Studium przypadku: PMA Interior: uporządkowanie zamiast bałaganu w dokumentach

Pobierz artykuł

autor: Sandra Schick, tagi: Studium przypadku, historie sukcesów z praktyki

Gdyby nie docu tools, pracowałbym dziś znacznie wolniej. Kiedyś większość tygodnia spędzałem na porządkowaniu spraw, prowadzeniu list i ustalaniu podziału obowiązków. Dzięki docu tools nakład pracy zmniejszył się co najmniej o połowę. To daje mi prawdziwą swobodę działania.

Jak Andreas Peter skutecznie zarządza złożonymi projektami za pomocą narzędzi do tworzenia filmów dokumentalnych:

„Gdyby nie docu tools, pracowałbym dziś znacznie wolniej. Kiedyś większość tygodnia spędzałem na porządkowaniu spraw, prowadzeniu list i ustalaniu zakresu obowiązków. Dzięki docu tools nakład pracy zmniejszył się co najmniej o połowę. To daje mi prawdziwą swobodę działania.

Andreas Peter, właściciel, PMA INTERIOR e.U.

Streszczenie: Struktura i przegląd złożonych projektów wykończenia wnętrz

Firma PMA INTERIOR e.U. została założona w 2012 roku i specjalizuje się w realizacji projektów oraz kierowaniu pracami wykończeniowymi wnętrz. Założyciel i właściciel firmy, Andreas Peter, jest angażowany przez przedsiębiorstwa jako ekspert w przypadku projektów wymagających zaawansowanej organizacji, koordynacji wielu branż lub doświadczenia w zakresie kierowania budową. Odpowiada on za operacyjne zarządzanie projektami, koordynuje podwykonawców, zajmuje się zarządzaniem punktami styku oraz w razie potrzeby wspiera projekty również w roli przedstawiciela inwestora. Obsługuje przy tym projekty krajowe i międzynarodowe o różnej skali.

Jego model biznesowy jest celowo uproszczony. Zamiast rozbudowywać kadrę, stawia na osobistą odpowiedzialność, wydajne procesy i jasno ustrukturyzowany sposób pracy. Od 2020 roku korzysta z docu tools jako głównego narzędzia do dokumentacji budowlanej, zarządzania zadaniami i zarządzania usterkami. To mobilne oprogramowanie pomaga mu w przejrzystym i zrozumiałym zarządzaniu projektami, nawet tymi o wysokim stopniu złożoności.

Większa przejrzystość na placu budowy

Projekty wykończenia wnętrz charakteryzują się napiętymi harmonogramami, dużą liczbą uczestników oraz wrażliwymi punktami styku. Różne branże pracują równolegle, a zależności między nimi muszą być precyzyjnie skoordynowane. Bez jasnej dokumentacji szybko dochodzi do opóźnień i strat wynikających z nieporozumień.

Przed wdrożeniem docu tools korzystano równolegle ze zdjęć, arkuszy Excel i notatek. Informacje były dostępne, ale nie były uporządkowane w sposób scentralizowany ani jednoznacznie przypisane do konkretnych miejsc.

Dzięki docu tools zadania i usterki są rejestrowane bezpośrednio na planie cyfrowym, uzupełniane zdjęciami i jednoznacznie przypisywane do konkretnej firmy. Każdy wpis jest opatrzony sygnaturą czasową i pozostaje trwale identyfikowalny. Zwłaszcza w przypadku wielu równoległych projektów taki sposób pracy zapewnia przejrzystość i niezawodność.

 „Gdyby nie docu tools, pracowałbym dziś znacznie wolniej. Kiedyś większość tygodnia spędzałem na porządkowaniu spraw, prowadzeniu list i ustalaniu podziału obowiązków. Dzięki docu tools nakład pracy zmniejszył się co najmniej o połowę. To daje mi prawdziwą swobodę działania” – podkreśla Andreas Peter.

Sprawdzony nawet w przypadku dużej złożoności

Szczególnym wyzwaniem była realizacja dużego projektu hotelowego w Ingolstadt. Przez kilka lat konieczne było prowadzenie niezwykle obszernej dokumentacji oraz jej uporządkowana analiza. W sumie zarejestrowano ponad 200 000, a w niektórych przypadkach nawet do 250 000 zdjęć. Do tego doszło około 8 000 do 9 000 znaczników oraz setki raportów. Pomimo tej ogromnej ilości danych system docu tools działał stabilnie i wydajnie. Dokumentacja była dostępna i gotowa do analizy w każdej chwili.

„To było dla mnie momentem przełomowym. Tak duża ilość danych sprawdziła się w docu tools znakomicie. Cała dokumentacja była przejrzysta i wiarygodna” – opowiada Andreas Peter. Szczególnie podczas późniejszych dyskusji lub w przypadku spornych kwestii kompletna dokumentacja okazała się decydującą zaletą.

Cyfrowe, ale konsekwentnie zorientowane na potrzeby budowy

Dla Andreasa Petera docu tools nie jest narzędziem administracyjnym, lecz skutecznym narzędziem do codziennej pracy na placu budowy. W przypadku projektów, w których bierze udział od 15 do 30 dostawców, system ten znacznie zmniejsza nakład pracy związany z organizacją.

„Moim zdaniem docu tools to jedyne oprogramowanie na rynku, które naprawdę zostało stworzone z myślą o placu budowy. Jest proste, intuicyjne i można z niego korzystać dokładnie tam, gdzie pracuję. Właśnie tego potrzebuję w praktyce” – podsumowuje Andreas Peter.

O firmie PMA INTERIOR e.U.

Firma PMA INTERIOR e.U. została założona w 2012 roku przez Andreasa Petera i specjalizuje się w realizacji projektów oraz nadzorze budowlanym w zakresie wykończenia wnętrz. Firma działa głównie w oparciu o polecenia i stawia na przejrzystą komunikację, jasną organizację oraz uporządkowane zarządzanie projektami. Od 2020 roku docu tools jest wykorzystywane jako główne narzędzie do dokumentacji budowlanej, zarządzania usterkami oraz zarządzania zadaniami.

Najczęściej używane funkcje docu tools

• sterowanie zadaniami
• Rejestracja usterek na podstawie planu
• Dokumentacja fotograficzna z lokalizacją
• Dokumentacja opatrzona datą i godziną
• tworzenie raportów
• Komunikacja projektowa

Liczby, dane i fakty dotyczące projektu: