Brandschutzdokumentation in der Praxis: So behalten Sie alle Nachweise im Griff
Brandschutz zählt zu den sensibelsten und meistregulierten Themen am Bau. Kaum ein Bereich ist so haftungsrelevant und gleichzeitig so fehleranfällig in der täglichen Dokumentation.
Ob beim Neubau, im Bestand oder bei Sanierungen: Brandschutzmaßnahmen müssen nicht nur umgesetzt, sondern auch vollständig nachweisbar dokumentiert werden.
Fehlt dieser Nachweis oder ist er unvollständig, drohen Verzögerungen, Mehrkosten, Konflikte mit Behörden – und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen.
Warum Brandschutzdokumentation unverzichtbar ist
Im Brandschutz gilt: Eine Maßnahme ohne Dokumentation gilt oft als nicht erbracht.
Vorschriften, Normen und Behörden verlangen, dass alle relevanten Schritte nachvollziehbar festgehalten werden – von der Planung über die Ausführung bis hin zum laufenden Betrieb eines Gebäudes.
Dabei unterscheidet man zwei Bereiche:
1. Einmalige Dokumente während Planung & Errichtung
- Brandschutzkonzept & Brandschutznachweis
- Übereinstimmungs- und Verwendbarkeitsnachweise
- Prüfberichte, Abnahmeprotokolle
- technische Unterlagen zu Anlagen (z. B. RWA, Brandmeldeanlage)
2. Laufende Dokumentation während Betrieb & Bauphase
- regelmäßige Brandschutzbegehungen
- Wartungen & Prüfungen
- Dokumentation von Mängeln & Abweichungen
- Nachverfolgung von Fristen
- Schulungen & Unterweisungen
- •Änderungen an Nutzung, Brandabschnitten oder Fluchtwegen
Gerade die laufende Dokumentation ist in der Praxis herausfordernd: viele Beteiligte, viele Gewerke, viele Fotos, wenig Zeit.
Warum Brandschutzdokumentation in der Praxis scheitert
Trotz klarer Vorgaben kämpfen viele Unternehmen mit denselben Problemen:
1. Fotos und Notizen sind verstreut
Handy-Fotos, E-Mails, Excel-Listen, Papierordner – nichts ist zentral, vieles geht verloren.
2. Der genaue Standort eines Mangels fehlt
Ohne klare Position im Plan muss bei der nächsten Begehung oft neu gesucht werden.
3. Wiederkehrende Prüfungen sind schwer nachverfolgbar
Was wurde vor sechs Monaten festgestellt?
Wurde das behoben?
Muss es erneut geprüft werden?
Viele Firmen haben hier keine saubere Historie.
4. Protokolle sind zeitaufwendig
Fotos sortieren, Kommentare zusammentragen, Berichte formatieren – oft stundenlange Arbeit.
5. Spezialsoftware ist oft zu kompliziert
Viele Brandschutz-Tools bieten unzählige Module, Einstellungen und Fachfunktionen.
Das Ergebnis: Niemand nutzt sie richtig.
Die Teams fallen zurück in Excel, Word oder WhatsApp – und die Dokumentation leidet.
Eine einfache Alternative: Brandschutz dokumentieren mit einer Baudoku-App
Nicht jede Firma braucht eine überladene Speziallösung.
Für viele reicht eine einfach bedienbare, mobile, revisionssichere Dokumentationsplattform, die genau das tut, was sie im Alltag brauchen:
- Mängel festhalten
- Fotos aufnehmen
- Position im Plan setzen
- Verantwortliche zuordnen
- Fristen definieren
- Protokolle erstellen
- Historie nachweisen
Genau das leistet docu tools – und erschließt damit einen völlig neuen Ansatz für Brandschutzdokumentation.
Praxisbeispiel: Eine Brandschutzfirma dokumentiert jede behördliche 6-Monats-Begehung mit docu tools
Eine unserer Kundenfirmen führt zweimal im Jahr behördliche Brandschutzüberprüfungen auf laufenden Baustellen durch. Dafür nutzt sie ausschließlich docu tools – ohne zusätzliche Brandschutzsoftware. Und das funktioniert perfekt, weil die Firma sich ein eigenes, schlankes System gebaut hat.
Die verwendeten Kategorien:
- Hinweis
- Konzeptionelle Änderung
- Mangel
- Projektnotiz
- prüfen
- Rücksprache intern
- Übersicht
- Vorhanden
Diese Kategorien sind nicht brandschutz-spezifisch – aber sie decken den gesamten Workflow einer Begehung ab:
- Mangel → brandschutzrelevante Abweichung
- prüfen → wiederkehrende Kontrollen
- Hinweis → kleine Auffälligkeiten
- Rücksprache intern → Klärung mit GU/Sub
- Vorhanden → Nachweis einer korrekt umgesetzten Maßnahme
- Übersicht → Meta-PINs für ganze Bereiche / Brandabschnitte
Keine komplizierten Module, keine Schulungstage, keine überfüllten Menüs – nur klare, mobile Baudokumentation.
So läuft eine Brandschutzbegehung mit docu tools ab
1. Plan öffnen – Begehung starten
Der Prüfer nutzt Smartphone oder Tablet (iOS, Android), komplett offline-fähig.
2. PIN setzen – Befund kategorisieren
Ein Klick auf den Plan: PIN setzen, Kategorie wählen (z. B. Mangel oder prüfen).
3. Fotos & Notizen hinzufügen
Direkt vor Ort aufgenommen – alles automatisch im richtigen PIN gespeichert.
4. Aufgaben erstellen
Aus jedem Befund wird bei Bedarf eine Aufgabe mit:
• Verantwortlichem
• Fälligkeitsdatum
• Priorität
5. Dokumentation mit 360°-Fotos (optional)
Für Raumzustände oder Brandabschnitte können zusätzlich 360°-Fotos erstellt werden – deutlich schneller als Rundgänge à la Holobuilder oder OpenSpace, dafür ideal als Zwischenstand.
6. Protokolle sofort exportieren
Dank Word-Vorlagen können Firmen:
• Brandschutzbegehungsprotokolle
• Mängelberichte
• Nachweise für Brandabschnitte
direkt erstellen – inkl. Vor-Ort-Unterschrift auf Tablet oder Smartphone.
7. Historie beim nächsten Termin wiederverwenden
Bei jeder weiteren 6-Monats-Begehung sieht der Prüfer sofort:
• was bereits erledigt wurde
• was erneut geprüft werden muss
• was noch offen ist
So entsteht eine revisionssichere, lückenlose Dokumentation – ohne zusätzlichen Aufwand.
Warum Firmen docu tools statt Spezialsoftware verwenden
1. Einfach zu bedienenen
Keine monatelangen Schulungen. Die meisten Nutzer sind in wenigen Minuten produktiv.
2. Für die Baustelle gebaut
Tablet & Smartphone, offlinefähig, schnell und robust.
3. Nicht überladen
Keine 50 Brandschutzmodule, keine unnötigen Einstellungen.
4. Extrem flexibel
Jede Firma kann Kategorien, Workflows und Berichte selbst definieren.
5. Ein System für alles
Statt „Brandschutzsoftware + Baudokumentation + Mängelmanagement“ nutzt man ein einziges Tool.
6. Revisionssicher
Nichts kann gelöscht werden, jede Änderung ist nachvollziehbar – entscheidend für Behörden, Auftraggeber und Versicherungen.
Fazit: Brandschutzdokumentation muss nicht kompliziert sein
Der Markt zeigt klar: Viele Firmen kämpfen mit zu komplexen Lösungen oder gar keinem System.
Dabei kann Brandschutzdokumentation sehr einfach sein – wenn man ein Tool wählt, das:
- mobil funktioniert,
- offline funktioniert,
- Fotos & PINs sauber verortet,
- Aufgaben & Fristen klar anzeigt,
- Protokolle automatisch erstellt,
- und eine lückenlose Historie bietet.
Genau diese Kombination macht docu tools für Brandschutzfirmen, Bauleiter, GU, Betreiber und Prüforganisationen so wertvoll.
Wer Brandschutz praxistauglich, schnell und sauber dokumentieren will – ohne Spezialsoftware – findet in docu tools die ideale Lösung.
👉 Kontaktieren Sie uns via sales@docu-tools.com für nähere Informationen