Case Study theapro GmbH

docu tools ist das Google Maps für die Bauleitung.

Executive Summary

theapro ist mit seiner 35-jährigen Erfahrung ein verlässlicher Partner als Planer und Berater für komplexe Kulturbauprojekte in der DACH-Region. Die Bestandsaufnahme und Mängeldokumentation erfolgte in den letzten Jahren zum Großteil manuell via Klemmbrett und Excel-Tabelle. Bildmaterial wurde zwar vor Ort aufgenommen, konnte aber im Nachgang von externen Personen nicht mehr direkt verortet werden. Mittels docu tools konnten sie nicht nur das kollaborative Arbeiten über alle Projektphasen und -beteiligte hinweg etablieren und verbessern, sondern auch noch eine transparente und selbsterklärende Dokumentation ihrer Projekte einführen.

Über theapro

theapro ist mit seiner 35-jährigen Erfahrung Experte für ganzheitliche Planung und Beratung für Veranstaltungstechnik im Kulturgebäude-Bereich. theapro kombiniert seine 35-jährige Erfahung mit Innovation, um verschiedene Typen von Kulturgebäuden wie Opern- und Schauspielhäuser, sowie Hochschulen und Kongresszentren optimal betreuen zu können. Die Mission von theapro ist es, hochfunktionelle und kosteneffektive Veranstaltungsgebäude unterschiedlicher Ausrichtung zu entwickeln. Die Expert:innen von theapro verfügen dementsprechend über Know- how in den Gewerken Ton- und Medientechnik, Bühnentechnik und -beleuchtung, Interimsspielstätten, 3D-Scan/Modelling, Raum- und Bauakustik, Theaterarchitektur und konzeptionelles Arbeiten. Zu den bekanntesten Projekten zählen unter anderem die Sanierung der Bühnen Köln, des Staatstheaters Darmstadt und der Neubau der BMW Welt München.

• Anzahl angelegter Projekte: 24
• Anzahl digitalisierter Pläne: 480
• Anzahl gesetzter Pins: 3.583
• Anzahl aufgenommener Fotos: 4.043
• Anzahl angelegter Aufgaben: 3.037

Problemstellung

theapro fungiert bei Projekten als Planer und Berater in den unterschiedlichsten Gewerken und Bauphasen. Vor allem im Bereich der Bestandsdokumentation, Mängel- und Restleistungen standen sie vor einer großen Herausforderung. Thomas Smith, Light Designer im Bereich der Bühnenbeleuchtung und Urgestein bei theapro, hatte nur eine Möglichkeit, Mängel zu dokumentieren. Mittels Klemmbrett und ausgedruckter Excel-Tabelle kontrollierte und dokumentierte er manuell den aktuellen Stand auf den unterschiedlichen Baustellen. Nach der Besichtigung wurden zig Mängel akribisch in die bestehende Excel-Tabelle am PC eingetippt und nachgetragen. Die Dokumentation und digitale Aufbereitung erstreckte sich über einen mehrstufigen Prozess. Eine weitere Herausforderung waren die eingeschränkten Funktionen von Microsoft Excel. Vor ein paar Jahren war es noch schlichtweg unmöglich, in einer bestehenden Datei gemeinsam zu arbeiten und diese zu verwalten. Dies resultierte in zig verschiedenen Dokumenten und Tabellen, die unterschiedlich befüllt wurden und somit auch unterschiedliche Informationen beinhalteten. Das Ergebnis war ein fehleranfälliger und uneinheitlicher Wissensstand über alle Projektbeteiligten hinweg. Für den nächsten Baustellenbesuch wurden diese Dokumente dann ausgedruckt, kontrolliert und wieder manuell in die Excel Datei nachgetragen. Da Thomas Smith damals noch alleine für diese Dokumentation zuständig war, konnte zwar de facto kein konkreter Datenverlust auftreten, allerdings war der Zeitaufwand enorm und der Prozess durch unnötige Mehrarbeit geprägt.

Auch im Bereich der Fotodokumentation gab es einige Hindernisse. Die Bilder wurden direkt auf den Baustellen aufgenommen und dann in die jeweiligen Ordner abgelegt. Diese Bilder wurden dann in stark verkleinerter Version in die Excel Tabelle eingefügt. Das Problem dabei war allerdings, dass weder die Bilder in dieser Größe gut erkennbar waren noch dass Personen, die die Bilder nicht selbst aufgenommen hatten, diese zuordnen konnten. Auch die enorme Dateigröße dieser Excel Tabelle bereitete Probleme. Eine neue Art der digitalen Dokumentation musste her.

Lösung

docu tools wird bei theapro seit 2019 hauptsächlich für die Mangelverwaltung bzw. Bestandsaufnahme mittels Fotodokumentation von der Bauleitung, Projektleitung und Assistenz bis hin zum Projektingenieurwesen verwendet. Dabei ist anzumerken, dass theapro eines der wenigen Projektunternehmen ist, bei der die unternehmenseigenen Ingenieure nicht nur die Projekte planen, sondern diese über die komplette Bauphase hinweg betreuen.

Die Integration der Software war vor allem durch die intuitive Benutzeroberfläche für das Projektteam einfach. docu tools verliert sich laut Franziska Geyer-Gensterblum, Projektassistentin bei theapro, nicht in Details und ist dennoch detailliert genug, um wirklich sehr individuell damit arbeiten zu können. So konnte teilweise ohne Schulungen selbst erforscht und Pläne, Kategorien und Pins in der Software intuitiv angelegt werden.

Mit docu tools kann das Know-how gebündelt und transparent einsehbar beim Projekt bleiben. Bei Projekten, bei denen sie als Generalplaner fungieren, wird die Software auch für die Kontrolle der Vorleistungen herangezogen. So konnten Sie zum Beispiel im Bereich der Schlitz- und Durchbruchsplanung jeden Durchbruch mittels Pins direkt am Plan verorten und so nach der Durchführung kontrollieren, ob diese in der richtigen Größe und an den korrekten Orten umgesetzt wurden.

Ebenso ist die direkte Verortung des Bildmaterials eine große Hilfestellung für das kollaborative Arbeiten. Mittels docu tools können alle Projektbeteiligte Fotos einfach und ohne Vorwissen zuordnen und somit auch in Krankheitsfällen das Projekt weiter umsetzen. Das Know-how ist gebündelt in der App und nicht mehr bei einzelnen Mitarbeiter:innen angesiedelt.

Ein Hindernis gab es allerdings in der Zusammenarbeit mit den Nachunternehmer:Innen. Diese wehrten sich zu Beginn mit einem weiteren Tool zu arbeiten. Um hier die Brücke von der digitalen in die nicht-digitale Welt zu schlagen, druckte Thomas Smith rund 280 Mängel mittels Berichtsfunktion direkt in der App als PDF-Datei aus und überreichte sie in einem Ordner dem Nachunternehmer. Die einzelnen PDF-Seiten sollten nun abgearbeitet, mit Datum, Stempel und Unterschrift versehen und im Anschluss an theapro retourniert werden. Nach kurzer Zeit entschloss sich der Projektleiter des Nachunternehmens der Einfachheit halber, die kostenlose Subunternehmern Funktion von docu tools zu nutzen und erledigte die Mängel direkt in der App. Mittlerweile sind sie begeisterte docu tools User und konnten von der damit einhergehenden Effizienzsteigerung überzeugt werden.

Den Auftraggeber:innen und Nachunternehmer:innen kann nun mit nur einem Knopfdruck ein tagesaktueller Bericht mit allen Informationen und offenen To Do’s übermittelt werden. Wöchentliche Arbeitsberichte werden mittels Berichtsfunktion an die beauftragten Unternehmen ausgeschickt und können direkt in der App optisch aufbereitet und organisatorisch verwaltet werden. Die komplette Kommunikation mit dem Bauherrn basiert auf docu tools und gibt Überblick über den aktuellen Projektstatus.

Die anfangs noch eher der Software skeptisch gegenüberstehenden Nachunternehmer:innen erkannten im Laufe des Projektes auch die Vorteile von docu tools und nahmen vor allem die erstellten Berichte (wenn auch noch teilweise in Papierform) dankend an. Hierbei war vor allem die kostenlose Verwendung der App für Subunternehmer hilfreich.

Abschluss

docu tools wird nun seit mittlerweile vier Jahren im Unternehmen Projektphasen-übergreifend als Bauüberwachungsprogramm für zahlreiche namhafte Projekte wie das Thalia Theater in Hamburg (Bestandsaufnahme), das Stadttheater Landshut (Bestandsaufnahme), die Kammerspiele München (Brandschutzdokumentation) und die Interimsspielstätte des Nationaltheaters Mannheim (Bauüberwachung) verwendet. Die Software, die zuvor rein aus Effizienz- und Wirtschaftlichkeitsgründen bei theapro integriert wurde, ist nun ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltages. Mittlerweile sind sämtliche Mitarbeiter:innen so von der Qualität der Software überzeugt, dass diese für neue Projekte verpflichtend als Dokumentationssoftware eingeführt wird.

Folgende positive Aspekte hat die Verwendung von docu tools für die Projekte von theapro:

• Enorme Zeitersparnis
• Keine unnötigen mehrstufigen Prozesse -> Änderungen müssen lediglich einmal eingetragen werden und sind somit überall angepasst
• Transparente Dokumentation (aussagekräftige Argumente, die nicht zu unnötigen Diskussionen führen)
• Einheitlicher Wissensstand im Team
• Kollaboratives Arbeiten mit den Nachunternehmer:innen
• Kein sinnloser Papierverbrauch mehr

Verwendungszwecke

theapro verwendet docu tools übergreifend im gesamten Projekt und kann diese Inhalte gebündelt in docu tools zusammenführen. Bei den Bühnen Köln können somit einfach und schnell die Gewerke Bühnentechnik und -beleuchtung sowie die Medientechnik im Bereich der Mängel zusammengeführt werden und ein kompletter Projektbericht mit sämtlichen offenen To Do’s exportiert werden. So können nicht nur detaillierte Einzelreportings für die jeweiligen Bereiche, sondern auch ein genereller Projektstatus erstellt werden.

theapro nutzt die Dokumentationssoftware vor allem für folgende Aufgaben:

• Berichtswesen für interne und externe Projektbeteiligte
• Bestandsaufnahme des Projektes
• Verwaltung von Schnittstellen (z.B. im Bereich des Brandschutzes)
• Mängeldokumentation und Restleistungen
• Diverse Verwaltungstätigkeiten die in der Software gebündelt zusammengefasst werden können
• Wöchentliche Arbeitsberichte für die beauftragten Unternehmen
• Transparente Dokumentation unter allen Beteiligten – jederzeit online und von unterwegs einsehbar
• Fotodokumentation über Bauphasen hinweg (Vorher-Nachher-Vergleich)

Quote

Seit ich docu tools verwende, muss ich nicht mehr mit einem Klemmbrett und einer ausgedruckten Excel Tabelle auf der Baustelle herumlaufen.

Thomas Smith, Light Designer im Bereich Bühnebeleuchtung, theapro

docu tools ist das Google Maps für die Bauleitung.

Franzsika Geyer-Gensterblum, Projektassistentin theapro

Vier meistgenutzten Features

• Bericht auf Knopfdruck erstellen
• Direkte Verortung
• Filterfunktion der Pins
• Datasets/Gruppenerstellung für Filterfunktion
• Neue Pin-Designs (Verfeinerung der Funktionalitäten, Schlagwörter und Tags sind hilfreich)

Über die Interviewten

Thomas Smith ist seit 2004 als Light Designer für den Bereich Bühnenbeleuchtung verantwortlich und konnte bereits zahlreiche namhafte Projekte betreuen. Da er selbst jahrelang im Bereich der Bühnenbeleuchtung gearbeitet hat, kann er vor allem die Nutzersicht gut widerspiegeln und somit noch besser auf die Anforderungen eingehen sowie wertvollen Input in der Projektplanung liefern. Seit fast zweieinhalb Jahren unterstützt ihn Franziska Geyer-Gensterblum als Quereinsteigerin im Bereich der Projektassistenz.

Luisa Glock ist für die Unternehmenskommunikation zuständig und verantwortet hier die Bereiche Außendarstellung und zahlreiche interne Kommunikationsprojekte.