Caso práctico: List smart results GmbH
El primer programa que abro por la mañana es docu tools. Lo utilizo durante toda la jornada laboral y ya no puedo prescindir de él.
Ingeniera diplomada Kerstin Hölbling
Dirección del proyecto, List smart results GmbH
Resumen ejecutivo
La empresa general List smart results se encarga de proyectos de construcción tanto pequeños como grandes en el sector hotelero y turístico, tanto en Alemania como en el extranjero. En uno de sus proyectos más importantes de los últimos años, la empresa se enfrentó al reto de la documentación de la obra. Era necesario coordinar innumerables planos detallados, documentación y participantes en el proyecto para garantizar un proceso de construcción impecable. En este contexto, se recomendó al equipo del proyecto el software docu tools. El software ofrece una comunicación eficiente y transparente entre todos los participantes en el proyecto, una localización directa de las tareas, los trabajos pendientes y los defectos en los planos de construcción, así como una documentación comprensible para el seguimiento tras la finalización del proyecto.
Acerca de List smart results
List smart results es una empresa general dedicada al diseño inteligente y exclusivo de edificios e interiores con sede en Edlitz-Thomasberg, Baja Austria. La empresa se separó en 2012 de la antigua asociación empresarial List y, desde entonces, se centra en el sector hotelero y turístico, no solo en el ámbito del diseño de interiores, sino también a gran escala en el desarrollo de proyectos y la construcción de edificios a medida. List smart results recurre, según las necesidades, a la artesanía exclusiva y a la producción de alta tecnología de F/LIST en la sede común. Además de contar con empleados experimentados y con muchos años de antigüedad en la empresa, dispone de una red de socios de formato internacional, probada y leal, formada por arquitectos, diseñadores, técnicos y empresas ejecutoras. Gracias a esta amplia estructura, la empresa puede garantizar la máxima calidad con un estricto cumplimiento de los plazos y una absoluta fidelidad a los costes. Ya se trate de un novedoso hotel modular, del equipamiento de un lujoso ático o de una villa privada. Equipamiento de un lujoso ático o de una villa privada.
- Número de tareas creadas: 24 902
- Número de proyectos creados: 5
- Número de planos digitalizados: 430
- Número de pines colocados: 21 420
- Número de fotos tomadas: 58 108
Planteamiento del problema
Como contratista general, List smart results colabora en las más diversas fases del proyecto y con numerosos socios y subcontratistas. Especialmente en su último gran proyecto, el Hotel Maritim en Ingolstadt, se enfrentaron a un gran reto. La obra en Alemania abarcaba una superficie de unos 21 000 m2 y en ella participaban decenas de empresas para llevar a cabo el proyecto hotelero. En total, había que tener en cuenta y coordinar 800 planos de ejecución y detallados, lo que suponía un enorme esfuerzo organizativo y una gran responsabilidad. Debido a la constante actualización de la planificación y a los continuos avances en el proyecto, el equipo se enfrentó a una gran carga de trabajo en materia de comunicación y administración. Cada día había que revisar, resumir y priorizar numerosos correos electrónicos, y asignarlos correctamente a todos los subcontratistas.
El equipo del proyecto se enfrentó a un gran reto, sobre todo en el ámbito de la gestión de defectos. Por un lado, el flujo de información entre la oficina y la obra resultó ser muy laborioso, pero también había que hacer frente al enorme esfuerzo que suponía gestionar todo ese volumen de información. Para poder llevar a cabo este proyecto, el equipo buscaba una herramienta que reuniera todos estos aspectos, simplificara la comunicación y garantizara una documentación transparente en todas las fases del proyecto.
Solución
Desde hace tres años, la ingeniera Kerstin Hölbling trabaja con docu tools dentro de un equipo de proyecto. Actualmente, muchos empleados de la empresa, así como socios del proyecto, trabajan con el software de docu tools. Con docu tools pudieron resolver de un solo golpe todos los numerosos problemas a los que se enfrentaban en el proyecto Maritim Ingolstadt.
De este modo, ya no fue necesario imprimir y distribuir laboriosamente uno por uno los aproximadamente 800 planos de ejecución y detallados, sino que pudieron gestionarse y mantenerse actualizados en un pool de planificación directamente en docu tools para que el equipo del proyecto pudiera consultarlos. Tan pronto como se enviaba un nuevo plano, se cargaba en el software en la oficina de List smart results y, pocos segundos después, los compañeros de la obra, situada a 600 km de distancia, disponían del plano más actualizado. De este modo, se simplificó y redujo la comunicación por correo electrónico. Esto no solo facilita el trabajo, sino que también reduce las posibles fuentes de error. Además, se colocaron marcadores en los planos de obra y se almacenaron directamente en el plano con los planos detallados correspondientes (por ejemplo, detalles de barandillas de escaleras, detalles de puertas, diversos detalles de conexiones, etc.).
Un ejemplo de proceso para una comunicación rápida y simplificada para la ingeniera Kerstin Hölbling es el siguiente: un compañero en la obra descubrió un daño por agua en la quinta planta. Colocó un marcador en el plano de obra, incluyendo la ubicación exacta y documentación fotográfica. Solo unos minutos después, una compañera de la oficina pudo crear un informe de daños con toda la información necesaria para todos los participantes en el proyecto, así como para el subcontratista encargado, incluyendo los plazos. El subcontratista pudo reparar el daño de forma fácil y rápida, ya que supo inmediatamente dónde se encontraba el defecto y pudo solucionarlo. La documentación de los daños y la reparación de los mismos se completaron de forma comprensible en docu tools.
Asimismo, la documentación transparente del software supone una clara ventaja para la empresa List smart results, sobre todo en la fase posterior a la ejecución de los proyectos. Especialmente en los proyectos hoteleros, es frecuente que haya decenas de habitaciones de hotel con el mismo aspecto. En este caso, la localización directa y la documentación fotográfica han sido de gran ayuda para mantener una visión general del progreso de la construcción. Cada semana se tomaban fotografías de las paredes, los suelos y los techos de cada habitación, que documentaban el proceso de construcción en el pin localizado directamente en el plano de ejecución y, por lo tanto, ofrecían una visión de las diferentes fases de construcción, incluso después de la finalización del proyecto. De este modo, posteriormente se pueden responder de forma rápida y sencilla preguntas como «¿Qué tubería se instaló bajo el solado?». Sin docu tools, esto habría sido casi imposible o habría requerido mucho tiempo.
El uso de docu tools supone un enorme ahorro de tiempo para la empresa, ya que se evitan muchos desplazamientos. No hay listas de Excel propensas a errores ni decenas de carpetas con material fotográfico sin documentar, y también se simplifican las posibles barreras lingüísticas en la obra: el plano en sí mismo funciona como medio de comunicación óptimo para todos. Con docu tools, este es digital y está siempre actualizado.
Con solo pulsar un botón, se podía enviar al cliente, así como a la ÖBA u otros participantes en el proyecto, un informe actualizado con toda la información necesaria/filtrada. Los informes de trabajo semanales se enviaban a las empresas contratadas mediante la función de informe. Los subcontratistas, que al principio se mostraban bastante escépticos con respecto al software, reconocieron a lo largo del proyecto las ventajas de docu tools y agradecieron especialmente los informes elaborados (aunque en algunos casos todavía en formato papel).
Cierre
Entretanto, docu tools se ha convertido en una herramienta imprescindible en el día a día de la empresa List smart results y es utilizada por toda la empresa, desde la dirección hasta los asistentes. List smart results ya ha llevado a cabo algunos proyectos de renombre, como el hotel TUI Blue Montafon (contratado como contratista general) y el Kittenberger Chaletdorf (contratista general), utilizando docu tools.
En los próximos proyectos, docu tools se utilizará como herramienta de apoyo ya durante el proceso de planificación y se introducirá como software obligatorio para todos los participantes en el proyecto. La empresa List smart results también tuvo que aprender a manejar docu tools, siguiendo el lema «aprender haciendo» o integrando el software de manera eficiente en el flujo del proyecto. Para el próximo proyecto ya se han extraído algunas lecciones de la práctica que garantizarán un desarrollo del proyecto aún más sencillo y mejor documentado en el futuro.
El uso de docu tools para los proyectos de la empresa List smart results tiene los siguientes aspectos positivos:
- Enorme ahorro de tiempo y costes
- documentación transparente
- Reducción de los errores «humanos»
- Excelente colaboración entre la oficina y la obra: flujo de información muy rápido.
- Excelente asistencia y ayuda rápida y soluciones a los problemas por parte del equipo de docu tools.
Usos
List smart results utiliza docu tools para proyectos de diferentes tamaños e independientemente de las áreas encargadas (por ejemplo, conceptualización, planificación, realización de proyectos, etc.). Utilizan el software principalmente para las siguientes tareas:
- Informes semanales de trabajo para las empresas contratadas.
- Documentación filtrada y específica entre todas las partes implicadas, accesible en línea y desde cualquier lugar en cualquier momento.
- Evaluación general del estado
- Documentación y tramitación de defectos (comparación antes y después)
Distribución de tareas dentro del equipo del proyecto - Documentación fotográfica de todas las fases de la construcción.
cuota
«El flujo de documentación entre la oficina y la obra es increíblemente rápido gracias a docu tools. Tan pronto como se recibió el plano actualizado, la obra, situada a 800 km de distancia, ya disponía del estado actualizado».
Kerstin Hölbling, ingeniera diplomada, directora de proyectos de List smart results
«docu tools es, en gran medida, intuitivo, siempre y cuando se sigan ciertas reglas básicas».
Maria Reiterer, asistente de proyectos List smart results
«docu tools se ha convertido en el elixir del proyecto».
Ing. Kerstin Hölbling, directora de proyectos List smart results
Las cuatro funciones más utilizadas
- Crear informes con solo pulsar un botón
- Categorización de los pines
- Función de filtro de los pines
- Exportar informes a Excel para gobernar