Estudo de caso: List smart results GmbH

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por Sandra Schick, tags: Estudo de caso, Histórias de sucesso da prática, Sindicato

O primeiro programa que abro pela manhã é o docu tools. Ele fica em uso durante todo o dia de trabalho e já se tornou indispensável.

Resumo Executivo

A empreiteira geral List smart results gerencia projetos de construção de pequeno e grande porte no setor hoteleiro e turístico, tanto no país quanto no exterior. Em um de seus maiores projetos dos últimos anos, a empresa enfrentou um desafio relacionado à documentação do canteiro de obras. Inúmeras plantas detalhadas, documentações e participantes do projeto precisavam ser coordenados e garantidos para que o processo de construção ocorresse sem falhas. Nesse contexto, o software docu tools foi recomendado à equipe do projeto. O software oferece uma comunicação eficiente e transparente entre todos os participantes do projeto, uma localização direta de tarefas, serviços pendentes e deficiências nas plantas de construção, além de uma documentação rastreável para o acompanhamento após a conclusão do projeto.

Sobre o List smart results

A List smart results é uma empreiteira geral especializada em obras de construção civil e acabamentos internos inteligentes e exclusivos, com sede em Edlitz-Thomasberg, na Baixa Áustria. A empresa foi desmembrada do antigo grupo empresarial List em 2012 e, desde então, concentra-se no setor hoteleiro e turístico – não apenas na área de design de interiores, mas também, em grande escala, no desenvolvimento de projetos e na construção de edifícios sob medida. Dependendo das necessidades, a List smart results recorre ao artesanato exclusivo e à produção de alta tecnologia da F/LIST, com as quais compartilha as instalações. Além de funcionários experientes e com longa trajetória na empresa, conta-se também com uma rede de parceiros comprovada e leal de nível internacional, composta por arquitetos, designers, técnicos e empresas executoras. Graças a essa ampla estrutura, a empresa pode garantir qualidade de ponta, com estrito cumprimento dos prazos e total respeito ao orçamento. Seja um hotel modular inovador, o projeto de uma cobertura luxuosa ou uma villa particular.

• Número de tarefas criadas: 24.902
• Número de projetos criados: 5
• Número de plantas digitalizadas: 430
• Número de pinos instalados: 21.420
• Número de fotos tiradas: 58.108
  

Enquadramento do problema

Na qualidade de empreiteira geral, a List smart results atua nas mais diversas fases do projeto e colabora com inúmeros parceiros e subempreiteiros. Especialmente em seu último grande projeto, o Hotel Maritim em Ingolstadt, a empresa enfrentou um grande desafio. O canteiro de obras na Alemanha ocupava uma área de cerca de 21.000 m², com inúmeras empresas envolvidas na realização do projeto do hotel. No total, foram 800 plantas de execução e detalhamento que precisaram ser consideradas e interligadas no projeto — um esforço organizacional imenso, com grande responsabilidade. Devido às constantes atualizações no planejamento e aos novos desenvolvimentos no projeto, a equipe se viu diante de um elevado volume de trabalho administrativo e de comunicação. Inúmeros e-mails por dia precisavam ser analisados, resumidos, priorizados e corretamente atribuídos a todos os subcontratados.

Especialmente na área de gestão de falhas, a equipe do projeto enfrentou um grande desafio. Por um lado, o fluxo de informações entre o escritório e o canteiro de obras revelou-se trabalhoso; por outro, era preciso lidar com o imenso esforço envolvido nessa enxurrada de informações. Para que esse projeto pudesse ser executado, a equipe de projeto buscava uma ferramenta que reunisse todos esses aspectos, simplificasse a comunicação e garantisse uma documentação transparente em todas as fases do projeto.

Solução

Há já três anos, a engenheira Kerstin Hölbling trabalha com o docu tools em uma equipe de projeto. Atualmente, muitos funcionários da empresa, bem como parceiros de projeto, já utilizam o software da docu tools. Com o docu tools, eles conseguiram resolver de uma só vez todos os inúmeros problemas que enfrentaram no projeto Maritim Ingolstadt.

Assim, os cerca de 800 planos de execução e detalhados não precisavam mais ser impressos e distribuídos um a um com tanto trabalho; em vez disso, podiam ser gerenciados em um banco de planos diretamente no docu tools, ficando disponíveis para a equipe do projeto e mantidos sempre atualizados. Assim que uma nova planta era enviada, ela era carregada no software no escritório da List smart results e, poucos segundos depois, os colegas no canteiro de obras, a 600 km de distância, já tinham acesso à planta mais atualizada. A comunicação por e-mail pôde, assim, ser simplificada e reduzida. Isso não apenas facilita o trabalho, mas também reduz possíveis fontes de erro. Além disso, foram colocados marcadores nas plantas de obra e os planos de detalhe correspondentes (por exemplo, detalhes de corrimãos de escadas, detalhes de portas, diversos detalhes de conexão etc.) foram armazenados diretamente na planta, com localização precisa.

Um exemplo de fluxo de trabalho para uma comunicação rápida e simplificada, no caso da Eng. Kerstin Hölbling, é o seguinte: um colega no canteiro de obras localizou um dano causado pela água no 5º andar. Ele marcou o local no mapa de obra, incluindo a localização exata e a documentação fotográfica. Poucos minutos depois, uma colega no escritório conseguiu criar um relatório de danos com todas as informações necessárias, destinado a todos os envolvidos no projeto e ao subcontratado responsável, na forma de uma tarefa que incluía prazos de conclusão. O subcontratado pôde, então, reparar o dano de forma simples e rápida, sabendo imediatamente onde localizar a falha e corrigi-la. A documentação do dano, bem como a correção do defeito de construção, puderam ser concluídas de forma rastreável no docu tools.

Da mesma forma, especialmente na fase de acompanhamento dos projetos, a documentação transparente do software representa uma vantagem clara para a empresa List smart results. Particularmente em projetos hoteleiros, é comum que haja inúmeros quartos de hotel com aparência idêntica. Nesse contexto, a localização direta e a documentação fotográfica foram fundamentais para manter uma visão geral do andamento da obra. Semanalmente, eram feitas fotos das paredes, do piso e do teto de cada quarto, que documentavam o processo de construção no respectivo marcador de localização direta na planta de execução e, assim, ofereciam uma visão das diferentes fases da construção, mesmo após a conclusão do projeto. Assim, posteriormente, perguntas como, por exemplo, “Qual fiação foi instalada sob a camada de betonilha?” podem ser respondidas de forma simples e rápida. Sem o docu tools, isso seria praticamente impossível ou exigiria um grande dispêndio de tempo.

O uso do docu tools representa uma enorme economia de tempo para a empresa – evitando, assim, muitas idas e vindas. Não há mais listas do Excel propensas a erros nem inúmeras pastas com material fotográfico não documentado; além disso, possíveis barreiras linguísticas no canteiro de obras são minimizadas – a própria planta, como meio de comunicação, funciona melhor para todos. Com o docu tools, ela fica digitalizada e sempre atualizada.

Com apenas um clique, era possível enviar ao cliente, à ÖBA ou a outros participantes do projeto um relatório atualizado diariamente com todas as informações necessárias ou filtradas. Relatórios semanais de trabalho eram enviados às empresas contratadas por meio da função de relatórios. Os subcontratados, que no início ainda se mostravam um tanto céticos em relação ao software, reconheceram, ao longo do projeto, as vantagens do docu tools e, acima de tudo, aceitaram com gratidão os relatórios elaborados (embora, em alguns casos, ainda em formato impresso).

Conclusão

Atualmente, o docu tools tornou-se uma ferramenta indispensável no dia a dia da empresa List smart results e é utilizado por toda a equipe – desde a diretoria até os assistentes. Vários projetos de destaque, como o Hotel TUI Blue Montafon (contratado como empreiteiro geral) e o Kittenberger Chaletdorf (empreiteiro geral), já foram realizados pela List smart results com o auxílio do docu tools.

Nos próximos projetos, o docu tools deverá ser utilizado como ferramenta de apoio já durante o processo de planejamento e será implementado como software obrigatório para todos os participantes do projeto. A empresa List smart results também teve que aprender a utilizar o docu tools – seguindo o lema: “aprender fazendo” ou, em outras palavras, integrar o software de forma eficiente ao fluxo do projeto. Para o próximo projeto, já existem alguns aprendizados práticos que devem garantir, no futuro, um fluxo de trabalho ainda mais simples e melhor documentado.

A utilização do docu tools nos projetos da empresa List smart results traz os seguintes aspectos positivos:

• Enorme economia de tempo e custos
• documentação transparente
• Redução de erros “humanos”
• Excelente cooperação entre o escritório e o canteiro de obras – fluxo de informações muito rápido
• Excelente suporte, ajuda rápida e soluções para problemas oferecidas pela equipe do docu tools

Finalidades de uso

A List smart results utiliza as ferramentas da docu em projetos de diferentes tamanhos, independentemente das áreas contratadas (por exemplo, conceituação, planejamento, execução do projeto etc.). Nesse contexto, elas utilizam o software principalmente para as seguintes tarefas:

• Relatórios semanais de trabalho para as empresas contratadas
• Documentação filtrada e específica disponível para todos os envolvidos – acessível online a qualquer momento e em qualquer lugar
• Avaliação geral do estado
• Documentação e tratamento de falhas (comparação antes e depois)
  Distribuição de tarefas dentro da equipe do projeto
• Documentação fotográfica de todas as fases da construção

Citação

“O fluxo de documentação entre o escritório e o canteiro de obras é extremamente rápido graças ao docu tools. Assim que a planta atualizada chegou, o canteiro de obras, a 800 km de distância, já estava com o status atualizado.”
Eng. Kerstin Hölbling, gerente de projetos da List smart results

“O docu tools é, em grande parte, intuitivo, desde que se siga algumas regras básicas.”
Maria Reiterer, assistente de projeto da List smart results

“O docu tools se tornou o elixir do projeto.”
Eng. Kerstin Hölbling, gerente de projetos da List smart results

Quatro recursos mais utilizados

• Gerar um relatório com apenas um clique
• Categorização dos Pins
• Função de filtragem dos pinos
• Exportar relatórios em Excel para fins de gestão