Caso práctico: Caja de Ahorros de Hamburgo
El uso de docu tools nos ha ayudado enormemente a gestionar de forma estructurada y eficiente la coordinación de unos 30 gremios y el traslado de 1700 empleados .
Miriam Tomforde
Directora del subproyecto de gestión de implantación, Hamburger Sparkasse
Resumen ejecutivo: Así se logró este gigantesco proyecto logístico
La caja de ahorros Hamburger Sparkasse (Haspa) se enfrentaba a un gran reto logístico: el traslado de 1700 empleados a la nueva sede central de la empresa, el ultramoderno «Deutschlandhaus», situado en el Gänsemarkt de Hamburgo. Con 30 000 metros cuadrados de superficie de oficinas, el edificio ofrece la tecnología más avanzada y la sucursal más grande del barrio, en pleno centro de la ciudad. Gracias a la facilidad de uso de docu tools, se pudo gestionar de forma eficiente el proceso de gestión de defectos, incluida la coordinación de numerosos grupos de proyecto internos y socios externos. El software, fácil de usar, permitió documentar con precisión los defectos mediante pines, distribuir rápidamente las tareas y comunicarse sin problemas. En solo unos meses se logró una transición fluida al nuevo entorno de trabajo.
Reto aceptado: desde el lanzamiento hasta la mudanza
El proyecto #HASPA ONE planteó una serie de retos que exigían una planificación minuciosa y una ejecución eficaz. La complejidad logística del traslado de más de 1700 empleados y la fusión de tres sedes anteriormente separadas en la nueva central fueron solo el principio. Miriam Tomforde, directora del subproyecto de gestión de la implantación de Haspa, describe así la situación: «Cada día había que superar nuevos retos. La clave era coordinar de manera eficiente a todos los implicados, desde nuestros empleados hasta los arquitectos, pasando por los proveedores externos». A pesar de la complejidad logística y de los inevitables pequeños fallos, todo el equipo de implementación se centró en crear un «efecto sorpresa» entre todos los empleados.
Las funciones más utilizadas de docu tools:
- Registro de PIN
- Mantenimiento de la documentación
- Control de tareas
- elaboración de informes
- solicitud de plan
| proyecto | HASPA ONE: traslado a la Deutschlandhaus |
|---|---|
| duración del proyecto | 12 meses |
| Ubicaciones | Tres sedes reunidas en HASPA ONE – Deutschlandhaus en Gänsemarkt |
| Número de empleados | 1700 empleados en una sola sede |
| Número de defectos y tareas (pines) | Tres sedes reunidas en HASPA ONE – Deutschlandhaus en Gänsemarkt |