Cyfrowe zarządzanie wadami: dlaczego prosta droga jest często najlepsza – i jak sprawiamy, że jest to możliwe dzięki docu tools

autor: Sandra Schick, tagi: Funkcje

Każdy, kto kiedykolwiek próbował zarządzać usterkami na placu budowy za pomocą list w Excelu, zdjęć w WhatsApp, łańcuchów e-maili i różnych wersji plików, zna to uczucie: w pewnym momencie po prostu nie da się już tego ogarnąć. Informacje znikają, obowiązki są niejasne, terminy mijają – i nagle prosta usterka staje się prawdziwym problemem.

Jednocześnie wiele rozwiązań cyfrowych dostępnych na rynku jest wprawdzie imponująco rozbudowanych, ale również imponująco przeładowanych: planowanie czasu budowy, zarządzanie zasobami, narzędzia do udzielania zamówień, złożone struktury praw.

Brzmi dobrze – dopóki nie trzeba tego naprawdę używać w codziennym życiu.

Dla zarządzania wadami oznacza to przede wszystkim jedno:

zbyt wiele kliknięć, zbytnia złożoność, zbytnia strata czasu.

Pomiędzy tymi dwoma skrajnościami – chaosem z jednej strony i przeładowaniem z drugiej – brakuje czegoś istotnego:

Proste, przejrzyste i czyste rozwiązanie do zarządzania wadami.

Właśnie dlatego powstały narzędzia docu tools.

Czym jest zarządzanie wadami – i dlaczego tak często kończy się niepowodzeniem w praktyce?

Zarządzanie wadami obejmuje zasadniczo pięć etapów:

• 1. Rozpoznawanie wad
• 2. Dokumentowanie wad
• 3. Wyznaczyć osoby odpowiedzialne
• 4. Wyznaczanie terminów
• 5. Precyzyjne śledzenie realizacji zadań

Brzmi to tak prosto. W rzeczywistości jednak proces ten kończy się niepowodzeniem, ponieważ nie jest spójny, scentralizowany ani ustrukturyzowany.

Dlaczego klasyczne metody zawodzą: Excel, WhatsApp i e-mail

Wiele projektów rozpoczyna się od pragmatycznych rozwiązań niskobudżetowych, które stają się niekontrolowane najpóźniej po 30–50 usterkach:

Krótko mówiąc:

Excel i WhatsApp działają – dopóki nie przestaną działać.

Dlaczego wiele rozwiązań cyfrowych nie jest lepszych?

Z drugiej strony istnieją obszerne pakiety oprogramowania, które potrafią „wszystko”:

Zarządzanie planami, BIM, archiwizacja dokumentów, zasoby, kalendarz – a gdzieś tam moduł zarządzania wadami.

Problem:

• Zbyt skomplikowane: wykonanie prostego zadania wymaga dwudziestu kliknięć.
• Za drogie: płaci się za wiele funkcji, których nigdy nie używa się.
• Brak skupienia: zarządzanie wadami jest często tylko kwestią drugorzędną. Brakuje głębi i dokładności – właśnie tam, gdzie byłyby one decydujące.

Wynik: w tak ważnej kwestii, jak zarządzanie wadami, nadal istnieje prawdziwa luka.

Jak docu tools rozwiązuje problem zarządzania wadami – bez złożoności tradycyjnego oprogramowania

Nie stworzyliśmy docu tools, aby potrafiło „wszystko”, ale aby potrafiło doskonale wykonywać to, co najważniejsze. Nasz proces usuwania wad jest przejrzysty, ustrukturyzowany, szybki – i stworzony specjalnie z myślą o praktyce.

Oto funkcje, których brakuje w wielu systemach, ale które w rzeczywistości mają kluczowe znaczenie:

1. Zaznaczenie na planie – kilka zadań w tym samym kontekście

Zamiast umieszczać pięć oznaczeń w tym samym miejscu, oferujemy:

• 1 Pin = kontekst
• wiele zadań = konkretne braki

Oznacza to:

• mniej chaosu
• przejrzystsze przeglądy
• przejrzysta struktura dla nadzoru budowlanego, generalnego wykonawcy i podwykonawcy

Istotna różnica w porównaniu z wieloma innymi narzędziami.

2. Rzeczywisty przebieg prac budowlanych: nadzór budowlany → generalny wykonawca → podwykonawca → generalny wykonawca → nadzór budowlany

Standardowy przepływ pracy w branży budowlanej – niemożliwy do odwzorowania przez wiele systemów, ale przez nas doskonale obsługiwany.

Przykład:

• 1. Nadzór budowlany tworzy Pin + zadanie i przypisuje je generalnemu wykonawcy.
• 2. GU sprawdza i tworzy drugie zadanie w tym samym pinie.
• 3. Zostanie ona przypisana do NU.
• 4. NU wykonuje zadanie i zgłasza się do GU.
• 5. Generalny wykonawca sprawdza i dopiero wtedy zgłasza to do nadzoru budowlanego.

Wynik:

• jasno określone obowiązki
• rzeczywista kontrola
• pełna przejrzystość
• wszystko udokumentowane w jednej pinezce
• historia przechowywana w sposób zgodny z wymogami audytowymi

Właśnie dlatego generalni wykonawcy szczególnie cenią docu tools.

3. Zespoły – ponieważ projekty nie składają się z pojedynczych osób

Umożliwiamy połączenie kilku osób w jeden zespół:

• Zadania można przypisywać zespołowi.
• wszyscy członkowie zespołu widzą te same zadania
• każdy może dokumentować i usuwać usterki

Jest to ogromna zaleta, zwłaszcza w przypadku większych projektów.

4. Szybkość: wykrycie usterki w około 10 kliknięciach

Brzmi banalnie, ale ma kluczowe znaczenie w codziennym życiu.

Aby uzyskać całkowity niedobór, potrzebujemy około dziesięciu kliknięć:

• Ustawić pinezkę
• Tytuł
• Opis
• Gewer
• osoba odpowiedzialna
• termin płatności
• Zdjęcie(a)

Jeśli trzeba udokumentować 60 lub więcej punktów dziennie, każda dodatkowa para kliknięć ma znaczenie – zwłaszcza podczas inspekcji z inwestorem i podwykonawcą.

5. Bezpieczeństwo rewizji: u nas nic nie może zostać usunięte.

Przebieg braku stanowi dowód prawny. Dlatego obowiązuje u nas zasada:

• Nie można usuwać pinów.
• Zadania nie mogą być usuwane.
• każda zmiana jest zrozumiała
• każdy krok ma znacznik czasu

Zapewnia to maksymalną pewność prawną – bez możliwości interpretacji.

6. Proces cyfrowy + proces hybrydowy – obie opcje są możliwe

Nie każdy podwykonawca lubi pracować cyfrowo – dlatego wspieramy oba światy:

Członkowie cyfrowi

• pracować bezpośrednio w oprogramowaniu
• widzą swoje zadania
• zgłoś cyfrowo bezpłatnie
• przesłać zdjęcia

Kontakty (bez logowania)

• otrzymują zadania dotyczące raportów
• Raporty można udostępniać za pomocą linku.
• Kontakty można w dowolnym momencie przekształcić w członków.

W ten sposób każdy zachowuje elastyczność – zwłaszcza we wczesnych fazach projektu.

7. Szablony raportów definiowane przez użytkownika

Zgłoszenie usterki musi często spełniać wymogi prawne – na przykład odniesienie do VOB w Niemczech.

W docu tools szablony raportów można dowolnie projektować za pomocą programów Word i Excel:

• Strony tytułowe
• układ
• Nagłówki i stopki
• Projekt CI
• pola zmienne
• strukturalne treści z pinów

Dzięki temu raporty dotyczące wad będą zawsze zgodne z prawem i będą wyglądały profesjonalnie.

8. Zastosowanie międzynarodowe – proces reklamacyjny, który działa wszędzie

docu tools jest obecnie używane w Niemczech, Austrii, Szwajcarii, Polsce i wielu innych krajach.

Powód jest prosty: nasz proces rozpatrywania reklamacji nie opiera się na normach krajowych, ale na logice.

Dzięki dowolnie konfigurowalnym szablonom raportów, elastycznej strukturze zadań i przejrzystej logice przypinania, docu tools można dokładnie dostosować do lokalnych wymagań w każdym kraju – niezależnie od tego, czy:

• VOB w Niemczech
• ÖNORM w Austrii
• Wymagania klienta w Polsce
• międzynarodowe standardy projektowe

Lub całkowicie własne układy, które mają zastosowanie tylko do konkretnej firmy.

Dzięki temu docu tools działa wszędzie tam, gdzie konieczne jest rejestrowanie, komunikowanie i śledzenie usterek – niezależnie od języka, kultury dokumentacji lub wymogów prawnych.

Dlaczego docu tools jest inne?

Nie mówimy „jesteśmy lepsi”.

Mówimy: skupiamy się na tym, co najważniejsze – zarządzaniu wadami.

To nie czyni nas większymi, ale bardziej ukierunkowanymi na cel. I właśnie to jest naszą siłą.

Wniosek: Zarządzanie wadami nie jest funkcją. Jest to proces.

Wiele narzędzi traktuje zarządzanie wadami jako moduł dodatkowy.

Postrzegamy usterki jako podstawowy proces, który decyduje o sukcesie lub chaosie.

Dzięki docu tools tworzymy:

• jasno określone obowiązki
• szybkie rejestrowanie
• przejrzysta historia
• przejrzysta komunikacja
• dokumentacja zgodna z prawem
• elastyczna współpraca
• łatwa obsługa

Bez chaosu w Excelu.

Bez wiadomości WhatsApp.

Bez zbędnych funkcji oprogramowania.

Referencje i historie klientów

Jeśli chcesz zobaczyć, jak docu tools jest wykorzystywane w rzeczywistych projektach – od międzynarodowych projektów infrastrukturalnych po regionalne przedsiębiorstwa budowlane – zapoznaj się z naszymi studiami przypadków.

Tam nasi klienci sami pokazują, jak przyspieszają procesy reklamacyjne, zapewniają przejrzystość i oszczędzają setki godzin pracy.

Wypróbuj sam: utworzenie projektu w docu tools zajmuje mniej niż dziesięć minut – a potem możesz od razu zacząć dokumentować na placu budowy.