Case Study: List smart results GmbH

by Sandra Schick, tags: Historie sukcesów z praktyki, Opcjonalne, Studium przypadku, związek zawodowy Pobierz artykuł

Pierwszym programem, który otwieram rano, jest docu tools. Używam go przez cały dzień pracy i nie wyobrażam sobie bez niego życia.

Streszczenie

Generalny wykonawca List smart results zajmuje się zarówno mniejszymi, jak i większymi projektami budowlanymi w sektorze hotelarskim i turystycznym w kraju i za granicą. Podczas realizacji jednego z największych projektów ostatnich lat firma stanęła przed wyzwaniem związanym z dokumentacją budowlaną. Należało skoordynować dziesiątki szczegółowych planów, dokumentacji i uczestników projektu oraz zapewnić bezbłędny przebieg budowy. W związku z tym zespołowi projektowemu polecono oprogramowanie docu tools. Oprogramowanie to zapewnia wydajną i przejrzystą komunikację między wszystkimi uczestnikami projektu, bezpośrednią lokalizację zadań, pozostałych prac oraz usterek na planach budowlanych, a także zrozumiałą dokumentację do wykorzystania po zakończeniu projektu.

O List smart results

List smart results to generalny wykonawca inteligentnych i ekskluzywnych prac budowlanych i wykończeniowych z siedzibą w Edlitz-Thomasberg w Dolnej Austrii. Firma została wydzielona w 2012 roku z ówczesnego związku firm List i od tego czasu koncentruje się na sektorze hotelarskim i turystycznym – nie tylko w zakresie wyposażenia wnętrz, ale także w szerokim zakresie rozwoju projektów i budowy budynków na zamówienie. W zależności od wymagań, List smart results korzysta z ekskluzywnego rzemiosła i zaawansowanej technologicznie produkcji F/LIST we wspólnej lokalizacji. Oprócz doświadczonych i długoletnich pracowników, firma dysponuje również sprawdzoną i lojalną siecią partnerów o międzynarodowym zasięgu, składającą się z architektów, projektantów, techników i wykonawców. Dzięki tak szerokiemu zapleczu firma może zagwarantować najwyższą jakość przy ścisłym przestrzeganiu terminów i absolutnej zgodności z kosztami. Niezależnie od tego, czy chodzi o nowatorski hotel modułowy, wyposażenie luksusowego penthouse’u czy prywatnej willi.

• Liczba utworzonych zadań: 24 902
• Liczba utworzonych projektów: 5
• Liczba zdigitalizowanych planów: 430
• Liczba ustawionych pinów: 21 420
• Liczba wykonanych zdjęć: 58 108
  

Problem

Jako generalny wykonawca, firma List smart results współpracuje na różnych etapach projektu z wieloma partnerami i podwykonawcami. Szczególnie podczas realizacji ostatniego dużego projektu, hotelu Maritim w Ingolstadt, stanęła przed dużym wyzwaniem. Plac budowy w Niemczech zajmował powierzchnię około 21 000 m2, a w realizację projektu hotelowego zaangażowanych było kilkadziesiąt firm. W ramach projektu należało uwzględnić i połączyć ze sobą łącznie 800 planów wykonawczych i szczegółowych, co wymagało ogromnego nakładu pracy organizacyjnej i wiązało się z dużą odpowiedzialnością. Ze względu na ciągłą aktualizację planów i dalszy rozwój projektu zespół projektowy musiał zmierzyć się z dużym nakładem pracy związanym z komunikacją i administracją. Każdego dnia należało przeglądać, podsumowywać i priorytetyzować liczne wiadomości e-mail, a następnie prawidłowo przypisywać je wszystkim podwykonawcom.

Zespół projektowy stanął przed dużym wyzwaniem, zwłaszcza w zakresie zarządzania wadami. Z jednej strony przepływ informacji między biurem a placem budowy okazał się bardzo pracochłonny, ale z drugiej strony należało również uporać się z ogromnym nakładem pracy związanym z tym zalewem informacji. Aby w ogóle móc zrealizować ten projekt, zespół projektowy poszukiwał narzędzia, które łączyłoby wszystkie te aspekty, ułatwiało komunikację i zapewniało przejrzystą dokumentację na wszystkich etapach projektu.

Rozwiązanie

Od trzech lat inżynier Kerstin Hölbling pracuje w zespole projektowym z docu tools. Obecnie wielu pracowników firmy, a także partnerzy projektu korzystają z oprogramowania docu tools. Dzięki docu tools udało im się rozwiązać wszystkie liczne problemy, z którymi borykali się podczas realizacji projektu Maritim Ingolstadt.

W ten sposób nie trzeba było już mozolnie drukować i rozprowadzać około 800 planów wykonawczych i szczegółowych, ale można je było zarządzać w puli planowania bezpośrednio w docu tools, gdzie były dostępne dla zespołu projektowego i aktualizowane na bieżąco. Gdy tylko nowy plan był przesyłany, był on ładowany do oprogramowania w biurze List smart results, a kilka sekund później koledzy i koleżanki na placu budowy oddalonym o 600 km mieli dostęp do najnowszego planu. W ten sposób udało się uprościć i ograniczyć komunikację e-mailową. Nie tylko ułatwiło to pracę, ale także zmniejszyło liczbę potencjalnych źródeł błędów. Dodatkowo na planach brygadzisty umieszczono pinezki i zapisano je bezpośrednio na planie wraz z odpowiednimi planami szczegółowymi (np. szczegóły dotyczące poręczy schodów, szczegóły drzwi, różne szczegóły połączeń itp.).

Przykładowy przebieg szybkiej i uproszczonej komunikacji według inż. Kerstin Hölbling wygląda następująco: kolega na placu budowy odkrył zalanie na 5. piętrze. Umieścił pinezkę na planie brygady wraz z bezpośrednią lokalizacją i dokumentacją fotograficzną. Zaledwie kilka minut później koleżanka w biurze mogła utworzyć zgłoszenie szkody zawierające wszystkie niezbędne informacje dla wszystkich uczestników projektu oraz dla zleconego podwykonawcy jako zadanie wraz z terminami. Podwykonawca mógł następnie łatwo i szybko naprawić szkodę, ponieważ od razu wiedział, gdzie znajduje się usterka i mógł ją usunąć. Dokumentacja szkody oraz usunięcie usterki budowlanej zostały w sposób zrozumiały zakończone w docu tools.

Również w przypadku realizacji projektów przejrzysta dokumentacja oprogramowania stanowi wyraźną zaletę dla firmy List smart results. Zwłaszcza w przypadku projektów hotelowych często zdarza się, że istnieje wiele identycznie wyglądających pokoi hotelowych. W tym przypadku bezpośrednia lokalizacja i dokumentacja fotograficzna pomogły w utrzymaniu przeglądu postępów budowy. Co tydzień w każdym pokoju wykonywano zdjęcia ścian, podłóg i sufitów, które dokumentowały proces budowy na odpowiedniej, bezpośrednio zlokalizowanej pinezce na planie wykonania, zapewniając w ten sposób – również po zakończeniu projektu – wgląd w różne etapy budowy. Dzięki temu można łatwo i szybko odpowiedzieć na pytania takie jak „Która rura została ułożona pod wylewką?”. Bez docu tools byłoby to prawie niemożliwe lub wymagałoby dużo czasu.

Korzystanie z docu tools oznacza dla firmy ogromną oszczędność czasu – dzięki temu można uniknąć wielu podróży. Nie ma podatnych na błędy list w Excelu ani dziesiątek folderów z nieudokumentowanym materiałem fotograficznym, a także zmniejsza się ryzyko barier językowych na placu budowy – sam plan jako środek komunikacji sprawdza się najlepiej dla wszystkich. Dzięki docu tools jest on cyfrowy i zawsze aktualny.

Wystarczyło jedno kliknięcie, aby przesłać zleceniodawcy, nadzorcy budowy lub innym osobom zaangażowanym w projekt aktualny raport zawierający wszystkie niezbędne/przefiltrowane informacje. Cotygodniowe raporty z prac były wysyłane do zleceniobiorców za pomocą funkcji raportowania. Podwykonawcy, którzy początkowo podchodzili do oprogramowania raczej sceptycznie, w trakcie realizacji projektu dostrzegli zalety docu tools i z wdzięcznością przyjęli sporządzone raporty (choć częściowo nadal w formie papierowej).

Zakończenie

W międzyczasie docu tools stało się nieodzownym narzędziem w codziennej pracy firmy List smart results i jest używane przez całą firmę – od kierownictwa po asystentów. List smart results zrealizowało już kilka znanych projektów, takich jak hotel TUI Blue Montafon (zlecenie jako generalny wykonawca) oraz Kittenberger Chaletdorf (generalny wykonawca), korzystając z docu tools.

W kolejnych projektach docu tools ma być wykorzystywane już na etapie planowania i wprowadzone jako obowiązkowe oprogramowanie dla wszystkich uczestników projektu. Również firma List smart results musiała nauczyć się obsługi docu tools – zgodnie z mottem „learning by doing”, czyli efektywnego wdrażania oprogramowania w przebieg projektu. W przypadku kolejnego projektu dostępnych jest już kilka wniosków praktycznych, które mają zapewnić jeszcze prostszy i lepiej udokumentowany przebieg projektu w przyszłości.

Wykorzystanie docu tools w projektach firmy List smart results ma następujące pozytywne aspekty:

• Ogromna oszczędność czasu i kosztów
• przejrzysta dokumentacja
• Ograniczenie błędów ludzkich
• Świetna współpraca między biurem a placem budowy – bardzo szybki przepływ informacji.
• Doskonałe wsparcie techniczne oraz szybka pomoc i rozwiązania problemów zapewniane przez zespół docu tools.

Zastosowania

List smart results wykorzystuje docu tools do realizacji projektów o różnej wielkości, niezależnie od zleconych obszarów (np. koncepcja, planowanie, realizacja projektu itp.). Oprogramowanie to wykorzystuje się przede wszystkim do następujących zadań:

• Cotygodniowe raporty z pracy dla zleceniodawców
• Filtrowana i szczegółowa dokumentacja dostępna dla wszystkich zainteresowanych stron – w dowolnym momencie online i z dowolnego miejsca.
• Ogólna ocena stanu
• Dokumentacja i przetwarzanie usterek (porównanie przed i po)
  Podział zadań w ramach zespołu projektowego
• Dokumentacja fotograficzna wszystkich etapów budowy

Cytat

„Dzięki docu tools przepływ dokumentacji między biurem a placem budowy jest niezwykle szybki. Gdy tylko pojawił się zaktualizowany plan, plac budowy oddalony o 800 km miał już aktualny status”.
Dipl. Ing. Kerstin Hölbling, kierownik projektu List smart results

„docu tools jest w dużej mierze intuicyjny, o ile przestrzega się pewnych podstawowych zasad”.
Maria Reiterer, asystentka projektu List smart results

„docu tools stało się eliksirem projektu”.
Dipl. Ing. Kerstin Hölbling, kierownik projektu List smart results

Cztery najczęściej używane funkcje

• Tworzenie raportów za jednym naciśnięciem przycisku
• Kategoryzacja pinów
• Funkcja filtrowania pinów
• Wczytywanie raportów do programu Excel w celu zarządzania