Mantenga una visión general, en cualquier momento y en cualquier lugar.
docu tools simplifica la documentación digital de la construcción: los planos están siempre actualizados, las tareas son comprensibles y todos los participantes trabajan con la misma información. Menos esfuerzo, más eficiencia: desarrollado directamente a partir de la práctica.
proyectos
Documente sus proyectos a lo largo de todo el ciclo de vida del edificio. Con nuestra estructura lógica de carpetas, podrá gestionar varios proyectos en paralelo sin perder la visión general.
Con nuestras funciones de proyecto, podrá regular el acceso a la información de sus proyectos de forma sencilla y comprensible. Ya sea como administrador con acceso completo y funciones de gestión o como usuario que solo ve una pequeña parte del proyecto. Flexible y fácil de implementar. De este modo, podrá gestionar fácilmente las responsabilidades internas y externas.
Las 5 funciones de docu tools
docu tools simplifica la colaboración entre todas las partes implicadas. Digital y transparente. Las tareas previamente definidas pueden asignarse a usuarios internos o subcontratistas externos. Para poder responder mejor a las necesidades individuales, se han definido diferentes roles y permisos. De este modo, puede formar su equipo según sus deseos y en función del proyecto.
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Todo según lo previsto
Los planos son la base de su proyecto. No solo en la vida real, sino también digitalmente en nuestra aplicación. Con nuestra herramienta, los tendrá siempre a mano, incluso sin conexión a Internet, en el bolsillo de su pantalón.
Hay muchas formas de representar su proyecto y definir exactamente lo que desea incluir en el plano. Nuestra sencilla estructura de carpetas le permite almacenar sus planos de forma lógica a lo largo de todo el ciclo de vida del edificio.
24/7 en línea y fuera de línea
De la oficina directamente a la obra: disponible en solo unos segundos. Con nuestra versión sin conexión, puede acceder a sus planos y editarlos incluso sin conexión a Internet. De este modo, no se verá afectado por problemas de recepción.
Todo puede ser un plan
No hacemos distinción entre planos de construcción y fotografías. Esta funcionalidad le abre posibilidades completamente nuevas y le ayuda a utilizar fácilmente planos de planta, fachadas, planos de pulido, de instalación o de terreno. Independientemente de la perspectiva o el tamaño. Siempre según el mismo principio.
Disponible rápidamente
Los planos se pueden cargar en formato .pdf, .jpg, .webp y .png. Para optimizar el flujo de trabajo, convertimos sus planos a .jpg. Esto reduce el tiempo de carga en un 99 % y el archivo está disponible de inmediato. Al exportar el archivo, este se convierte automáticamente a su formato original.
Trabajar con versiones
Especialmente en la fase inicial de un proyecto, los planes y las circunstancias cambian. Para que el trabajo realizado hasta el momento pueda seguir utilizándose, ofrecemos la función de revisión. Los nuevos planes se pueden cargar fácilmente y sustituyen al plan existente con solo pulsar un botón.
Documentado de forma transparente
Para garantizar una documentación comprensible, nuestros planes cuentan con numerosas funciones de seguridad. También existe la posibilidad de volver de la versión n.º 8 del plan a la versión n.º 7.
- Historial de versiones
- historial de cambios
- fecha de creación
- Persona responsable
- Notificación de nuevos planes
- Sin función de borrado
Compartir fácilmente
La función «Exportar plan» combina el plan básico con todas sus tareas, información, documentos e imágenes, y sirve así como archivo o base para reuniones. Como plantilla de proyecto, su proyecto insignia también puede servir de base para muchos otros proyectos.
Planes en la práctica
Para que te hagas una idea más clara de cómo es el día a día con docu tools, hemos recopilado aquí algunos casos de uso de nuestros clientes:
Pines y tareas
En docu tools, todo gira en torno al pin. Este sirve como ancla y es responsable de la localización en su plano. Los pins abren numerosas posibilidades para la documentación y la colaboración. Una vez colocado un pin, se le puede asignar un título, una descripción y numerosos archivos multimedia. La función de tareas, en particular, es una herramienta muy útil para la colaboración digital dentro del proyecto.
Variedad de iconos de pines e indicadores de tareas
En docu tools, los pines desempeñan un papel decisivo y se pueden distinguir fácilmente no solo por su color, que corresponde a la categoría seleccionada, sino también por sus iconos.
El progreso de las tareas en un pin da lugar a diferentes símbolos e indicadores. A continuación se muestra un extracto de los posibles iconos de pin:
Pin sin tareas
Pin con una o varias tareas pendientes
Pin con una tarea pendiente
Pin con una tarea rechazada
Todas las tareas del pin están marcadas como completadas.
El pin está inactivo.
El pin está cerrado.
Versátil
Para garantizar una documentación completa, también se pueden añadir bocetos, notas de voz, archivos, fotos y vídeos o campos definidos por el usuario al pin. Nuestros pins se adaptan de forma flexible a sus necesidades.
tareas
Las tareas previamente definidas pueden asignarse a las personas responsables con una fecha de vencimiento. Se pueden crear varias tareas por cada pin. Los cambios se comunican automáticamente mediante notificaciones push.
En el lado seguro
Para incorporar aquí también algunas funciones de seguridad, los pines establecidos previamente no se pueden borrar. No obstante, los pines que no sean necesarios se pueden desactivar. El protocolo de pines también ofrece una visión completa de los cambios realizados dentro del pin.
Personalizado
Con nuestros campos personalizados, puede completar su pin con funciones adicionales y datos relevantes para usted (por ejemplo, número, fecha, hora, control deslizante, etc.). Con la ayuda de nuestras etiquetas, puede filtrar rápida y fácilmente diferentes pins en todo su proyecto. Todas estas entradas se pueden generar posteriormente como un informe con solo pulsar un botón.
propuestas
Para poder trabajar de forma eficiente, también hemos dotado a nuestros campos de funciones de sugerencias. Los títulos o textos que se utilizan con frecuencia se sugieren automáticamente en «textos utilizados recientemente» y se insertan con un solo clic. De este modo, no solo podrá trabajar más rápido, sino que también garantizará una comunicación y un titulado uniformes. La plantilla Pin también es una herramienta muy útil en este sentido.
Pines en la práctica
Para que te hagas una idea más clara de cómo es el día a día con docu tools, hemos recopilado aquí algunos casos de uso de nuestros clientes:
Campos de pines personalizados en la práctica
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tareas
Nuestros pines son el punto de partida para una gestión exhaustiva de tareas. A los pines previamente establecidos se les pueden asignar numerosas tareas, que no solo tienen contenidos diferentes, sino que también se pueden asignar a diferentes personas.
Notificaciones
Con la función de notificación, siempre estará al día. Ya sea que haya cambios en las tareas, nuevos planes u otras actualizaciones.
Existe la posibilidad de seleccionar diferentes intervalos de tiempo. Nuestra configuración «Periódicamente» es especialmente popular, ya que envía por correo electrónico un resumen de las últimas 24 horas antes de comenzar a trabajar.
Tareas externas
Esta función es especialmente relevante para la función gratuita de subcontratistas. Las personas invitadas solo pueden ver las tareas que se les han asignado. Para poder trabajar sin conexión, estos pines abiertos se pueden exportar como informe. A continuación, las personas responsables pueden añadirlos en docu tools una vez completados.
La versión digital también ofrece la posibilidad de añadir fotos como prueba de que la tarea se ha completado.
procesamiento masivo
Para poder combinar pines similares (incluidas las tareas) sin cambiar su ubicación, hemos introducido la función de grupos. De este modo, no solo ofrecemos una visión general de los pines relacionados y sus tareas, sino también una función de procesamiento masivo. El siguiente ejemplo ilustra esta función:
El coordinador de protección contra incendios abre el plano del edificio y lo filtra según los marcadores de «detectores de incendios» que aparecen en él. De un vistazo, puede ver cuántos detectores de incendios hay en el edificio y dónde se encuentran. Mediante el procesamiento masivo, puede asignar a todos estos pines a la vez una nueva tarea «Comprobación de detectores de incendios» con la fecha de vencimiento deseada y la persona responsable. De forma rápida y sencilla, sin olvidar ningún detector de incendios.
informes
El sistema de informes de docu tools, basado en MS Word o Excel, se adapta de forma flexible a sus necesidades diarias. Las plantillas existentes pueden seguir utilizándose sin necesidad de recrearlas laboriosamente en el sistema. De este modo, no solo puede garantizar una documentación uniforme, sino también exportar informes con el diseño que desee.
Flexible y adaptable
El sistema de informes de docu tools se basa en marcadores de posición que se pueden cargar según se desee y, finalmente, exportar como informe. Todos los campos (incluidos los definidos por el usuario) que rellene en el software docu tools pueden leerse y exportarse para su informe. También puede crear una portada y un índice personalizados. Los informes no solo pueden exportarse en formato PDF*, sino también en otros idiomas, lo que le permite superar fácilmente las barreras lingüísticas.
*Solo posible para plantillas de Word.
Compartir fácilmente
La función integrada para compartir permite distribuir rápidamente su documentación por correo electrónico o mediante un enlace, incluso a compañeros externos. La firma digital directamente en la tableta permite un procesamiento sencillo sin necesidad de papel.
Informes en la práctica
Para que te hagas una idea más clara de cómo es el día a día con docu tools, hemos recopilado aquí algunos ejemplos de nuestros clientes:
Informe de defectos según VOB
Acta de recepción
informe de daños
o de inspección de protección contra incendios
Diario de obra
Informe de inspección
acta de la reunión
Evaluación (técnica) del rendimiento
documentación fotográfica
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colaboración
docu tools simplifica la colaboración entre todas las partes implicadas. Digital y transparente. Las tareas previamente definidas pueden asignarse a usuarios internos o subcontratistas externos. Para poder responder mejor a las necesidades individuales, se han definido diferentes roles y permisos. De este modo, puede formar su equipo según sus deseos y en función del proyecto.
Sabemos que la realidad no solo se desarrolla en el ámbito digital.
Por eso hemos integrado funciones híbridas en nuestro software, que combinan de forma óptima el mundo analógico con el digital y, por lo tanto, lo simplifican para todos los involucrados. Incluso para los participantes en el proyecto que no tienen licencia ni acceso a docu tools.
Personas sin acceso a docu tools o sin dirección de correo electrónico propia
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Colocar un pin en el plano
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Asignar tareas
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Asignar tareas al equipo del proyecto
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Exportar tareas como informe e imprimirlas
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Tareas externas de edición
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Notificar finalización
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Los usuarios internos marcan las tareas como «completadas».
-
Notificación: comprobar tarea
Personas con dirección de correo electrónico propia
-
Colocar un pin en el plano
-
Asignar tareas
-
Asignar tareas al equipo del proyecto
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Tarea en curso
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Marcar la tarea como «completada»
-
Notificación: comprobar tarea
Hardware óptimo
Trabajar con miembros, equipos y contactos. Para las personas involucradas que no disponen de una dirección de correo electrónico, pero a las que se les deben asignar tareas, existe la función de contacto. Estas personas pueden crearse en el sistema y recibir las tareas asignadas en forma de informe impreso para su procesamiento. Esto ha demostrado ser una solución muy relevante para empresas externas. De este modo, docu tools puede representar un método de trabajo híbrido.
Para obtener un rendimiento óptimo, hemos probado decenas de dispositivos y plataformas, y podemos recomendar los siguientes con total confianza:
Gran capacidad de almacenamiento interno
procesadores rápidos
buenas cámaras
tabletas
Para un uso óptimo de nuestra aplicación, recomendamos las siguientes tabletas:
- iPad (modelo estándar): el dispositivo multifuncional ideal para el día a día en la obra
- iPad Pro y iPad mini: para todos aquellos que necesitan más potencia o función flash.
- Samsung Galaxy Tab S: potente alternativa Android
teléfono inteligente
Para un uso óptimo de nuestra aplicación, recomendamos los siguientes smartphones:
- iPhone (última generación y un máximo de dos versiones anteriores)
- Modelos insignia de Samsung
- Nada Teléfono
Todos los dispositivos deben utilizarse siempre con la última versión del sistema operativo. Para que la aplicación docu tools funcione también en modo offline, debe haber suficiente memoria disponible. Por lo tanto, recomendamos dispositivos con al menos 128 GB de memoria interna.
Plataformas y trabajo seguro
iPad
iPhone
Tablet
Smartphone
Superficie
Sus datos están protegidos en Google mediante medidas de seguridad líderes en el sector. Dado que docu tools es una herramienta basada en la nube, no es necesario almacenar los archivos localmente. De este modo, se minimiza el riesgo para la seguridad de sus dispositivos.
Todos los datos están protegidos en AWS.
solo región de Fráncfort
Conforme al RGPD
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Empiece de inmediato gracias a las plantillas
Puede elegir entre una gran variedad de plantillas profesionales, por ejemplo, para resúmenes o planes de proyectos. Así le resultará más fácil empezar.
Diario de obra
Notificación de defectos
