Estudo de caso: Hamburger Sparkasse
O uso do docu tools nos ajudou imensamente a gerenciar de forma estruturada e eficiente a coordenação de cerca de 30 equipes de trabalho e a mudança de 1.700 funcionários.
Jörg
Coordenadora do subprojeto de gestão de implementação, Hamburger Sparkasse
Resumo executivo: Como foi possível concretizar esse gigantesco projeto logístico
A Hamburger Sparkasse (Haspa) enfrentava um grande desafio logístico: a mudança de 1.700 funcionários para a nova sede da empresa, o ultramoderno “Deutschlandhaus”, no Gänsemarkt, em Hamburgo. Com 30.000 metros quadrados de área de escritórios, o prédio oferece tecnologia de ponta e a maior agência de bairro bem no centro da cidade. Graças à facilidade de uso do docu tools, foi possível gerenciar com eficiência o processo de gestão de falhas, incluindo a coordenação de inúmeros grupos de projeto internos e parceiros externos. O software intuitivo permitiu uma documentação precisa das falhas por meio de marcadores, a rápida distribuição de tarefas e uma comunicação integrada. Em apenas alguns meses, foi possível realizar uma transição tranquila para o novo ambiente de trabalho.
Desafio aceito: da implantação até a mudança para o novo local
O projeto #HASPA ONE trouxe consigo uma série de desafios que exigiram um planejamento cuidadoso e uma implementação eficaz. A complexidade logística da mudança de mais de 1.700 funcionários e a unificação de três unidades anteriormente separadas na nova sede foram apenas o começo. Miriam Tomforde, gerente de subprojeto de gerenciamento de implementação da Haspa, descreve a situação da seguinte forma: “Todos os dias havia novos desafios a serem superados. O segredo foi coordenar de forma eficiente todos os envolvidos – desde nossos funcionários, passando pelos prestadores de serviços externos, até os arquitetos.” Apesar da complexidade logística e das inevitáveis pequenas falhas, o foco de toda a equipe de implementação, até a mudança, sempre foi criar um “efeito WOW” em todos os funcionários.
Os recursos mais utilizados do docu tools:
- Registro do PIN
- Atualização da documentação
- Controle de tarefas
- Elaboração de relatórios
- Chamada de plano
| Projeto | HASPA ONE – Mudança para a Deutschlandhaus |
|---|---|
| Duração do projeto | 12 meses |
| Unidades | Três unidades reunidas no HASPA ONE – Deutschlandhaus, no Gänsemarkt |
| Número de funcionários | 1.700 funcionários em uma única unidade |
| Número de falhas e tarefas (pins) | Três unidades reunidas no HASPA ONE – Deutschlandhaus, no Gänsemarkt |