Przejdź do treści strony
theapro-Team dokumentiert Leitungsführung mit der docu tools App auf einer Baustelle

Case Study: theapro GmbH

by Sandra Schick, tags: Historie sukcesów z praktyki, Opcjonalne, Studium przypadku, związek zawodowy Pobierz artykuł

Logo von theapro – Spezialist für Veranstaltungstechnik & Planung

Odkąd używam docu tools, nie muszę już chodzić po placu budowy z notesem i wydrukowaną tabelą Excel.

Thomas Smith

Projektant oświetlenia, theapro GmbH

Streszczenie

Dzięki 35-letniemu doświadczeniu firma theapro jest niezawodnym partnerem w zakresie planowania i doradztwa przy złożonych projektach budowlanych w regionie DACH. W ostatnich latach inwentaryzacja i dokumentacja usterek odbywała się w większości ręcznie, przy użyciu tablicy z klipsem i arkusza kalkulacyjnego Excel. Materiały zdjęciowe były wprawdzie rejestrowane na miejscu, ale później osoby z zewnątrz nie były w stanie ich bezpośrednio zlokalizować. Dzięki docu tools udało się nie tylko ustanowić i usprawnić współpracę między wszystkimi uczestnikami projektu na wszystkich etapach, ale także wprowadzić przejrzystą i zrozumiałą dokumentację projektów.

O theapro

Dzięki 35-letniemu doświadczeniu firma theapro jest ekspertem w zakresie kompleksowego planowania i doradztwa w zakresie techniki eventowej w budynkach kulturalnych. theapro łączy swoje 35-letnie doświadczenie z innowacyjnością, aby zapewnić optymalną obsługę różnych typów budynków kulturalnych, takich jak opery i teatry, a także uczelnie wyższe i centra kongresowe. Misją theapro jest tworzenie wysoce funkcjonalnych i ekonomicznych obiektów eventowych o różnym przeznaczeniu. Eksperci theapro dysponują odpowiednią wiedzą specjalistyczną w zakresie techniki dźwiękowej i medialnej, techniki scenicznej i oświetleniowej, tymczasowych obiektów widowiskowych, skanowania/modelowania 3D, akustyki pomieszczeń i budynków, architektury teatralnej oraz pracy koncepcyjnej. Do najbardziej znanych projektów należą między innymi renowacja Bühnen Köln, Staatstheater Darmstadt oraz budowa nowego obiektu BMW Welt w Monachium.

Problem

Firma theapro pełni rolę projektanta i konsultanta w różnych branżach i na różnych etapach budowy. Szczególnie w zakresie dokumentacji stanu istniejącego, usterek i pozostałych prac stanęła przed dużym wyzwaniem. Thomas Smith, projektant oświetlenia scenicznego i weteran firmy theapro, miał tylko jedną możliwość dokumentowania usterek. Za pomocą tablicy z klipsem i wydrukowanej tabeli Excel ręcznie kontrolował i dokumentował aktualny stan na różnych placach budowy. Po oględzinach dziesiątki usterek były skrupulatnie wpisywane do istniejącej tabeli Excel na komputerze i uzupełniane. Dokumentacja i przetwarzanie cyfrowe obejmowały wieloetapowy proces. Kolejnym wyzwaniem były ograniczone funkcje programu Microsoft Excel. Kilka lat temu po prostu nie było możliwe wspólne pracowanie nad istniejącym plikiem i zarządzanie nim. Skutkowało to dziesiątkami różnych dokumentów i tabel, które były wypełniane w różny sposób i zawierały różne informacje. W rezultacie wszyscy uczestnicy projektu mieli niejednolity poziom wiedzy, co sprzyjało powstawaniu błędów. Przed kolejną wizytą na placu budowy dokumenty te były drukowane, sprawdzane i ponownie ręcznie wprowadzane do pliku Excel. Ponieważ Thomas Smith był wówczas jedyną osobą odpowiedzialną za tę dokumentację, nie mogło dojść do faktycznej utraty danych, ale proces ten był niezwykle czasochłonny i wiązał się z niepotrzebną dodatkową pracą.

Również w zakresie dokumentacji fotograficznej pojawiło się kilka przeszkód. Zdjęcia były robione bezpośrednio na placach budowy, a następnie umieszczane w odpowiednich folderach. Następnie zdjęcia te były wstawiane w znacznie zmniejszonej wersji do tabeli Excel. Problem polegał jednak na tym, że zdjęcia w tym rozmiarze nie były dobrze rozpoznawalne, a osoby, które nie zrobiły tych zdjęć, nie były w stanie ich przyporządkować. Problemem był również ogromny rozmiar pliku tej tabeli Excel. Potrzebny był nowy rodzaj dokumentacji cyfrowej.

Rozwiązanie

Od 2019 roku firma theapro wykorzystuje docu tools głównie do zarządzania brakami i inwentaryzacji za pomocą dokumentacji fotograficznej, od kierownictwa budowy, kierownictwa projektu i asystentów po inżynierów projektu. Należy zauważyć, że theapro jest jedną z niewielu firm projektowych, w których inżynierowie zatrudnieni w firmie nie tylko planują projekty, ale także nadzorują je przez cały etap budowy.

Integracja oprogramowania była łatwa dla zespołu projektowego, głównie dzięki intuicyjnemu interfejsowi użytkownika. Według Franziski Geyer-Gensterblum, asystentki projektowej w theapro, docu tools nie zagłębia się w szczegóły, a jednocześnie jest wystarczająco szczegółowe, aby można było pracować z nim w sposób naprawdę bardzo indywidualny. Dzięki temu można było częściowo samodzielnie odkrywać oprogramowanie bez konieczności szkolenia i intuicyjnie tworzyć plany, kategorie i pinezki.

Dzięki docu tools wiedza specjalistyczna może być gromadzona i przejrzyście widoczna w ramach projektu. W przypadku projektów, w których firma pełni rolę generalnego projektanta, oprogramowanie jest również wykorzystywane do kontroli prac przygotowawczych. Na przykład w zakresie planowania szczelin i przejść można było za pomocą pinezek zlokalizować każde przejście bezpośrednio na planie, a po wykonaniu sprawdzić, czy zostało ono wykonane we właściwym rozmiarze i we właściwym miejscu.

Również bezpośrednia lokalizacja materiałów graficznych stanowi duże ułatwienie w pracy zespołowej. Dzięki docu tools wszyscy uczestnicy projektu mogą w prosty sposób i bez wcześniejszej wiedzy przypisywać zdjęcia, a tym samym kontynuować realizację projektu nawet w przypadku choroby. Wiedza specjalistyczna jest zgromadzona w aplikacji i nie jest już własnością poszczególnych pracowników.

Jednak współpraca z podwykonawcami napotkała pewną przeszkodę. Na początku nie chcieli oni pracować z kolejnym narzędziem. Aby połączyć świat cyfrowy ze światem niecyfrowym, Thomas Smith wydrukował około 280 zgłoszeń za pomocą funkcji raportowania bezpośrednio w aplikacji jako plik PDF i przekazał je podwykonawcy w folderze. Poszczególne strony pliku PDF miały zostać przetworzone, opatrzone datą, pieczęcią i podpisem, a następnie zwrócone do theapro. Po krótkim czasie kierownik projektu podwykonawcy zdecydował się dla uproszczenia skorzystać z bezpłatnej funkcji docu tools dla podwykonawców i usunął usterki bezpośrednio w aplikacji. Obecnie są oni entuzjastycznymi użytkownikami docu tools i przekonali się o związanym z tym wzroście wydajności.

Zleceniodawcy i podwykonawcy mogą teraz jednym kliknięciem otrzymać aktualny raport zawierający wszystkie informacje i otwarte zadania do wykonania. Cotygodniowe raporty z pracy są wysyłane do zleceniobiorców za pomocą funkcji raportowania i mogą być bezpośrednio przetwarzane wizualnie i zarządzane organizacyjnie w aplikacji. Cała komunikacja z inwestorem opiera się na docu tools i zapewnia przegląd aktualnego statusu projektu.

Podwykonawcy, którzy początkowo podchodzili do oprogramowania raczej sceptycznie, w trakcie realizacji projektu dostrzegli zalety docu tools i z wdzięcznością przyjęli sporządzone raporty (choć częściowo nadal w formie papierowej). Szczególnie pomocna okazała się możliwość bezpłatnego korzystania z aplikacji przez podwykonawców.

Zakończenie

Od czterech lat docu tools jest wykorzystywane w firmie na wszystkich etapach realizacji wielu znanych projektów, takich jak Teatr Thalia w Hamburgu (inwentaryzacja), Teatr Miejski w Landshut (inwentaryzacja), Kammerspiele w Monachium (dokumentacja przeciwpożarowa) oraz tymczasowa siedziba Teatru Narodowego w Mannheim (nadzór budowlany). Oprogramowanie, które wcześniej zostało zintegrowane z theapro wyłącznie ze względów wydajnościowych i ekonomicznych, jest obecnie istotnym elementem codziennej pracy. Obecnie wszyscy pracownicy są tak przekonani o jakości oprogramowania, że zostało ono wprowadzone jako obowiązkowe oprogramowanie do dokumentacji nowych projektów.

Wykorzystanie docu tools w projektach theapro ma następujące pozytywne aspekty:

Zastosowania

theapro wykorzystuje docu tools w całym projekcie i może łączyć te treści w docu tools. W Bühnen Köln można w ten sposób łatwo i szybko połączyć dane dotyczące techniki scenicznej i oświetlenia oraz techniki medialnej w zakresie usterek i wyeksportować kompletny raport z projektu wraz ze wszystkimi otwartymi zadaniami do wykonania. W ten sposób można stworzyć nie tylko szczegółowe raporty dla poszczególnych obszarów, ale także ogólny status projektu.

theapro wykorzystuje oprogramowanie do dokumentacji przede wszystkim do następujących zadań:

Cytat

„Odkąd korzystam z docu tools, nie muszę już chodzić po placu budowy z notesem i wydrukowaną tabelą Excel”.
Thomas Smith, projektant oświetlenia scenicznego, theapro


„docu tools to Google Maps dla kierowników budowy”.
Franzsika Geyer-Gensterblum, asystentka projektowa theapro

Cztery najczęściej używane funkcje

O osobach udzielających wywiadów

Thomas Smith jest od 2004 roku projektantem oświetlenia scenicznego i ma na swoim koncie wiele znanych projektów. Ponieważ sam przez wiele lat pracował w branży oświetlenia scenicznego, potrafi dobrze odzwierciedlić punkt widzenia użytkownika, dzięki czemu jeszcze lepiej reaguje na wymagania i wnosi cenny wkład w planowanie projektów. Od prawie dwóch i pół roku wspiera go Franziska Geyer-Gensterblum, która rozpoczęła pracę w dziale pomocy projektowej jako osoba z innym wykształceniem.

Luisa Glock jest odpowiedzialna za komunikację korporacyjną, w ramach której zajmuje się wizerunkiem firmy oraz licznymi projektami komunikacji wewnętrznej.

Pobierz teraz
i buduj lepiej!