Dokumentacja przeciwpożarowa w praktyce: jak zachować kontrolę nad wszystkimi dowodami
Ochrona przeciwpożarowa jest jednym z najbardziej wrażliwych i najczęściej regulowanych zagadnień w budownictwie. Żadna inna dziedzina nie ma tak dużego znaczenia dla odpowiedzialności cywilnej, a jednocześnie nie jest tak podatna na błędy w codziennej dokumentacji.
Niezależnie od tego, czy chodzi o nowy budynek, istniejący obiekt czy renowację: środki ochrony przeciwpożarowej muszą być nie tylko wdrożone, ale także w pełni udokumentowane.
Brak tego dowodu lub jego niekompletność grozi opóźnieniami, dodatkowymi kosztami, konfliktami z organami władzy, a w najgorszym przypadku konsekwencjami karnymi.
Dlaczego dokumentacja przeciwpożarowa jest niezbędna
W zakresie ochrony przeciwpożarowej obowiązuje zasada: środek bez dokumentacji często uznaje się za niewdrożony.
Przepisy, normy i organy władzy wymagają, aby wszystkie istotne etapy były rejestrowane w sposób zrozumiały – od planowania, poprzez realizację, aż po bieżącą eksploatację budynku.
W tym przypadku rozróżnia się dwa obszary:
1. Dokumenty jednorazowego użytku podczas planowania i budowy
- Koncepcja ochrony przeciwpożarowej i certyfikat ochrony przeciwpożarowej
- Świadectwa zgodności i przydatności
- Raporty z badań, protokoły odbioru
- dokumentacja techniczna instalacji (np. RWA, system sygnalizacji pożaru)
2. Bieżąca dokumentacja podczas eksploatacji i fazy budowy
- regularne kontrole przeciwpożarowe
- Konserwacja i przeglądy
- Dokumentacja wad i odchyleń
- Śledzenie terminów
- Szkolenia i instruktaże
- •Zmiany w zakresie użytkowania, stref przeciwpożarowych lub dróg ewakuacyjnych
W praktyce właśnie bieżąca dokumentacja stanowi wyzwanie: wielu uczestników, wiele branż, wiele zdjęć, mało czasu.
Dlaczego dokumentacja przeciwpożarowa nie sprawdza się w praktyce?
Pomimo jasnych wytycznych wiele przedsiębiorstw boryka się z tymi samymi problemami:
1. Zdjęcia i notatki są rozrzucone
Zdjęcia z telefonu komórkowego, e-maile, listy Excel, segregatory papierowe – nic nie jest scentralizowane, wiele rzeczy ginie.
2. Brak dokładnej lokalizacji usterki
Bez jasnego określenia pozycji w planie podczas kolejnej wizyty często trzeba ponownie szukać.
3. Trudno jest śledzić cykliczne kontrole.
Co stwierdzono sześć miesięcy temu?
Czy to zostało naprawione?
Czy należy to ponownie sprawdzić?
Wiele firm nie ma w tej kwestii czystej historii.
4. Protokoły są czasochłonne
Sortowanie zdjęć, zbieranie komentarzy, formatowanie raportów – często zajmuje to wiele godzin pracy.
5. Specjalistyczne oprogramowanie jest często zbyt skomplikowane.
Wiele narzędzi do ochrony przeciwpożarowej oferuje niezliczone moduły, ustawienia i funkcje specjalistyczne.
Wynik: nikt nie korzysta z nich prawidłowo.
Zespoły wracają do programów Excel, Word lub WhatsApp – a dokumentacja na tym cierpi.
Prosta alternatywa: dokumentowanie ochrony przeciwpożarowej za pomocą aplikacji Baudoku
Nie każda firma potrzebuje rozbudowanego, specjalistycznego rozwiązania.
Wielu osobom wystarcza łatwa w obsłudze, mobilna i bezpieczna platforma dokumentacyjna, która spełnia wszystkie codzienne potrzeby:
- Odnotowywanie wad
- Robienie zdjęć
- Ustawianie pozycji w planie
- Przypisanie osób odpowiedzialnych
- Określanie terminów
- Tworzenie protokołów
- Udowodnić historię
Właśnie to zapewnia docu tools – otwierając tym samym zupełnie nowe podejście do dokumentacji przeciwpożarowej.
Przykład praktyczny: Firma zajmująca się ochroną przeciwpożarową dokumentuje każdą półroczną kontrolę urzędową za pomocą docu tools.
Jedna z naszych firm klientów przeprowadza dwa razy w roku urzędowe kontrole przeciwpożarowe na bieżących placach budowy. W tym celu korzysta wyłącznie z docu tools – bez dodatkowego oprogramowania przeciwpożarowego. Działa to doskonale, ponieważ firma stworzyła własny, uproszczony system.
Wykorzystane kategorie:
- Uwaga
- Zmiana koncepcyjna
- niedobór
- Notatka dotycząca projektu
- sprawdzać
- Konsultacja wewnętrzna
- Przegląd
- Dostępne
Kategorie te nie są specyficzne dla ochrony przeciwpożarowej, ale obejmują cały przebieg inspekcji:
- Niedociągnięcie → odstępstwo dotyczące ochrony przeciwpożarowej
- sprawdzać → kontrole okresowe
- Uwaga → niewielkie nieprawidłowości
- Konsultacje wewnętrzne → Wyjaśnienie z GU/Sub
- Dostępne → Dowód prawidłowego wdrożenia środka
- Przegląd → Meta-PIN dla całych obszarów / sekcji przeciwpożarowych
Żadnych skomplikowanych modułów, żadnych szkoleń, żadnych przepełnionych menu – tylko przejrzysta, mobilna dokumentacja budowy.
Tak przebiega kontrola przeciwpożarowa z docu tools
1. Otwórz plan – rozpocznij inspekcję
Kontroler korzysta ze smartfona lub tabletu (iOS, Android), całkowicie offline.
2. Ustawianie kodu PIN – kategoryzowanie wyników
Kliknij na plan: ustaw PIN, wybierz kategorię (np. braki lub sprawdź).
3. Dodaj zdjęcia i notatki
Nagrane bezpośrednio na miejscu – wszystko automatycznie zapisane w odpowiednim PIN.
4. Tworzenie zadań
W razie potrzeby z każdego wyniku badania tworzy się zadanie zawierające:
• Osoba odpowiedzialna
• Data wymagalności
• Priorytet
5. Dokumentacja ze zdjęciami 360° (opcjonalnie)
W przypadku pomieszczeń lub stref przeciwpożarowych można dodatkowo wykonać zdjęcia 360° – znacznie szybciej niż w przypadku wirtualnych spacerów typu Holobuilder lub OpenSpace, co sprawia, że są one idealnym rozwiązaniem jako stan pośredni.
6. Natychmiastowy eksport protokołów
Dzięki szablonom programu Word firmy mogą:
• Protokoły z kontroli przeciwpożarowej
• Raporty dotyczące wad
• Dowody potwierdzające podział na strefy pożarowe
tworzyć bezpośrednio – wraz z podpisem na miejscu na tablecie lub smartfonie.
7. Ponowne wykorzystanie historii podczas następnej wizyty
Podczas każdej kolejnej kontroli co 6 miesięcy inspektor od razu widzi:
• co już zostało zrobione
• co należy ponownie sprawdzić
• co pozostaje do ustalenia
W ten sposób powstaje kompletna dokumentacja zgodna z wymogami audytowymi – bez dodatkowego nakładu pracy.
Dlaczego firmy używają docu tools zamiast specjalistycznego oprogramowania
1. Łatwy w obsłudze
Bez wielomiesięcznych szkoleń. Większość użytkowników osiąga pełną wydajność w ciągu kilku minut.
2. Zbudowany z myślą o placu budowy
Tablet i smartfon, możliwość pracy w trybie offline, szybki i wytrzymały.
3. Nie przeładowywać
Bez 50 modułów ochrony przeciwpożarowej, bez zbędnych ustawień.
4. Wyjątkowa elastyczność
Każda firma może samodzielnie definiować kategorie, przepływy pracy i raporty.
5. Jeden system do wszystkiego
Zamiast „oprogramowania przeciwpożarowego + dokumentacji budowlanej + zarządzania usterkami” używa się jednego narzędzia.
6. Zgodność z przepisami dotyczącymi kontroli
Nie można niczego usunąć, każda zmiana jest identyfikowalna – ma to kluczowe znaczenie dla organów administracji, zleceniodawców i ubezpieczycieli.
Wniosek: dokumentacja przeciwpożarowa nie musi być skomplikowana.
Rynek wyraźnie pokazuje, że wiele firm boryka się z problemem zbyt złożonych rozwiązań lub całkowitym brakiem systemu.
Dokumentacja przeciwpożarowa może być bardzo prosta – jeśli wybierzesz narzędzie, które:
- działa mobilnie,
- działa w trybie offline,
- Zdjęcia i pinezki uporządkowane,
- Wyraźnie wskazuje zadania i terminy,
- Protokoły tworzone automatycznie,
- i oferuje kompletną historię.
Właśnie ta kombinacja sprawia, że docu tools jest tak cennym narzędziem dla firm zajmujących się ochroną przeciwpożarową, kierowników budowy, generalnych wykonawców, operatorów i organizacji kontrolnych.
Jeśli chcesz dokumentować środki ochrony przeciwpożarowej w praktyczny, szybki i przejrzysty sposób – bez specjalnego oprogramowania – docu tools jest idealnym rozwiązaniem.
👉Skontaktuj się z nami pod adresem sales@docu-tools.com, aby uzyskać więcej informacji.