريترر، مساعدة مشروع List smart results

"أصبحت 'docu tools' بمثابة إكسير النجاح للمشروع."
المهندسة كيرستين هولبلينغ، مديرة مشروع List smart results

الميزات الأربع الأكثر استخدامًا

• إنشاء تقرير بضغطة زر واحدة
• تصنيف الدبابيس
• وظيفة التصفية الخاصة بالدبابيس
• استخراج التقارير بصيغة Excel لأغراض الإدارة