Gestión digital de defectos: por qué la vía más sencilla suele ser la mejor y cómo la hacemos posible con docu tools.
Quien haya intentado alguna vez gestionar los defectos en la obra con listas de Excel, fotos de WhatsApp, cadenas de correos electrónicos y diferentes versiones de archivos, sabe lo que se siente: en algún momento se llega al límite. La información desaparece, las responsabilidades no están claras, los plazos se agotan y, de repente, un simple defecto se convierte en un verdadero problema.
Al mismo tiempo, muchas soluciones digitales disponibles en el mercado son impresionantemente completas, pero también impresionantemente recargadas: planificación de plazos de construcción, gestión de recursos, herramientas de adjudicación, estructuras de derechos complejas.
Suena bien, hasta que realmente lo necesitas en tu día a día.
Porque para la gestión de defectos esto significa sobre todo una cosa:
Demasiados clics, demasiada complejidad, demasiada pérdida de tiempo.
Entre estos dos extremos —el caos por un lado y la sobrecarga por el otro— falta algo decisivo:
Una solución sencilla, clara y pura para la gestión de defectos.
Por eso existe docu tools.
¿Qué es la gestión de defectos y por qué fracasa tan a menudo en la práctica?
La gestión de defectos comprende básicamente cinco pasos:
- 1. Detectar defectos
- 2. Documentar los defectos
- 3. Asignar responsables
- 4. Establecer plazos
- 5. Realizar un seguimiento claro de las tareas pendientes
Suena muy sencillo. Sin embargo, en la realidad fracasa porque el proceso no es continuo, ni centralizado, ni estructurado.
Por qué fracasan los métodos clásicos: Excel, WhatsApp y el correo electrónico
Muchos proyectos comienzan con soluciones pragmáticas de bajo presupuesto, que se vuelven incontrolables a partir de 30-50 defectos:
1. La información está en todas partes
Fotos en el móvil, Excel en el portátil, notas en papel, actualizaciones de estado por correo electrónico.
2. No hay una estructura uniforme.
Cada gremio entrega de forma diferente, cada jefe de obra documenta de forma diferente.
3. Falta de trazabilidad
¿Quién dijo qué y cuándo? ¿Cuál era el plazo?
A menudo difícil de reconstruir.
4. Gran inversión de tiempo
Los informes deben crearse manualmente.
5. Sin control
Los plazos caducan, no se recuerda a los responsables.
En resumen:
Excel y WhatsApp funcionan... hasta que dejan de hacerlo.
Por qué muchas soluciones digitales no son mejores
Por otro lado, existen paquetes de software completos que pueden «todo»:
Gestión de planos, BIM, archivo de documentos, recursos, calendario... y, en algún lugar, un módulo de gestión de defectos.
El problema:
- Demasiado complejo: para realizar una tarea sencilla se necesitan veinte clics.
- Demasiado caro: se pagan muchas funciones que nunca se utilizan.
- Falta de enfoque: la gestión de defectos suele ser solo una cuestión secundaria. Falta profundidad y precisión en los detalles, precisamente donde serían decisivos.
El resultado: sigue existiendo una verdadera laguna en un tema tan crítico como la gestión de defectos.
Cómo docu tools resuelve la gestión de defectos sin la complejidad del software tradicional
No hemos desarrollado docu tools para poder «hacerlo todo», sino para poder hacer perfectamente lo importante. Nuestro proceso de reclamaciones es claro, estructurado, rápido y está diseñado específicamente para la práctica.
Estas son las funciones que faltan en muchos sistemas, pero que en realidad son decisivas:
1. Una marca en el plan: varias tareas en el mismo contexto.
En lugar de poner cinco marcas en el mismo lugar, nosotros ofrecemos:
- 1 Pin = el contexto
- Varias tareas = deficiencias concretas
Esto significa:
- menos caos
- Resúmenes más claros
- Estructura clara para la supervisión de la obra, el contratista general y el contratista principal.
Una diferencia fundamental con respecto a muchas otras herramientas.
2. El flujo de trabajo real de la construcción: Supervisión de la construcción → Contratista general → Subcontratista → Contratista general → Supervisión de la construcción
El flujo de trabajo estándar en el sector de la construcción: muchos sistemas no pueden reproducirlo, pero nosotros lo gestionamos a la perfección.
Ejemplo:
- 1. La supervisión de la obra crea una tarea Pin + y la asigna al contratista general.
- 2. GU comprueba y crea una segunda tarea en el mismo pin.
- 3. Esta se asigna al NU.
- 4. El NU realiza la tarea y envía un informe al GU.
- 5. El contratista general comprueba y solo entonces lo comunica a la supervisión de obras.
Resultado:
- responsabilidades claras
- control real
- total transparencia
- Todo documentado en un pin.
- Historial almacenado a prueba de revisiones
Por eso precisamente los contratistas generales aprecian especialmente docu tools.
3. Equipos: porque los proyectos no están formados por individuos
Ofrecemos la posibilidad de agrupar a varias personas en un equipo:
- Las tareas se pueden asignar a un equipo.
- Todos los miembros del equipo ven las mismas tareas.
- Cualquiera puede documentar y solucionar defectos.
Esto supone una gran ventaja, especialmente en proyectos de gran envergadura.
4. Velocidad: detectar un defecto en unos 10 clics
Suena trivial, pero es decisivo en la vida cotidiana.
Para una falta completa necesitamos unos diez clics:
- Establecer un marcador
- Título
- Descripción
- oficio
- responsable
- vencimiento
- Foto(s)
Cuando hay que documentar 60 puntos o más al día, cada par de clics adicional marca la diferencia, especialmente en las inspecciones con el constructor y el subcontratista.
5. Seguridad de revisión: con nosotros no se puede borrar nada.
Un historial de defectos es una prueba jurídica. Por eso, en nuestro caso se aplica lo siguiente:
- Los pines no se pueden eliminar.
- Las tareas no se pueden eliminar.
- Cada cambio es comprensible.
- Cada paso tiene una marca de tiempo.
Esto garantiza la máxima seguridad jurídica, sin margen para interpretaciones.
6. Proceso digital + proceso híbrido: ambos son posibles.
No todos los subcontratistas disfrutan trabajando en formato digital, por lo que ofrecemos soporte para ambos entornos:
Miembros digitales
- Trabajar directamente en el software
- ven sus tareas
- notificar digitalmente libre
- subir fotos
Contactos (sin iniciar sesión)
- recibir tareas sobre informes
- Los informes se pueden compartir mediante un enlace.
- Los contactos pueden convertirse en miembros en cualquier momento posterior.
De este modo, todos mantienen su flexibilidad, especialmente en las primeras fases del proyecto.
7. Plantillas de informes personalizadas
Un informe de defectos debe cumplir a menudo requisitos legales, por ejemplo, la referencia a la VOB (normativa alemana sobre contratos de obras) en Alemania.
En docu tools, las plantillas de informes se pueden diseñar libremente con Word y Excel:
- Portadas
- diseño
- Cabeceras y pies de página
- Diseño de identidad corporativa
- campos variables
- Contenidos estructurados a partir de pines
De este modo, siempre estará seguro desde el punto de vista legal y dará una imagen profesional en sus informes de defectos.
8. Aplicable a nivel internacional: un proceso de reclamación por defectos que funciona en cualquier lugar.
docu tools se utiliza actualmente en Alemania, Austria, Suiza, Polonia y muchos otros países.
La razón es sencilla: nuestro proceso de defectos no se basa en normas nacionales, sino en la lógica.
Gracias a las plantillas de informes personalizables, las estructuras de tareas flexibles y la lógica clara de los pines, docu tools se puede adaptar con precisión a los requisitos locales de cualquier país, ya sea:
- VOB en Alemania
- ÖNORM en Austria
- Especificaciones del cliente en Polonia
- normas internacionales para proyectos
O diseños completamente propios, que solo se aplican a una empresa determinada.
De este modo, docu tools funciona en cualquier lugar donde sea necesario registrar, comunicar y realizar un seguimiento de los defectos, independientemente del idioma, la cultura de documentación o los requisitos legales.
Por qué docu tools es diferente
No decimos «somos mejores».
Nosotros decimos: nos centramos en lo esencial, la gestión de defectos.
Mientras que otras herramientas:
- 40 funciones que nadie utiliza
- requieren formaciones complejas
- Exigir demasiado a los subcontratistas
- son caros
- son lentos de manejar
Apostamos por:
- simplicidad
- velocidad
- flexibilidad
- documentación legalmente válida
- Colaboración clara (miembros + contactos)
Esto no nos hace más grandes, sino más específicos. Y eso es precisamente nuestro punto fuerte.
Conclusión: la gestión de defectos no es una característica. Es un proceso.
Muchas herramientas consideran la gestión de defectos como un módulo adicional.
Consideramos que las deficiencias son un proceso fundamental que determina de manera decisiva el éxito o el caos.
Con docu tools creamos:
- responsabilidades claras
- rápida adquisición
- historiales comprensibles
- comunicación transparente
- documentación legalmente válida
- colaboración flexible
- fácil manejo
Sin el caos de Excel.
Sin mensajes de WhatsApp.
Sin funciones de software superfluas.
Referencias e historias de clientes
Si desea ver cómo se utiliza docu tools en proyectos reales, desde proyectos internacionales de infraestructura hasta empresas constructoras regionales, eche un vistazo a nuestros casos prácticos.
Allí, nuestros propios clientes muestran cómo aceleran los procesos de defectos, aportan claridad y ahorran cientos de horas de trabajo.
Pruébelo usted mismo: crear un proyecto en docu tools lleva menos de diez minutos, y después podrá empezar a documentar inmediatamente en la obra.