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Caso di studio: List smart results GmbH

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di Sandra Schick, tag: Caso di studio, Storie di successo dal mondo del lavoro, Sindacato
Una persona utilizza Docu Tools su un tablet per la documentazione digitale di un edificio in fase grezza.
Logo di List smart results

Il primo programma che apro al mattino è Docu Tools. Lo uso per tutta la giornata lavorativa e ormai non potrei più farne a meno.

Ing. Kerstin Hölbling

Responsabile di progetto, List smart results GmbH

Sintesi

L'impresa generale List smart results gestisce progetti edilizi di varie dimensioni nel settore alberghiero e turistico, sia in Germania che all'estero. In occasione di uno dei suoi progetti più importanti degli ultimi anni, l'azienda ha dovuto affrontare una sfida relativa alla documentazione di cantiere. Era necessario coordinare una miriade di piani di dettaglio, documentazioni e soggetti coinvolti nel progetto per garantire un processo di costruzione impeccabile. In tale contesto, al team di progetto è stato consigliato il software docu tools. Il software offre una comunicazione efficiente e trasparente tra tutti i soggetti coinvolti nel progetto, una localizzazione diretta di compiti, prestazioni residue e difetti sui piani di costruzione e una documentazione tracciabile per il follow-up dopo il completamento del progetto.

Informazioni su List smart results

List smart results è un'impresa generale specializzata in lavori di costruzione e ristrutturazione di interni intelligenti ed esclusivi, con sede a Edlitz-Thomasberg, nella Bassa Austria. L'azienda è stata scorporata nel 2012 dall'allora gruppo List e da allora si concentra sul settore alberghiero e turistico, non solo nell'ambito dell'arredamento d'interni, ma anche su larga scala nello sviluppo di progetti e nella realizzazione di edifici su misura. A seconda delle esigenze, List smart results si avvale dell'esclusiva maestria artigianale e della produzione high-tech di F/LIST presso la sede comune. Oltre a collaboratori esperti e di lunga data, l'azienda dispone anche di una rete di partner collaudata e leale di livello internazionale, composta da architetti, designer, tecnici o imprese esecutrici. Grazie a questa ampia struttura, l'azienda è in grado di garantire la massima qualità nel rigoroso rispetto delle scadenze e dell'assoluta fedeltà ai costi. Che si tratti di un innovativo hotel modulare, dell'arredamento di un lussuoso attico o di una villa privata.

Descrizione del problema

In qualità di appaltatore generale, List smart results collabora nelle più disparate fasi di progetto con numerosi partner e subappaltatori. Soprattutto nel caso del suo ultimo grande progetto, l’Hotel Maritim di Ingolstadt, l’azienda ha dovuto affrontare una sfida di notevole entità. Il cantiere in Germania si estendeva su una superficie di circa 21.000 m² e vedeva coinvolte decine di imprese nella realizzazione del progetto alberghiero. Nel progetto era necessario tenere conto e collegare tra loro un totale di 800 piani esecutivi e di dettaglio, un immenso sforzo organizzativo con molte responsabilità. A causa del costante aggiornamento della pianificazione e degli ulteriori sviluppi del progetto, il team di progetto si è trovato ad affrontare un elevato carico di lavoro in termini di comunicazione e amministrazione. Ogni giorno era necessario esaminare, riassumere, dare priorità e assegnare correttamente a tutti i subappaltatori numerose e-mail.

Il team di progetto ha dovuto affrontare una sfida particolarmente impegnativa nel campo della gestione dei difetti. Da un lato, il flusso di informazioni tra l'ufficio e il cantiere si è rivelato complesso, ma era necessario gestire anche l'enorme carico di lavoro che si celava dietro questa marea di informazioni. Per poter portare a termine questo progetto, il team era alla ricerca di uno strumento che riunisse tutti questi aspetti, semplificasse la comunicazione e garantisse una documentazione trasparente in tutte le fasi del progetto.

Soluzione

Da ormai tre anni, l'ingegnere Kerstin Hölbling utilizza docu tools nell'ambito di un team di progetto. Nel frattempo, molti dipendenti dell'azienda e partner di progetto hanno iniziato a utilizzare il software di docu tools. Grazie a docu tools, sono riusciti a risolvere in un colpo solo tutte le numerose difficoltà che avevano dovuto affrontare nel progetto Maritim Ingolstadt.

I circa 800 piani esecutivi e di dettaglio non dovevano più essere faticosamente stampati e distribuiti uno per uno, ma potevano essere gestiti e mantenuti aggiornati in un archivio di progettazione direttamente all’interno di docu tools, a disposizione del team di progetto. Non appena veniva trasmesso un nuovo piano, questo veniva caricato nel software presso l'ufficio di List smart results e, pochi secondi dopo, i colleghi nel cantiere a 600 km di distanza avevano a disposizione il piano più aggiornato. La comunicazione via e-mail è stata così semplificata e ridotta. Ciò non solo alleggerisce il carico di lavoro, ma riduce anche le possibili fonti di errore. Inoltre, sui piani del capocantiere sono stati inseriti dei pin e i relativi piani di dettaglio (ad es. dettagli per ringhiere di scale, dettagli delle porte, vari dettagli di collegamento, ecc.) sono stati archiviati direttamente sul piano.

Ecco un esempio di procedura per una comunicazione rapida e semplificata, illustrata dall'ingegnere Kerstin Hölbling: un collega in cantiere ha individuato un danno causato dall'acqua al 5° piano. Ha inserito un segnalino sulla mappa del cantiere indicando la posizione esatta e allegando la documentazione fotografica. Pochi minuti dopo, una collega in ufficio ha potuto creare una segnalazione di danno con tutte le informazioni necessarie, destinata a tutti i partecipanti al progetto e al subappaltatore incaricato, sotto forma di attività comprensiva delle scadenze. Il subappaltatore ha quindi potuto riparare il danno in modo semplice e veloce, sapendo immediatamente dove si trovava il difetto e potendolo eliminare. La documentazione del danno e la riparazione del danno edilizio sono state completate in modo tracciabile in docu tools.

Allo stesso modo, soprattutto nella fase di post-progetto, la documentazione trasparente del software rappresenta un chiaro vantaggio per l’azienda List smart results. Soprattutto nei progetti alberghieri capita spesso che ci siano decine di camere dall’aspetto identico. In questi casi, la localizzazione diretta e la documentazione fotografica sono state particolarmente utili per mantenere una visione d’insieme sull’avanzamento dei lavori. Ogni settimana sono state scattate foto di pareti, pavimenti e soffitti in ogni camera, che hanno documentato il processo di costruzione sul rispettivo pin localizzato direttamente sul piano esecutivo e quindi – anche a posteriori, dopo il completamento del progetto – offrono una panoramica delle diverse fasi di costruzione. In seguito, è possibile rispondere in modo semplice e rapido a domande come, ad esempio, "Quale cavo è stato posato sotto il massetto?". Senza docu tools, sarebbe stato quasi impossibile rispondere a questa domanda o ci sarebbe voluto molto tempo.

L'utilizzo di docu tools comporta un enorme risparmio di tempo per l'azienda, evitando così numerosi spostamenti. Non ci sono più elenchi Excel soggetti a errori né innumerevoli cartelle con materiale fotografico non documentato; inoltre, le eventuali barriere linguistiche in cantiere vengono superate con facilità: il progetto stesso, in quanto strumento di comunicazione, funziona al meglio per tutti. Con docu tools, questo è digitale e sempre aggiornato.

Con un semplice clic era possibile inviare al committente, all’ÖBA o ad altri soggetti coinvolti nel progetto un rapporto aggiornato quotidianamente contenente tutte le informazioni necessarie o filtrate. I rapporti settimanali di lavoro venivano inviati alle imprese incaricate tramite la funzione di reportistica. I subappaltatori, inizialmente piuttosto scettici nei confronti del software, nel corso del progetto hanno riconosciuto i vantaggi di docu tools e hanno accolto con gratitudine soprattutto i rapporti creati (anche se in parte ancora in formato cartaceo).

Conclusione

Nel frattempo, docu tools è diventato uno strumento indispensabile nella routine lavorativa quotidiana della società List smart results e viene utilizzato da tutta l'azienda, dalla direzione fino al personale di supporto. Alcuni progetti di rilievo, come l'Hotel TUI Blue Montafon (incarico come appaltatore generale) e il Kittenberger Chaletdorf (appaltatore generale), sono già stati realizzati da List smart results tramite docu tools.

Nei prossimi progetti, docu tools verrà utilizzato come strumento di supporto già durante la fase di pianificazione e sarà introdotto come software obbligatorio per tutti i partecipanti al progetto. Anche la ditta List smart results ha dovuto imparare a utilizzare docu tools, seguendo il motto «learning by doing», ovvero integrando il software in modo efficiente nel flusso di lavoro del progetto. Per il prossimo progetto sono già disponibili alcune conoscenze pratiche acquisite, che dovrebbero garantire un flusso di lavoro ancora più semplice e meglio documentato in futuro.

L'utilizzo di docu tools nei progetti della ditta List smart results presenta i seguenti vantaggi:

Destinazioni d'uso

List smart results utilizza i docu tools per progetti di varie dimensioni, indipendentemente dalle fasi in cui interviene (ad esempio ideazione, progettazione, realizzazione, ecc.). In particolare, il software viene impiegato soprattutto per le seguenti attività:

Citazione

«Grazie a docu tools, il flusso di documentazione tra l'ufficio e il cantiere è incredibilmente veloce. Appena è arrivato il progetto aggiornato, il cantiere, a 800 km di distanza, era già al passo con lo stato attuale.»
Ing. Kerstin Hölbling, responsabile di progetto List smart results


«docu tools è per lo più intuitivo, purché ci si attenga ad alcune regole di base.»
Maria Reiterer, assistente di progetto List smart results


“docu tools è diventato l’elisir dei progetti.”
Ing. Kerstin Hölbling, responsabile di progetto List smart results

Le quattro funzioni più utilizzate

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