Documentación sobre protección contra incendios en la práctica: cómo mantener todos los certificados bajo control
La protección contra incendios es uno de los temas más delicados y regulados en la construcción. Pocos ámbitos son tan relevantes en materia de responsabilidad civil y, al mismo tiempo, tan propensos a errores en la documentación diaria.
Ya sea en edificios nuevos, existentes o renovados: las medidas de protección contra incendios no solo deben implementarse, sino también documentarse de forma totalmente verificable.
Si falta esta prueba o está incompleta, pueden producirse retrasos, costes adicionales, conflictos con las autoridades y, en el peor de los casos, consecuencias penales.
Por qué es imprescindible la documentación sobre protección contra incendios
En materia de protección contra incendios, una medida sin documentación suele considerarse como no realizada.
Las normativas, normas y autoridades exigen que se registren de forma comprensible todos los pasos relevantes, desde la planificación hasta la ejecución y el funcionamiento continuo de un edificio.
Se distinguen dos ámbitos:
1. Documentos únicos durante la planificación y la construcción
- Concepto de protección contra incendios y certificado de protección contra incendios
- Certificados de conformidad y aptitud para el uso
- Informes de pruebas, protocolos de aceptación
- Documentación técnica de las instalaciones (por ejemplo, sistema de extracción de humos y calor, sistema de alarma contra incendios).
2. Documentación continua durante la fase de funcionamiento y construcción
- inspecciones periódicas de protección contra incendios
- Mantenimiento y revisiones
- Documentación de defectos y desviaciones
- Seguimiento de plazos
- Formación e instrucciones
- •Cambios en el uso, los sectores de incendio o las vías de evacuación.
Precisamente la documentación continua supone un reto en la práctica: muchos participantes, muchos oficios, muchas fotos, poco tiempo.
Por qué fracasa la documentación sobre protección contra incendios en la práctica
A pesar de las directrices claras, muchas empresas se enfrentan a los mismos problemas:
1. Las fotos y las notas están dispersas.
Fotos del móvil, correos electrónicos, listas de Excel, carpetas de papel... nada está centralizado y se pierde mucha información.
2. Falta la ubicación exacta de un defecto.
Sin una posición clara en el plano, a menudo es necesario volver a buscar en la siguiente inspección.
3. Las pruebas periódicas son difíciles de realizar un seguimiento.
¿Qué se constató hace seis meses?
¿Se ha solucionado?
¿Hay que volver a examinarlo?
Muchas empresas no tienen un historial limpio en este sentido.
4. Los protocolos requieren mucho tiempo.
Clasificar fotos, recopilar comentarios, formatear informes... A menudo, horas y horas de trabajo.
5. El software especializado suele ser demasiado complicado.
Muchas herramientas de protección contra incendios ofrecen innumerables módulos, ajustes y funciones especializadas.
El resultado: nadie las utiliza correctamente.
Los equipos vuelven a utilizar Excel, Word o WhatsApp, y la documentación se resiente.
Una alternativa sencilla: documentar la protección contra incendios con una aplicación de documentación de obras
No todas las empresas necesitan una solución especial sobrecargada.
Para muchos, basta con una plataforma de documentación fácil de usar, móvil y a prueba de revisiones que haga exactamente lo que necesitan en su día a día:
- Registrar los defectos
- Tomar fotos
- Establecer posición en el plan
- Asignar responsables
- Definir plazos
- Crear protocolos
- Demostrar el historial
Eso es precisamente lo que hace docu tools, lo que abre un enfoque completamente nuevo para la documentación sobre protección contra incendios.
Ejemplo práctico: una empresa de protección contra incendios documenta cada inspección oficial semestral con docu tools.
Una de nuestras empresas clientes realiza dos veces al año inspecciones oficiales de protección contra incendios en las obras en curso. Para ello, utiliza exclusivamente docu tools, sin necesidad de software adicional de protección contra incendios. Y esto funciona a la perfección, ya que la empresa ha creado su propio sistema optimizado.
Las categorías utilizadas:
- Nota
- Cambio conceptual
- deficiencia
- Nota del proyecto
- comprobar
- Consulta interna
- Resumen
- Disponible
Estas categorías no son específicas de la protección contra incendios, pero cubren todo el flujo de trabajo de una inspección:
- Deficiencia → desviación relevante para la protección contra incendios
- Comprobar → Controles periódicos
- Nota → pequeñas anomalías
- Consulta interna → Aclaración con GU/Sub
- Disponible → Prueba de una medida correctamente implementada.
- Resumen → Meta-PIN para áreas completas / secciones contra incendios
Sin módulos complicados, sin días de formación, sin menús abarrotados: solo documentación de construcción clara y móvil.
Así se desarrolla una inspección de protección contra incendios con docu tools
1. Abrir el plano – Iniciar la visita
El examinador utiliza un smartphone o una tableta (iOS, Android), totalmente compatible con el modo offline.
2. Establecer PIN: clasificar los resultados
Haga clic en el plan: establezca un PIN, seleccione una categoría (por ejemplo, «Mangel» o «Prüfen»).
3. Añadir fotos y notas
Grabado directamente in situ: todo se guarda automáticamente en el PIN correcto.
4. Crear tareas
A partir de cada hallazgo se crea, si es necesario, una tarea con:
• Responsable
• Fecha de vencimiento
• Prioridad
5. Documentación con fotos de 360° (opcional)
Para estados espaciales o secciones contra incendios, se pueden crear además fotografías de 360°, mucho más rápidas que los recorridos de Holobuilder u OpenSpace, pero ideales como resultado provisional.
6. Exportar protocolos inmediatamente
Gracias a las plantillas de Word, las empresas pueden:
• Informes de inspección de protección contra incendios
• Informes de defectos
• Pruebas de compartimentación contra incendios
Creación directa, incluida la firma in situ en una tableta o un smartphone.
7. Reutilizar el historial en la próxima cita
En cada inspección semestral posterior, el inspector comprueba inmediatamente:
• lo que ya se ha hecho
• lo que hay que volver a examinar
• lo que aún está pendiente
De este modo se crea una documentación completa y a prueba de revisiones, sin esfuerzo adicional.
Por qué las empresas utilizan docu tools en lugar de software especializado
1. Fácil de usar
Sin meses de formación. La mayoría de los usuarios son productivos en pocos minutos.
2. Construido para la obra
Tableta y smartphone, con conexión offline, rápido y resistente.
3. No sobrecargar
Sin 50 módulos de protección contra incendios, sin ajustes innecesarios.
4. Extremadamente flexible
Cada empresa puede definir sus propias categorías, flujos de trabajo e informes.
5. Un sistema para todo
En lugar de «software de protección contra incendios + documentación de construcción + gestión de defectos», se utiliza una única herramienta.
6. A prueba de revisiones
No se puede borrar nada, cada modificación es rastreable, lo cual es decisivo para las autoridades, los clientes y las aseguradoras.
Conclusión: la documentación sobre protección contra incendios no tiene por qué ser complicada.
El mercado lo deja claro: muchas empresas se enfrentan a soluciones demasiado complejas o a la ausencia total de sistemas.
Sin embargo, la documentación sobre protección contra incendios puede ser muy sencilla si se elige una herramienta que:
- funciona en dispositivos móviles,
- funciona sin conexión,
- Fotos y PINs perfectamente ubicados,
- Indique claramente las tareas y los plazos.
- Los protocolos se crean automáticamente.
- y ofrece un historial completo.
Es precisamente esta combinación la que hace que docu tools sea tan valioso para las empresas de protección contra incendios, los jefes de obra, los contratistas generales, los operadores y las organizaciones de inspección.
Si desea documentar la protección contra incendios de forma práctica, rápida y clara, sin necesidad de software especial, docu tools es la solución ideal.
👉Póngase en contacto con nosotros a través de sales@docu-tools.com para obtener más información.