Dokumentacja budowy 360° za jednym naciśnięciem przycisku
Ochrona przeciwpożarowa jest jednym z najbardziej wrażliwych i najczęściej regulowanych zagadnień w budownictwie. Żadna inna dziedzina nie ma tak dużego znaczenia dla odpowiedzialności cywilnej, a jednocześnie nie jest tak podatna na błędy w codziennej dokumentacji.
Niezależnie od tego, czy chodzi o nowy budynek, istniejący obiekt czy renowację: środki ochrony przeciwpożarowej muszą być nie tylko wdrożone, ale także w pełni udokumentowane.
W przypadku braku lub niekompletności tej dokumentacji grożą opóźnienia, dodatkowe koszty, konflikty z organami władzy, a w najgorszym przypadku konsekwencje karne.
Dlaczego dokumentacja przeciwpożarowa jest niezbędna
W zakresie ochrony przeciwpożarowej obowiązuje zasada: działanie bez dokumentacji często uznaje się za niewykonane.
Przepisy, normy i organy wymagają, aby wszystkie istotne kroki były rejestrowane w sposób zrozumiały – od planowania, poprzez realizację, aż po bieżącą eksploatację budynku.
W tym zakresie rozróżnia się dwa obszary:
1. Dokumenty jednorazowego użytku podczas planowania i budowy
- Koncepcja ochrony przeciwpożarowej i certyfikat ochrony przeciwpożarowej
- Certyfikaty zgodności i przydatności
- Raporty z badań, protokoły odbioru
- Dokumentacja techniczna instalacji (np. RWA, system sygnalizacji pożaru)
2. Bieżąca dokumentacja podczas eksploatacji i fazy budowy
- Regularne kontrole przeciwpożarowe
- Konserwacje i przeglądy
- Dokumentacja usterek i nieprawidłowości
- Śledzenie terminów
- Szkolenia i instruktaże
- Zmiany w zakresie użytkowania, stref przeciwpożarowych lub dróg ewakuacyjnych
W praktyce właśnie bieżąca dokumentacja stanowi wyzwanie: wielu uczestników, wiele branż, wiele zdjęć, mało czasu.
Dlaczego dokumentacja przeciwpożarowa nie sprawdza się w praktyce?
Pomimo jasnych wytycznych wiele przedsiębiorstw boryka się z tymi samymi problemami:
1. Zdjęcia i notatki są rozrzucone
Zdjęcia z telefonu komórkowego, e-maile, listy w Excelu, papierowe segregatory – nic nie jest scentralizowane, wiele rzeczy się gubi.
2. Brak dokładnej lokalizacji usterki
Bez jasnego określenia pozycji w planie często konieczne jest ponowne poszukiwanie podczas kolejnej inspekcji.
3. Trudno jest śledzić cykliczne kontrole.
Co stwierdzono sześć miesięcy temu?
Czy problem został rozwiązany?
Czy należy to ponownie sprawdzić?
Wiele firm nie ma w tej kwestii czystej historii.
4. Protokoły są czasochłonne
Sortowanie zdjęć, zbieranie komentarzy, formatowanie raportów – często wymaga to wielu godzin pracy.
5. Specjalistyczne oprogramowanie jest często zbyt skomplikowane
Wiele narzędzi do ochrony przeciwpożarowej oferuje niezliczone moduły, ustawienia i funkcje specjalistyczne.
W rezultacie nikt nie korzysta z nich prawidłowo.
Zespoły wracają do programów Excel, Word lub WhatsApp – a dokumentacja na tym cierpi.
Prosta alternatywa: dokumentowanie ochrony przeciwpożarowej za pomocą aplikacji Baudoku
Nie każda firma potrzebuje rozbudowanego, specjalistycznego rozwiązania.
Wiele z nich wystarczy prosta w obsłudze, mobilna i zgodna z wymogami audytowymi platforma dokumentacyjna, która spełnia ich codzienne potrzeby:
- Odnotować usterki.
- Zrobić zdjęcia.
- Oznaczyć pozycję na planie.
- Wyznaczyć osoby odpowiedzialne.
- Określanie terminów
- Tworzenie protokołów
- Wykazywanie historii
Właśnie to zapewnia docu tools – otwierając tym samym zupełnie nowe podejście do dokumentacji przeciwpożarowej.
Przykład praktyczny: Firma zajmująca się ochroną przeciwpożarową dokumentuje każdą półroczną kontrolę urzędową za pomocą docu tools.
Jedna z naszych firm klientów przeprowadza dwa razy w roku urzędowe kontrole przeciwpożarowe na bieżących placach budowy. W tym celu korzysta wyłącznie z docu tools – bez dodatkowego oprogramowania przeciwpożarowego. Działa to doskonale, ponieważ firma stworzyła własny, uproszczony system.
Wykorzystane kategorie:
- Uwaga
- Zmiana koncepcyjna
- Braki
- Notatka projektowa
- sprawdzić
- konsultacja wewnętrzna
- przegląd
- dostępne
Kategorie te nie są specyficzne dla ochrony przeciwpożarowej, ale obejmują cały przebieg inspekcji:
- Niedociągnięcie → odstępstwo dotyczące ochrony przeciwpożarowej
- Sprawdzić → cykliczne kontrole
- Uwaga → drobne nieprawidłowości
- Konsultacje wewnętrzne → Uzgodnienie z generalnym wykonawcą/podwykonawcą
- Dostępne → Dowód prawidłowego wdrożenia środka
- Przegląd → Meta-PIN dla całych obszarów / sekcji przeciwpożarowych
Żadnych skomplikowanych modułów, żadnych szkoleń, żadnych przepełnionych menu – tylko przejrzysta, mobilna dokumentacja budowy.
Tak przebiega kontrola przeciwpożarowa z docu tools
1. Otwórz plan – rozpocznij kontrolę
Kontroler korzysta ze smartfona lub tabletu (iOS, Android), całkowicie offline.
2. Ustawianie pinezki – kategoryzowanie wyników
Kliknij na plan: ustaw pinezkę, wybierz kategorię (np. braki lub do sprawdzenia).
3. Dodaj zdjęcia i notatki
Nagrane bezpośrednio na miejscu – wszystko automatycznie zapisane w odpowiednim pinie.
4. Tworzenie zadań
W razie potrzeby na podstawie każdego wyniku badania tworzone jest zadanie zawierające:
• osobę odpowiedzialną
• termin wykonania
• priorytet
5. Dokumentacja ze zdjęciami 360° (opcjonalnie)
W przypadku stanów pomieszczeń lub sekcji przeciwpożarowych można dodatkowo wykonać zdjęcia 360° – znacznie szybciej niż w przypadku wirtualnych spacerów typu Holobuilder lub OpenSpace, co sprawia, że są one idealnym rozwiązaniem jako stan pośredni.
6. Natychmiastowy eksport protokołów
Dzięki szablonom Word firmy mogą:
• protokoły kontroli przeciwpożarowej
• raporty dotyczące usterek
• zaświadczenia dotyczące stref przeciwpożarowych
tworzyć bezpośrednio – wraz z podpisem na miejscu na tablecie lub smartfonie.
7. Ponowne wykorzystanie historii podczas następnej wizyty
Podczas każdej kolejnej wizyty kontrolnej co 6 miesięcy inspektor od razu widzi:
• co zostało już zrobione
• co należy ponownie sprawdzić
• co pozostało do zrobienia
W ten sposób powstaje kompletna dokumentacja zgodna z wymogami audytowymi – bez dodatkowego nakładu pracy.
Dlaczego firmy używają docu tools zamiast specjalistycznego oprogramowania
1. Łatwy w obsłudze
Bez wielomiesięcznych szkoleń. Większość użytkowników osiąga pełną wydajność w ciągu kilku minut.
2. Stworzony z myślą o placu budowy
Tablet i smartfon, możliwość pracy w trybie offline, szybki i wytrzymały.
3. Nie przeładowywać
Bez 50 modułów przeciwpożarowych, bez zbędnych ustawień.
4. Niezwykle elastyczny
Każda firma może samodzielnie definiować kategorie, przepływy pracy i raporty.
5. Jeden system do wszystkiego
Zamiast „oprogramowania przeciwpożarowego + dokumentacji budowlanej + zarządzania usterkami” używa się jednego narzędzia.
6. Zgodny z przepisami dotyczącymi kontroli
Nie można niczego usunąć, każda zmiana jest identyfikowalna – ma to kluczowe znaczenie dla organów administracji, zleceniodawców i ubezpieczycieli.
Wniosek: dokumentacja przeciwpożarowa nie musi być skomplikowana.
Rynek wyraźnie pokazuje, że wiele firm boryka się z problemem zbyt złożonych rozwiązań lub całkowitego braku systemu.
Dokumentacja przeciwpożarowa może być bardzo prosta – jeśli wybierzesz narzędzie, które:
- działa na urządzeniach mobilnych,
- działa w trybie offline,
- zapewnia przejrzystą lokalizację zdjęć i kodów PIN,
- wyraźnie wyświetla zadania i terminy,
- automatycznie tworzy protokoły
- i oferuje kompletną historię.
Właśnie ta kombinacja sprawia, że docu tools jest tak cennym narzędziem dla firm zajmujących się ochroną przeciwpożarową, kierowników budowy, generalnych wykonawców, operatorów i organizacji kontrolnych.
Jeśli chcesz dokumentować środki ochrony przeciwpożarowej w praktyczny, szybki i przejrzysty sposób – bez specjalnego oprogramowania – docu tools jest idealnym rozwiązaniem.
👉 Skontaktuj się z nami pod adresem sales@docu-tools.com, aby uzyskać więcej informacji.