Case Study HASPA

Der Einsatz von docu tools hat uns enorm geholfen, die Koordination von rund 30 Gewerken und den Umzug von 1.700 Mitarbeitenden strukturiert und effizient zu managen.“ – Miriam Tomforde, Teilprojektleiterin Rolloutmanagement, Hamburger Sparkasse

Executive Summary: So gelang das logistische Mammutprojekt

Die Hamburger Sparkasse (Haspa) stand vor einer großen logistischen Herausforderung: der Umzug von 1.700 Mitarbeitenden in die neue Unternehmenszentrale, dem hochmodernen „Deutschlandhaus“ am Hamburger Gänsemarkt. Auf 30.000 Quadratmetern Bürofläche bietet das Gebäude modernste Technik und die größte Nachbarschaftsfiliale mitten in der Stadt. Durch die einfache Anwendung von docu tools konnte der Prozess des Mängelmanagements effizient gesteuert werden, einschließlich der Koordination zahlreicher interner Projektgruppen und externer Partner:innen. Die benutzerfreundliche Software ermöglichte eine präzise Mängeldokumentation mittels Pins, schnelle Aufgabenverteilung und eine nahtlose Kommunikation. Es gelang innerhalb von nur wenigen Monaten ein reibungsloser Übergang in die neue Arbeitswelt.

Herausforderung angenommen: Vom Roll-Out bis zum Einzug:

Das Projekt #HASPA ONE brachte eine Vielzahl an Herausforderungen mit sich, die sorgfältige Planung und effektive Umsetzung erforderten. Die logistische Komplexität des Umzugs von über 1.700 Mitarbeitenden und das Zusammenführen von drei zuvor separaten Standorten in die neue Zentrale waren nur der Anfang. Miriam Tomforde, Teilprojektleiterin Rolloutmanagement Haspa, beschreibt die Situation so: „Jeden Tag gab es neue Herausforderungen zu bewältigen. Der Schlüssel war, alle Beteiligten – von unseren Mitarbeitenden über die externen Gewerke bis hin zu den Architekten – effizient zu koordinieren.“ Trotz der logistischen Komplexität und den unvermeidbaren kleineren Mängeln, stand immer im Fokus des gesamten Rollout-Teams zum Einzug einen “WOW-Effekt” bei allen Mitarbeitenden zu schaffen.

Umfassender Umbau und individuelle Anpassungen
Das „Deutschlandhaus“

wurde kurz vor Silvester 2023 von der Hamburger Sparkasse übernommen und befand sich zu diesem Zeitpunkt in unterschiedlichen Bauzuständen. Während einige Büroflächen weitgehend fertiggestellt waren, benötigten andere Bereiche wie das Betriebsrestaurant im ersten Stock und das neunte Obergeschoss umfassende Umbauten und Individualisierungen. Die Anpassungen reichten von der Ausstattung und Wandfarbe bis hin zur Integration von Netzwerk- und Multimediatechnologien sowie Arbeitsplatztechnik. Über 30 Gewerke, darunter IT-Spezialisten, Innenarchitekten, Tischler und Maler, mussten koordiniert werden. Der Einsatz von docu tools ermöglichte eine effiziente Verwaltung und Dokumentation von Mängeln und Change Requests, die entscheidend für den erfolgreichen Einzug waren.

Effizientes Mängelmanagement mit docu tools

Im Rahmen einer umfassenden Markterhebung und Ausschreibung entschied sich die Hamburger Sparkasse für den Einsatz von docu tools. Die Software-Lösung aus Österreich überzeugte durch ihre einfache Handhabung, flexible Anpassungsmöglichkeiten und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.

Alles am Plan – einfach, flexibel und übersichtlich

docu tools spielte eine zentrale Rolle im Mängelmanagement des gesamten Projekts und ermöglichte die Erfassung und Bearbeitung von fast 10.000 Mängeln und Aufgaben. „Die Anwendung von docu tools erwies sich als äußerst hilfreich, da sie eine schnelle, einfache und dennoch umfassende Erfassung von Informationen ermöglichte. Besonders praktisch war die intuitive Gestaltung der Pins, die in Sekundenschnelle erstellt werden konnten, um direkt vor Ort Fotos oder Videos zu hinterlegen“, erklärt Peter Blank, Projektmanager und zentrale Ansprechperson für das Mängelmanagement innerhalb des RollOut-Teams. Bernd Bohlin, technischer Produktverantwortlicher bei der Hamburger Sparkasse, ergänzt: „Meine Aufgabe von Seiten der IT war es, sicherzustellen, dass docu tools über die App und URL-Aufrufe problemlos intern- wie extern genutzt werden konnte. Die Software bot eine sehr gute Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit, sodass alle notwendigen Freischaltungen effizient und rasch umgesetzt wurden.“

Transparente Dokumentation für bessere Nachvollziehbarkeit

Darüber hinaus wurde eine umfassende Dokumentationsstruktur aufgebaut, die allen Teammitgliedern eine zentrale Übersicht über Pläne, Mängel, Maßnahmen und Aufgaben ermöglichte. Die Integration von multimedialen Daten wie Fotos oder Videos direkt an den Pins verbesserte die Kommunikation zwischen den Projektteams erheblich und beschleunigte die Bearbeitung. Zudem war die Reporting-Funktion von docu tools ein entscheidendes Element zur Mängelsteuerung während des gesamten Projekts, da sie ein präzises und umfassendes Management-Reporting ermöglichte. Ein wesentliches und häufig genutztes Feature ist der Planaufruf mit docu tools. „Es ist unglaublich praktisch und wir nutzen dieses Funktion heute nach dem Einzug noch regelmäßig. Dann sitzen wir gemeinsam kurz vor dem Plan und überprüfen, wo das Thema im neuen Gebäude verordnet ist“, weiß Miriam Tomforde, Teilprojektleitung Rolloutmanagement.

Erfolgreicher Umzug mit digitaler Lösung

Die Hamburger Sparkasse hat durch den gezielten Einsatz von docu tools eine umfassende und erfolgreiche Lösung für dieses Spezial-Projekt eingesetzt. Die zentrale Erfassung von Mängeln, die vereinfachte Aufgabenverteilung sowie die nahtlose Dokumentation und Berichterstellung haben den Umzugs- und Filialausbauprozess erheblich effizienter gestaltet. Insgesamt wurden bis zum Ende des Projekts rund 10.000 Mängel erfasst und bearbeitet. Die fortwährende Nutzung von docu tools soll auch für die nächsten Projekte eine hohe Qualität und Effizienz sichern, sodass die Mitarbeitenden auch in den anderen Standorten ein attraktives Arbeitsumfeld genießen können.

Mit Fachkompetenz und Engagement

Das Kernteam des Mängelmanagements im Teilprojekt Rolloutmanagement bestand aus drei Personen, die gemeinsam mit über 100 Projektmitgliedern entscheidend für den Erfolg des Projekts HaspaONE waren. Miriam Tomforde, die bei der Haspa für den Einkauf zuständig ist, übernahm im Februar 2023 die Teil-Projektleitung. Sie koordinierte den Umzug und Mieterausbau und integrierte docu tools, um den gesamten Prozess effizient zu steuern. Peter Blank, der bereits seit Mitte des letzten Jahres Teil des Teams war, konzentrierte sich auf den Aufbau und die Pflege der Dokumentationsstruktur für das Mängelmanagement und unterstützte kontinuierlich die Kolleg:innen im Umgang mit der Software. Als letzter im Bunde vervollständigte Bernd Bohlin aus dem IT-Management das Team als technischer Produktverantwortlicher. Er sorgte für die sichere und performante technische Infrastruktur und gewährleistete den Usern einen reibungslosen Zugriff für die Nutzung von docu tools. HaspaONE ist ein tolles Beispiel für ein starkes Team, das die anspruchsvollen Anforderungen des Umzugs meisterte und einen erfolgreichen Übergang in die neue Unternehmenszentrale ermöglichte.

„Der Einsatz von docu tools hat uns enorm geholfen, die Koordination von rund 30 Gewerken und den Umzug von 1.700 Mitarbeitenden strukturiert und effizient zu managen“, bringt es Miriam Tomforde, abschließend auf den Punkt.

Die meistgenutzte Features von docu tools:

• Pin-Erfassung
• Dokumentationspflege
• Aufgabensteuerung
• Berichterstellung
• Planaufruf

Zahlen, Daten und Fakten zum Projekt:

• Projekt: HASPA ONE – Umzug ins Deutschlandhaus
• Projektlaufzeit: 12 Monate
• Standorte: 3 Standorte zusammengeführt in HASPA ONE – Deutschlandhaus am Gänsemarkt
• Anzahl Mitarbeitenden: 1.700 Mitarbeitende an einem Standort
• Anzahl der Mängel und Aufgaben (Pins): 10.000 erfasst und bearbeitet
• Nutzung der Software: Baudokumentation, Mängelmanagement, Umzugslogistik, Reporting
• Genutzte Funktionen: Pins erfassen, Dokumentation, Planaufruf, Suchfunktion, Berichterstellung

Über die Hamburger Sparkasse

Seit 1827 ist die Hamburger Sparkasse (Haspa) die größte Sparkasse Deutschlands und gehört zu den führenden Finanzinstituten im Hamburger Raum. Mit über 4.800 Mitarbeitenden und mehr als 100 Filialen bietet die Haspa umfassende Finanzdienstleistungen für Privat- und Geschäftskunden. Als bedeutender regionaler Player legt die Haspa besonderen Wert auf Kundennähe und individuelle Beratung. Die Haspa ist bekannt für ihre starke Präsenz in Hamburg und ihr Engagement für die wirtschaftliche und soziale Entwicklung der Region. Durch den Umzug in den neuen, zentralen Standort Deutschlandhaus im Rahmen des Projekts “HaspaONE” wurden drei Standorte in Hamburg zu einem zusammengeführt. www.haspa.de

Optional: Über den neuen Standort - das Deutschlandhaus:

Das Deutschlandhaus zählt zu den bedeutendsten Projektentwicklungen der vergangenen Jahre in Hamburg und Deutschland mit einem Gesamtinvestitionsvolumen in Höhe von rund 500 Mio. Euro. Die Grundsteinlegung erfolgte im Oktober 2020, der Einzug der Haspa im Mai 2024. Entworfen vom weltweit renommierten Stararchitekten und Designer Hadi Teherani ist mit dem Deutschlandhaus ein attraktiver Neubau in zentraler Lage am Gänsemarkt (Dammtorstraße/Valentinskamp) entstanden. Teherani orientierte sich am Ursprungsentwurf des Vorgängerbaus aus Ende der 1920er Jahre und interpretierte ihn zeitgemäß: Außen eine traditionelle Backsteinfassade, innen ein modernes Bürokonzept. Das Deutschlandhaus wurde unter Einhaltung der USGBC-Qualitätsanforderungen realisiert und ist bereits mit der LEED-Auszeichnung Gold zertifiziert.