Modello di elenco dei difetti: ecco come i professionisti dell’edilizia documentano realmente i difetti

di Hend Kotb, tag: Modelli e download

Chi deve documentare i difetti in cantiere ricorre spesso a ciò che conosce: Excel. Una riga per ogni difetto, alla fine si inserisce velocemente una foto — fatto. Il problema: questo approccio richiede più tempo di quanto ne faccia risparmiare e, in tribunale o in caso di controversie, è di scarsa utilità. In questo articolo vi mostriamo come si presenta un elenco professionale dei difetti, quali informazioni devono realmente essere incluse e perché un rapporto in formato Word, corredato di estratti della planimetria e foto, è di gran lunga superiore all’approccio basato su Excel.

Cosa deve contenere un elenco dei difetti?

Un elenco dei difetti conforme alla normativa è molto più di una semplice tabella con parole chiave. Per ogni difetto documentato è necessario registrare le seguenti informazioni:

• Descrizione precisa del difetto (ad es. “trave del portone bombata, asse 27/5”)
• Categoria (difetto, danno, problema di sicurezza ecc.)
• Localizzazione sulla mappa: su quale mappa e in quale punto si trova il difetto?
• Stato: Aperto, In elaborazione, Chiuso
• Foto scattate direttamente presso la macchina da stiro — con data e ora
• Settore o impresa assegnata
• Data di scadenza
• Autore e data di creazione
• Commenti e cronologia delle comunicazioni

È possibile riportare tutte queste informazioni in Excel, ma è una procedura complicata. Soprattutto le foto e gli estratti delle planimetrie non possono essere rappresentati in modo adeguato in un foglio di calcolo.

Perché Excel non è la scelta migliore per i rapporti sui difetti

Molti capicantiere e studi di ingegneria civile utilizzano ancora fogli di calcolo Excel per i loro elenchi dei difetti. Il principio è ben noto: una riga per ogni difetto, colonne dedicate allo stato, al settore di intervento e alla scadenza — e nell’ultima colonna si inserisce a forza una foto.

Nella pratica, ciò comporta alcuni problemi tipici:

• Le foto devono essere trascinate manualmente nelle celle e ridimensionate con grande fatica
• Mancano completamente alcuni dettagli della pianta — si perde il riferimento spaziale
• Più foto per ogni difetto compromettono l'impaginazione
• Caos delle versioni: chi ha quale versione? È ancora aggiornata?
• Mancanza di localizzazione nel piano: non si sa più dove si trovasse esattamente la carenza
• Non conforme alla normativa: in caso di controversie mancano spesso dettagli fondamentali

Il problema di fondo è che Excel è uno strumento di calcolo, non un sistema di documentazione. Non è mai stato sviluppato per la documentazione di cantiere.

Come si presenta realmente un rapporto sui difetti redatto da un professionista

Un rapporto professionale sui difetti nell'ambito dell'attività edilizia quotidiana si basa su Word, non su Excel. Il motivo è semplice: Word consente di combinare immagini, estratti di planimetrie e tabelle strutturate in un unico documento. Il risultato è un rapporto che ha valore anche nei confronti di partner esterni, committenti o, in caso di controversia, in sede giudiziaria.

Tale rapporto contiene, per ogni difetto:

• Il dettaglio esatto della planimetria con l'individuazione del difetto
• Tutti i metadati (categoria, stato, autore, data)
• Tutte le attività correlate con le relative responsabilità e scadenze
• L'intera cronologia delle comunicazioni (commenti, modifiche di stato)
• Foto scattate direttamente in corrispondenza del difetto in questione — con data e didascalia

💡Esempio pratico tratto da docu tools: un difetto, ad esempio “architrave gonfio”, viene localizzato sulla planimetria esatta, assegnato all’imbianchino, provvisto di una data di scadenza e documentato con foto del difetto — il tutto in un unico rapporto che può essere condiviso tramite link o inviato in formato PDF.

Scarica un modello di rapporto sui difetti (PDF)

Condividere un rapporto sui difetti: tre metodi pratici

Una volta redatto un rapporto, sorge spontanea la domanda: come farlo pervenire al destinatario? Nella pratica, si sono dimostrati efficaci tre metodi:

Per la Germania: rapporti sui difetti conformi alle norme VOB

Chiunque operi in Germania nel settore dell’edilizia pubblica o commerciale conosce il Regolamento in materia di appalti e contratti per lavori edili (VOB). Le segnalazioni di difetti conformi al VOB devono soddisfare specifici requisiti formali — tra cui la documentazione dei termini, la notifica dei difetti e l’obbligo di prova.

Un buon software per la documentazione edile offre a tal fine modelli di report specifici che tengono già conto di questi requisiti: in questo modo si evita di doverli preparare manualmente e si va sul sicuro.

Cosa distingue docu tools dagli altri

docu tools è un software per la documentazione edile sviluppato appositamente per studi di progettazione di piccole e medie dimensioni, capicantiere e ingegneri civili. I difetti vengono individuati direttamente sul progetto edilizio sotto forma di cosiddetti “pin”. A ogni pin è possibile associare foto, attività, commenti e scadenze.

Il rapporto sui difetti viene quindi generato con un solo clic a partire da questi pin — comprensivo di sezione della planimetria, foto e cronologia completa delle comunicazioni. Il risultato è un documento professionale in formato Word o PDF che può essere inoltrato immediatamente.

Soprattutto per i team che finora hanno lavorato con Excel, la differenza è immediatamente evidente: niente importazioni manuali di foto, niente problemi di versione, niente foto mancanti nella planimetria.

Conclusione: quale modello è quello giusto?

Un elenco dei difetti sotto forma di foglio Excel è un buon primo passo — meglio di niente. Chi però vuole lavorare in modo professionale e andare sul sicuro in caso di controversia, ha bisogno di qualcosa di più di un semplice foglio:

• Localizzazione nella planimetria per ogni difetto
• Foto direttamente accanto alla difettosità — non in una cella della tabella
• Cronologia completa delle comunicazioni e degli stati
• Layout professionale che può essere condiviso direttamente

Tutto questo è offerto da un software di documentazione digitale dei cantieri come docu tools — e passare a questo sistema è più facile di quanto si pensi.

🚀 Provalo subito gratis

Prova Docu Tools gratuitamente per 30 giorni — senza carta di credito, senza rischi. Individua i difetti sulla planimetria, aggiungi foto e crea un rapporto professionale in pochi secondi.

→ www.docu-tools.com/kostenlos-testen