Cyfrowe zarządzanie wadami: dlaczego proste rozwiązanie jest często najlepsze – i jak sprawiamy, że jest ono możliwe dzięki docu tools

1. Informacje są wszędzie.

Zdjęcia w telefonie komórkowym, pliki Excel na laptopie, notatki na papierze, aktualizacje statusu w wiadomościach e-mail.

2. Brak jednolitej struktury.

Każda branża dostarcza informacje w inny sposób, każdy kierownik budowy dokumentuje w inny sposób.

3. Brak przejrzystości.

Kto, kiedy i co powiedział? Jaki był termin?

Często trudno to odtworzyć.

4. Duże nakłady czasowe

Raporty muszą być tworzone ręcznie.

5. Brak kontroli

Terminy są przekraczane, osoby odpowiedzialne nie otrzymują przypomnień.

1. Jedno oznaczenie na planie – kilka zadań w tym samym kontekście

Zamiast umieszczać pięć oznaczeń w tym samym miejscu, stosujemy:

• 1 pinezka = kontekst
• kilka zadań = konkretne braki

Oznacza to:

• mniej chaosu
• przejrzystsze przeglądy
• uporządkowaną strukturę dla nadzoru budowlanego, generalnego wykonawcy i podwykonawcy
  

Istotną różnicę w porównaniu z wieloma innymi narzędziami.

2. Prawdziwy przebieg prac budowlanych: nadzór budowlany → generalny wykonawca → podwykonawca → generalny wykonawca → nadzór budowlany.

Standardowy przebieg prac w branży budowlanej – niemożliwy do odwzorowania przez wiele systemów, ale przez nas doskonale obsługiwany.

Przykład:

1. Nadzór budowlany tworzy pin + zadanie i przypisuje je generalnemu wykonawcy.
2. Generalny wykonawca sprawdza i tworzy drugie zadanie w tym samym pinie.
3. Zadanie to jest przypisywane do wykonawcy.
4. Wykonawca realizuje zadanie i zgłasza to generalnemu wykonawcy.
5. Generalny wykonawca sprawdza i dopiero wtedy zgłasza to nadzorowi budowlanemu.

Wynik:

• jasny podział obowiązków
• rzeczywista kontrola
• pełna przejrzystość
• wszystko udokumentowane w jednym pinie
• historia zapisana w sposób zgodny z wymogami audytowymi

Właśnie dlatego generalni wykonawcy szczególnie cenią docu tools.

3. Zespoły – ponieważ projekty nie składają się z pojedynczych osób.

Umożliwiamy połączenie kilku osób w zespół:

• zadania mogą być przypisane do zespołu,
• wszyscy członkowie zespołu widzą te same zadania,
• każdy może dokumentować i usuwać niedociągnięcia.

Jest to ogromna zaleta, szczególnie w przypadku większych projektów.

4. Szybkość: zarejestrowanie braku w około 10 kliknięciach

Brzmi banalnie, ale w codziennej pracy ma kluczowe znaczenie.

Aby zarejestrować kompletną usterkę, potrzebujemy około dziesięciu kliknięć:

• Ustawienie pinezki
• Tytuł
• Opis
• Branża
• Osoba odpowiedzialna
• Termin
• Zdjęcie(a)

Jeśli w ciągu dnia trzeba udokumentować 60 lub więcej punktów, każda dodatkowa para kliknięć ma znaczenie – szczególnie podczas inspekcji z inwestorem i podwykonawcą.

5. Bezpieczeństwo rewizji: u nas nic nie może zostać usunięte.

Przebieg usterki stanowi dowód prawny. Dlatego u nas obowiązują następujące zasady:

• nie można usuwać pinów,
• nie można usuwać zadań,
• każda zmiana jest identyfikowalna,
• każdy krok ma sygnaturę czasową.

Zapewnia to maksymalne bezpieczeństwo prawne – bez możliwości interpretacji.

6. Proces cyfrowy + proces hybrydowy – obie opcje są możliwe

Nie każdy podwykonawca lubi pracować cyfrowo – dlatego obsługujemy oba światy:

Członkowie cyfrowi

• pracują bezpośrednio w oprogramowaniu
• widzą swoje zadania
• zgłaszają się cyfrowo
• przesyłają zdjęcia

Kontakty (bez logowania)

• otrzymują zadania poprzez raporty
• raporty można udostępniać za pomocą linku
• kontakty można w dowolnym momencie przekształcić w członków

W ten sposób każdy zachowuje elastyczność – szczególnie we wczesnych fazach projektu.

7. Szablony raportów definiowane przez użytkownika

Raporty dotyczące usterek muszą często spełniać wymogi prawne – na przykład odniesienia do VOB w Niemczech.

W docu tools szablony raportów można dowolnie projektować za pomocą programów Word i Excel:

• strony tytułowe
• układ
• nagłówki i stopki
• projekt CI
• pola zmienne
• ustrukturyzowane treści z pinezek

Dzięki temu raporty o wadach są zawsze zgodne z wymogami prawnymi i mają profesjonalny wygląd.

8. Możliwość stosowania na całym świecie – proces zgłaszania usterek, który działa wszędzie

docu tools jest obecnie stosowane w Niemczech, Austrii, Szwajcarii, Polsce i wielu innych krajach.

Powód jest prosty: nasz proces zgłaszania usterek nie opiera się na normach krajowych, ale na logice.

Dzięki dowolnie konfigurowalnym szablonom raportów, elastycznej strukturze zadań i przejrzystej logice pinów, docu tools można dokładnie dostosować do lokalnych wymagań w każdym kraju – niezależnie od tego, czy są to:

• VOB w Niemczech
• ÖNORM w Austrii
• specyficzne wymagania klienta w Polsce
• międzynarodowe standardy projektowe
• czy też całkowicie własne układy, które obowiązują tylko w określonej firmie.

Dzięki temu docu tools działa wszędzie tam, gdzie konieczne jest rejestrowanie, komunikowanie i śledzenie wad – niezależnie od języka, kultury dokumentacji lub wymagań prawnych.

Podczas gdy inne narzędzia:

• mają 40 funkcji, z których nikt nie korzysta
• wymagają złożonych szkoleń
• przeciążają podwykonawców
• są drogie
• działają wolno

stawiamy na:

• prostotę
• szybkość
• elastyczność
• dokumentację zgodną z prawem
• przejrzystą współpracę (członkowie + kontakty)